Executie si Control

Scop

In EMSYS se pot gestiona, executa si urmari proiecte din domenii si industrii diverse. Task-urile/Activitatile proiectului se pot derula succesiv sau in paralel printr-o planificare flexibila (in functie de natura proiectelor se parcurg etape specifice de realizare).

Executia proiectului se realizeaza continuu si dinamic, pornind de la:

  • datele proiectului: task-uri, resurse necesare, termene, fonduri alocate;

  • contextul organizational :conditii financiare, tehnice si de colaborare, prioritati si alocarea resurse catre alte activitati.

Executia se realizeaza cu Task-urile de ultim nivel (activitati) care se afla in starea Aprobat.

Executia unui proiect pentru care task-urile au fost aprobate trece, in principal, prin unul din cele doua fluxuri prezentate mai jos. Aceasta impartire este generata de modul in care se nasc costurile si cum sunt ele controlate operational. In terminologia ERP, aceasta distinctie separa proiectele de tip „Service-based” (servicii) de cele de tip „Asset-based” sau „Production-based” (constructii/productie).

Aceasta abordare este specifica organizatiilor de Constructii, Productie Unicat sau Infrastructura, unde bugetul este o consecinta a listei de cantitati (BOQ - Bill of Quantities). Bugetul nu este doar o cifra, ci o suma de norme de consum. Valoarea totala se calculeaza automat: (Cantitate Material x Pret) + (Ore Utilaj x Tarif) + (Servicii Subcontractori).

B. Proiecte cu bugete valorice (proiecte de cercetare si dezvoltare ( :term:`R&D), alte proiecte care au bugete valorice) <Ident_PRJ_Bugete_Valorice>`

Aceasta abordare este specifica organizatiilor de tip Universitati, Centre de Cercetare sau Firme de Consultanta, unde costul principal este manopera (om*timp). Se raporteaza ore (pontaj) care sunt inregistrate automat pe proiect. Sistemul verifica daca valoarea orelor + cheltuielile adiacente (diurne, deplasari) + alte cheltuieli materiale se incadreaza in suma totala alocata pe linia bugetara respectiva.

Caracteristicile principale ale celor doua fluxuri:

Caracteristica

Buget Valoric

Buget din Resurse

Sursa Bugetului

Alocare contractuala/Grant

Estimare tehnica/Norme de consum

Unitate Principala

Moneda (RON, EUR, alta moneda)

Unitati fizice (KG, M, Ore)

Control

Plafonarea cheltuielilor

Controlul consumurilor specifice

Risc Principal

Ne-eligibilitatea costurilor

Subestimarea cantitatilor

A. Flux pentru proiectele operationale/investitionale, productie de tip ETO cu bugete calculate pe baza resurselor si pretului din listele de costuri

La randul sau acest flux poate sa contina pasi diferiti de executie determinati, in principal, de complexitatea proiectului si / sau gestiunea acestuia in EMSYS.

A.1. Se parcurg, in principal, urmatoarele etape:

  • se Aproba task-urile,

  • se definesc obiecte de cost cu metoda „Pe Comenzi”, pentru colectarea costurilor directe, si se folosesc pentru:

    • asocierea pe Deviz (Task Frunza) in sectiunea Obiect de Cost Ch. Directe;

    • asocierea pe Linia de Comanda Client aferenta Devizului (Task-ului Frunza);

    • Lansarea Cererilor de Cumparare de Materiale si Servicii;

    • inregistrarea Consumurilor de Materiale si Servicii pentru Devizul respectiv

    • definire obiecte de cost cu metoda „Globala”, pentru Cheltuieli Comune ale proiectului (se asociaza pe fiecare Task Frunza in sectiunea Obiect de Cost Ch. Indirecte)

  • se genereaza Comenzi de Lucru

  • se lanseaza total sau partial in executie Comenzile de lucru

  • se genereaza Cereri de Cumparare, urmand fluxul de aprovizionare

  • se opereaza Consumuri materiale pe obiectele de cost specifice proiectului,

  • se raporteaza manopera, transport si utilaje pentru fiecare Ordin de Lucru. Consumurile de Resurse de tip Manopera, Utilaje si Transport se realizeaza la Cost Standard. Se pot raporta Consumuri de Resurse zilnice, saptamanale, lunare, dupa caz.

  • se estimeaza gradul de realizare al proiectului; Raportarea Progresului Proiectului este necesara informarii Managementului Organizatiei. Progresul se bazeaza pe Declararea Cantitatilor de Resurse Realizate.

  • se urmareste si raporteaza gradul de realizare al livrabilelor

  • se factureaza partial sau total,

  • se inchid task-urile/proiectul,

  • se urmareste in timp real bugetul vs. realizat in raportul Listare Dinamica Proiecte

A.2. Pentru proiectele in care ofertarea se realizeaza din EMSYS, mai sunt necesare urmatoarele actiuni:

Apelati functionalitatea Logistics > Managementul Proiectelor > Executie si Control si executati pasii descrisi in procedura din acest link.

B. Flux pentru proiecte cu bugete valorice (proiecte de cercetare si dezvoltare ( R&D), alte proiecte care au bugete valorice)

La randul sau acest flux poate sa contina mai multi sau mai putini pasi privind executia determinati, in principal, de beneficiarul proiectului.

B.1. Beneficiarul este un client pentru care se factureaza livrabilele executate.

In acest caz fluxul include:

  • definire comanda client (cu cel putin o linie) pentru proiectul respectiv; liniile din comanda trebuie sa corespunda cu ce a fost contractat si cum se livreaza/factureaza,

  • definire obiecte de cost pentru proiect cu purtator cheltuieli directe / respectiv indirecte; alocare corespunzatoare pe task-urile detaliu - frunza,

  • definire servicii pentru fiecare livrabil din proiect; alocare corespunzatoare pe task-urile detaliu - frunza,

  • proiectul se adauga cu:

  • task-uri (subunitati/teme/faze/tipuri de lucrari/activitati),

  • se aproba task-urile,

  • se opereaza consumuri materiale pe obiectele de cost specifice proiectului,

  • costurile cu salariile se opereaza pe obiectele de cost specifice proiectului (in general, sunt utilizate machete de pontaj la nivel de proiect, generarea automata a notei de salarii se va realiza cu obiectele de cost specifice fiecarui proiect)

  • se factureaza partial sau total,

  • se urmareste in timp real bugetul vs. realizat in raportul Listare Dinamica Proiecte,

  • se inchid task-urile/proiectul.

B.2. Beneficiarul este Societatea, Mediul Academic sau un Sector Intreg si nu este necesara definirea unei comenzi de vanzare (Exemplu: proiecte de cercetare (programe nucleu, programe operationale, programe internationale, etc). Se parcurg urmatorii pasi:

Important

Pentru aceasta categorie de proiecte, beneficiarul real este binele comun sau progresul tehnologic, chiar daca o organizatie este cea care executa munca si isi acopera costurile salariale din aceste fonduri.

In aceasta categorie se incadreaza Proiecte din Fonduri Nerambursabile sau Proiecte de Grant. Acestea nu sunt vandute unui client, ci sunt subventionate pentru a atinge obiective macro. Exemple: digitalizare, inovarea intr-un anumit domeniu (medicina, fizica, chimie, etc).

Nu se emit facturi catre un cumparator, ci se justifica cheltuielile catre o autoritate (prin cereri de plata/ rambursare).

B.3. Beneficiarul este organizatia si este necesara definirea unei comenzi client pentru un partener cu structura interna (organizatia insasi) pentru analiza acestuia. Se parcurg urmatorii pasi:

  • definire comanda client (cu cel putin o linie); liniile din comanda trebuie sa corespunda cu ce a fost contractat si cum se livreaza,

  • definire obiecte de cost pentru proiect cu purtator cheltuieli directe / respectiv indirecte,

  • definire servicii pentru fiecare livrabil din proiect,

  • proiectul se adauga cu task-uri (subunitati/teme/faze/tipuri de lucrari, resurse (manopera - operatii) si buget (declarat pe structura de formular atasata, proiectului in Proiecte Date Generale - Suport Costuri),

  • se aproba task-urile,

  • se opereaza consumuri materiale,

  • optional, in functie de cerintele din organizatie, se raporteaza WorkLog. Declararea WorkLog-ului se realizeaza pe functiunea Logistics> Managementul Proiectelor> Raportare Operatii> Raportare Ore Lucrate.

  • se declara Progres, pentru Resurse - Operatii. Declararea Progresului se realizeaza pe functiunea Logistics> Managementul Proiectelor> Raportare Operatii> Raportare Progres Operatii

  • se verifica rapoartele si rapoartele din functiunea: Logistics> Managementul Proiectelor> Raportare Operatii> Fisa Individuala de Activitate si Logistics> Managementul Proiectelor> Raportare Operatii> Centralizator Activitate Personal

  • se inchid task-urile/proiectul.

Apelati functionalitatea Logistics > Managementul Proiectelor > Executie si Control si executati pasii detaliati in procedura din acest link.

Notă

Pot fi implementate in aceeasi organizatie proiecte cu ambele fluxuri sau combinatii ale acestora prin realizarea configurarilor specifice acestora.