Actualizare Proiecte

Scop

Proiectele sunt o structura organizata de activitati, utilizata pentru a planifica si urmari consumul de resurse, bani si timp necesare pentru realizarea unui obiectiv intr-un termen stabilit. Structura este ierarhica si se compune din Task-uri (Generale/Intermediare - Subproiecte si Detaliu/Frunza - Activitati). Pe acestea se determina costurile, termenele de executie, se aloca resursele si se urmaresc obiectivele. La nivelul fiecarui task frunza - activitate se gestioneaza livrabilele proiectului, un livrabil poate fi setat pe mai multe task-uri.

Un proiect poate sa contina:

  • unul sau mai multe task-uri generale/intermediare (care contin unul sau mai multe task-uri detaliu/frunza);

  • unul sau mai multe task-uri detaliu/frunza (Activitatile din proiect);

  • la nivelul task-urilor detaliu/frunza se actualizeaza:

    • informatiile generale despre task,

    • resursele (Materiale, Servicii, Resurse Umane - Operatii, Categorii de Utilaje, Categorii de Transport),

    • bugetul.

Apelati functiunea Logistics > Managementul Proiectelor > Proiecte. Pentru actualizarea unui proiect se parcurg pasii:

Apelati butonul image1 (Adaug) in functiunea Proiecte -> Date Generale,

Actiune

Descriere

1. Adaugati Informatiile Generale ale Proiectului

Completati datele de identificare, natura proiectului, modalitatea de executie si atributele privind executia:

  • 1.a. tab Date Generale - I — campuri obligatorii: Proiect, Denumire (Titlu), Data de inceput, Data de sfarsit, Baza legala (Comanda Client / N/A);

  • 1.b. tab Date generale - II — campuri obligatorii: Tema, Grupa si Portofoliu;

  • 1.c. tab Date Contabile — pentru proiectele organizatiilor bugetare (buget total, buget propriu, cofinantare, activitate contabila);

  • 1.d. tab Parteneri in Proiect — daca exista parteneri: responsabilitati, responsabili si date de contact;

  • 1.e. tab Echipa Proiect — membrii echipei (salariati sau parteneri), date de contact si rolul in proiect;

  • 1.f. tab Suport Costuri — Calculatii Costuri (formular buget/oferta) si Liste Costuri pentru resursele specifice proiectului;

  • 1.g. tab Suport Venituri — Liste Venituri pentru resursele specifice proiectului.

  • Apasati butonul image4 (Ok) pentru a salva informatiile completate la acest pas, pentru fiecare tab in parte.

2. Adaugati Task-urile proiectului

Adaugati task-urile generale si detaliu/frunza (Activitatile) dupa completarea pasului 1:

  • 2.a. Apelati butonul WBS din partea stanga-sus, apoi Adaug, si completati tab-urile Date Generale si Date Activitate;

  • 2.b. Apasati butonul image4 (Ok) dupa completarea informatiilor.

3. Adaugati Resursele proiectului

Adaugati resursele specifice (materiale, servicii, manopera, utilaje, transport).

4. Adaugati Bugetul proiectului

Adaugati bugetul proiectului cu informatiile specifice.

5. Optional - Generati graficul Gantt

Stabiliti ordinea de executie a activitatilor si formati reteaua proiectului:

  • 5.a. Apelati butonul image2 Retea Activitati si bifati ordinea task-urilor frunza - activitate pentru a defini perechile activitate precedenta — activitate succesoare;

  • 5.b. Apelati butonul image3 Gantt pentru a vizualiza graficul. Activitatile se pot derula succesiv sau in paralel in functie de specificul proiectului.

6. Aprobati proiectul

Dupa actualizare, proiectul trece in etapa de aprobare de catre un responsabil — pentru toate task-urile sau doar pentru anumite task-uri. Responsabilul poate redeschide task-uri pentru actualizari ulterioare parcurgand Fluxurile de prelucrare Task-uri Proiect.

Important

Proiectele pot fi actualizate in timp real de catre un responsabil prin modificari:

  • in structura proiectului (WBS) prin adaugarea de task-uri noi,

  • in datele de planificare (adaptarea la conditiile actuale),

  • asupra necesarului de resurse (suplimentari sau diminuari de resurse),

  • split-ari de manopera catre executanti,

  • rectificarea bugetului valoric al proiectului.

Livrabil este rezultatul final sau intermediar al unei activitati care confirma progresul proiectului si poate fi supus receptiei de catre client/se poate factura.

Notă

Un proiect nou se poate adauga prin copierea unuia existent, urmand pasii:

1. Pozitionati-va pe proiectul existent in portofoliul de care apartine proiectul;

2. Apasati butonul image5 (Copiez);

3. Modificati informatiile din campurile Proiect, Denumire, Data de inceput si Data de sfarsit (perioada de desfasurare a proiectului), Clientul, Comanda si orice alte campuri relevante pentru noul proiect;

4. Apasati butonul image4 (Ok) pentru a salva proiectul copiat.

Asemanator se poate proceda si pentru actualizarea unui task nou, pentru un proiect, pornind de la unul existent (prin apelarea butonului image5 Copiez de pe taskul existent) si modificand informatiile dupa caz.