Portofolii de Proiecte
Functia Portofolii de Proiecte permite vizualizarea, actualizarea si intretinerea Portofoliilor de Proiecte, ca instrument de grupare a proiectelor organizatiei, in general dupa caracteristici externe acestora.
Principalul scop al conceptului de Portofoliu de Proiecte este de a sustine:
gestionarea eficienta a volumului de proiecte al organizatiei
responsabilizarea realizarii proiectelor.
Definire Portofoliu de Proiecte
Model de Business
Pentru un management al proiectelor pragmatic si coordonat, cu rezultate optime, este necesara o abordare pe doua niveluri, simultan:
nivelul individual - fiecare proiect in sine, definit de:
livrabile - cantitate, calitate si alte caracteristici proprii
termene si etapizare
costuri si alte aspecte financiare
nivelul global - multimi/ansambluri de proiecte, avandu-se in vedere efectul in economia organizatiei:
utilizarea eficienta a resurselor organizatiei (umane, materiale, de timp, financiare)
respectarea termenelor si conditiilor financiare asumate fata de clienti
influenta neutra sau pozitiva asupra traiectoriei proiectelor aflate in derulare concurenta
crearea unei referinte valoroase, benefica pentru sustinerea si extinderea afacerii
, atat pentru fiecare proiect in parte, cat si cumulat.
In acest scop, este necesara impartirea volumului de proiecte al organizatiei in multimi/ansambluri (Portofolii de Proiecte), in functie de criterii ce tin de responsabilitati si domenii de interes.
Criteriile de formare a Portofoliilor de Proiecte pot fi:
criterii simple (referitoare la un singur aspect)
criterii compuse, create prin combinarea de criterii simple sau detalierea acestora pe intervale de timp.
Exemple de criterii simple pentru formarea Portofoliilor de Proiecte intr-o organizatie:
responsabilitati nenominale (atributii asociate unei structuri, nu unei persoane):
centre de cercetare, inginerie si tehnologii avansate
laboratoare de microproductie
santiere, puncte de lucru
responsabilitati nominale (atributii asociate unei persoane, nu unei structuri):
manageri de proiecte
responsabili de ansambluri de proiecte
diriginti de santier
domenii de interes:
administrativ
consultanta interna
instruire, dezvoltare personal.
Un exemplu de criteriu compus pentru formarea Portofoliilor de Proiecte intr-o organizatie poate fi dat de responsabilitatile nominale, detaliat pe perioade de timp:
manageri de proiecte, pe ani calendaristici: Ana Ionescu - 2025, Ana Ionescu - 2026
diriginti de santier, pe cincinale: Ion Zidaru - 2025_2030, Florin Petre - 2025_2030.
Important
Portofoliile de Proiecte sunt definite de responsabilitate si responsabilizare, si nu de proiectele din cadrul lor:
proiectele unui Portofoliu de Proiecte pot fi sau nu interdependente/relationate in mod direct
un proiect poate fi mutat oricand de la un portofoliu la altul, dar numai daca exista solicitari autorizate in acest sens.
Accesare Functie
Functia poate fi accesata astfel:
metoda nr. 1: Logistics -> Managementul Proiectelor -> Definitii Proiecte -> Portofolii de Proiecte
metoda nr. 2: Logistics -> Managementul Proiectelor -> Proiecte -> in partea dreapta-sus a ecranului, in meniul Definitii, accesati optiunea Portofolii Proiecte.
Definire Portofoliu de Proiecte
Pentru a defini un nou Portofoliu de Proiecte, urmati pasii de mai jos:
1. Accesati functia Portofolii de Proiecte.
2. Actionati Adaug (
), in zona Portofoliilor de Proiecte.
3. Completati campurile obligatorii:
Cod Portofoliu Proiecte - cod unic de identificare pentru noul Portofoliu de Proiecte
Denumire Portofoliu Proiecte.
4. Actionati Ok (
), in zona Portofoliilor de Proiecte, pentru salvarea inregistrarii.
Alte campuri ce pot fi actualizate pentru un Portofoliu de Proiecte sunt:
Stare - Starea Portofoliului de Proiecte: Activ, Blocat, Inchis
Data Inc. - Data de Inceput a perioadei de activitate pentru Portofoliul de Proiecte
Data Sf. - Data de Sfarsit a perioadei de activitate pentru Portofoliul de Proiecte.
Drepturi de Acces
In tab-ul Drepturi Acces pot fi observati Utilizatorii din sistem care au Drept de Acces asupra Portofoliului de Proiecte curent.
Important
Relatia Portofolii de Proiecte - Utilizatori este definita de urmatoarele corespondente:
pentru un Portofoliu de Proiecte poate fi declarat Drept de Acces pentru zero, unul sau mai multi Utilizatori
un Utilizator poate avea Drept de Acces pentru zero, unul sau mai multe Portofolii de Proiecte.
Un Utilizator poate accesa Proiectele unui Portofoliu, in scopul vizualizarii, actualizarii si lansarii pe fluxul executiei, numai daca are acordat Drept de Acces pe Portofoliul respectiv.
Pentru a defini un nou Drept de Acces asupra unui Portofoliu de Proiecte existent, urmati pasii de mai jos:
1. Accesati functia Portofolii de Proiecte.
2. In browse-ul de Portofolii de Proiecte, pozitionati-va pe Portofoliul de Proiecte dorit.
3. Accesati tab-ul Drepturi Acces.
4. Actionati Adaug (
5. Completati campul obligatoriu Utilizator - Utilizatorul pentru care se acorda Drept de Acces asupra Portofoliului de Proiecte curent.
6. Actionati Ok (
Alte campuri ce pot fi actualizate pentru un Drept de Acces sunt:
Stare - Starea Dreptului de Acces: Activ, Blocat
Data Inc. - Data de Inceput a perioadei de activitate pentru Dreptul de Acces
Data Sf. - Data de Sfarsit a perioadei de activitate pentru Dreptul de Acces.
Responsabili
In tab-ul Responsabili pot fi observate Persoanele din Personal HR care au fost numite Responsabili pentru Portofoliul de Proiecte curent.
Important
Relatia Portofolii de Proiecte - Persoane din Personal HR este definita de urmatoarele corespondente:
un Portofoliu de Proiecte poate avea zero, unul sau mai multi Responsabili, delimitarea Responsabilitatilor realizandu-se, in continuare, la nivelul Proiectelor din cadrul Portofoliului
o Persoana din Personal HR poate fi numita Responsabil pentru zero, unul sau mai multe Portofolii de Proiecte.
Daca o Persoana din Personal HR este numita Responsabil pentru un Portofoliu de Proiecte, nu rezulta automat ca Utilizatorul aferent are Drept de Acces asupra Portofoliului de Proiecte respectiv.
Daca un Utilizator are Drept de Acces asupra unui Portofoliu de Proiecte, nu rezulta automat ca Persoana aferenta din Personal HR este Responsabil pentru Portofoliul de Proiecte respectiv.
Pentru a defini un nou Responsabil pentru un Portofoliu de Proiecte existent, urmati pasii de mai jos:
1. Accesati functia Portofolii de Proiecte.
2. In browse-ul de Portofolii de Proiecte, pozitionati-va pe Portofoliul de Proiecte dorit.
3. Accesati tab-ul Responsabili.
4. Actionati Adaug (
5. Completati campul obligatoriu Responsabil (Marca) - Codul Marcii Persoanei din Personal HR numite Responsabil pentru Portofoliul de Proiecte curent.
6. Actionati Ok (
Alte campuri ce pot fi actualizate pentru un Responsabil sunt:
Stare - Starea Responsabilului (Responsabilitatii): Activ, Blocat
Data Inc. - Data de Inceput a perioadei de activitate pentru Responsabil (Responsabilitate)
Data Sf. - Data de Sfarsit a perioadei de activitate pentru Responsabil (Responsabilitate).
Recomandari. Preventie
Important
In definirea si gestionarea Portofoliilor de Proiecte, pot aparea erori si confuzii, tinand cont de faptul ca exista multiple instrumente de grupare (clasificare) a proiectelor, fiecare cu scopul sau specific:
Portofolii de Proiecte
Grupe de Proiecte
Domenii Proiecte
Competitii Proiecte.
In acest sens, recomandari si reguli preventive pot fi regasite in capitolul Gruparea (clasificarea) Proiectelor din pagina Principii de Lucru, respectarea lor contribuind la mentinerea coerentei datelor in sistem.
Referitor la consecventa si trasabilitatea datelor in sistem:
1. Modificarea Codului si/sau Denumirii unui Portofoliu de Proiecte existent are drept urmare actualizarea lor, imediata si automata, in toate definitiile si documentele in care Portofoliul de Proiecte este utilizat deja.
2. Portofoliile de Proiecte deja utilizate in definitii si documente nu mai pot fi sterse.