Buget Proiecte

Scop

Pentru fiecare proiect, dupa ce au fost culese informatiile generale de identificare, atributele specifice, taskurile arborescente si resursele care il compun se adauga bugetul.

Bugetarea la nivel de task (activitate) reprezinta procesul de estimare si alocare a resurselor financiare necesare pentru fiecare activitate specifica proiectului.

In functie de natura proiectului, bugetul, poate fi declarat valoric sau se poate determina de sistem in functie de resursele acestuia (pe baza necesarului de materiale, ore de munca, utilaje si transport).

Bugetul se actualizeaza in functie de macheta specifica de formular calculatie costuri, setata pe proiect in Date Generale - Suport Costuri , astfel:

A. Pentru bugetele determinate din resurse se calculeaza automat valoarea din resursele declarate pe proiect.

B. Pentru bugetele valorice se declara valoarea prin:

1. Actualizare manuala

2. Import din fisier Excel

Important

Bugetul proiectului se determina in functie de Formule Calculatie Costuri asociate pe proiect in urmatoarele moduri:

1. pe baza resurselor si a preturilor din listele de costuri asociate; in cazul articolelor de deviz se preiau resursele de pe acestea (din structura declarata). In acest caz, Formule Calculatie Costuri sunt definite cu Tip Expresie = Resurse (MAT, SRV, MAN, TR, UT). Valorile propuse de sistem in coloana Val. Calculata pot fi modificate, de catre un responsabil, pe coloana Val. Declarata, ori de cate ori este necesar.

2. valoric, fara a detalia consumul resurselor; prin declararea valorilor pentru fiecare linie din formularul de calculatie costuri. In acest caz, Formule Calculatie Costuri sunt definite cu Tip Expresie = Declarat, Tip Expresie Realizari = Articole de Calculatie, Elemente de Cheltuiala, Articole de Buget, Surse de Finantare.

• Calculul bugetului proiectului se realizeaza in Moneda proiectului, setata in Proiecte - Date Generale si in Moneda de BAZA, la un curs valutar prestabilit, iar valorile propuse de sistem pot fi modificate de responsabilul de proiect.

• Pentru task-urile intermediare, pana la nivel de proiect, bugetul valoric se calculeaza automat din task-urile detaliu - frunza - activitate descendente.

Apelati functiunea Logistics > Managementul Proiectelor > Proiecte, selectati proiectul, apelati butonul Buget si selectati fiecare task frunza pe care se actualizeaza bugetul (vezi poza de mai jos).

A. Actualizare Buget - calculat din resurse

Se parcurg pasii:

Pe tab Buget la nivel de fiecare Task frunza se calculeaza bugetul (sumele pe categoriile de resurse) prevazut pentru realizarea proiectului.

1. Apelati butonul Actualizare Valoare Calculata, pe fiecare task frunza:

2. Apasati butonul (Ok - toate), pentru salvarea valorilor;

3. Apasati butonul (Preluare in Val. Buget), sistemul copiaza valorile in coloana Val. Buget si le insumeaza pe structura formularului.

4. Dupa finalizarea actualizarilor, alegeti din bara de butoane de sus, butonul (Validare Resurse Proiect).

B1. Actualizare manuala - Buget Valoric

Pe tab Buget la nivel de fiecare Task frunza se declara bugetul (sumele pe categoriile de cheltuieli) prevazut pentru realizarea proiectului.

Pozitionati-va pe taskul frunza pe care introduceti bugetul:

1. Completati in coloana Val. Declarata pentru campurile detaliu din formularul de calculatie costuri (campuri setate cu Tip Expresie = Declarat), nu si pentru liniile de total (campuri setate cu Tip Expresie = Randuri), valorile din buget;

2. Apasati butonul (Ok - toate);

c. Apasati butonul (Preluare in Val. Buget), sistemul copiaza valorile declarate in coloana Val. Buget si le insumeaza pe structura formularului.

4. Dupa finalizarea declararii bugetelor pe fiecare task frunza, alegeti din bara de butoane de sus, butonul (Validare Buget).

Important

In cazul proiectelor care au setat in Date Generale - Suport Costuri si formularul de Oferta, pentru cazul in care se emite oferta din EMSYS sau se doreste realizarea unui estimat, se declara valorile, pe formularul de oferta asociat, asemanator cu declararea bugetului.

Pentru fiecare task frunza, in partea de jos a ecranului, se gaseste formularul de oferta asociat:

• Utilizatorul merge pe fiecare task frunza si declara valorile estimate,

• urmeaza aceeasi pasi de salvare si preluare valori (punctul A pentru ofertele calculate din resurse, respectiv punctele: b, c, d de la actualizare manuala bugete valorice).

B2. Import Buget Valoric din Excel

Selectati taskul frunza pentru care se incarca bugetul si apelati butonul Buget.

1. Apelati butonul Actiuni -> Exporta (pentru identificarea structurii de incarcare);

2. Alegeti toate coloanele fisierului;

3. Apelati butonul Exporta si salvati fisierul pe statia de lucru;

4. Completati valorile pe randurile din formular care nu sunt campuri calculate sau coloane de total;

5. Salvati fisierul si incarcati apeland butonul Actiuni -> Importa:

6. Alegeti fisierul de la calea la care a fost salvat (in campul Choose File, bifati Are Header) si apelati butonul Actualizare,

7. Dupa incarcarea fisierului, apelati butonul (Preluare in Val. Buget) dupa incarcarea valorilor si Validati bugetul .

Notă

In cazul in care proiectul este preluat in EMSYS, dupa ce a inceput executia lui, pe taskurile date in executie inainte de preluare, se poate declara buget valoric pentru a avea o imagine completa, din punct de vedere valoric, a proiectului.

Actualizarea bugetelor se poate realiza pe parcursul implementarii proiectelor, in functie de necesitati, de catre un responsabil din organizatie.