Declaratia D 394

Scop

Declaratia 394 este o declaratie informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul Romaniei de persoanele inregistrate in scopuri de TVA, conform Anexei nr 1 a Ordinului 2264/2016.

Declaratia cuprinde mai multe sectiuni:

Prerechizite

  • Configurare nomenclatoare (taxe, parteneri, documente) conform cerintelor pentru realizarea declaratiei D394.

  • Business Unit configurat cu atributul Raportare ( bifat in tab Definire ) - numai acestea sunt disponibile pentru realizarea declaratiei

  • Configurate informatiile privind datele de identificare si managerii pe business unit in tab-urile Rapoarte, Banci, Manageri pentru a fi preluate in declaratie

  • Definit codul CAEN In variabila de setare TVA394CAEN Alegeti: Financiar ->Contabilitate Financiara ->Setari.-> Setari ->D394 . Se completeaza o singura valoare

  • Definit reprezentantul fiscal daca este cazul. Alegeti: Financiar ->Contabilitate Financiara ->Setari.-> Setari ->TVA394REF - cu codul definit pentru acesta, in Parteneri. Datele de identificare vor fi preluate din informatiile completate in aceasta functie.

  • pentru firmele de Utilitati (care utilizeaza modulul Utilitati) efectuate definitiile si respectate procedurile specifice

  • Pentru firmele de Utilitati este necesar sa fie excluse tranzactiile transferate din modulul Utilitati in Contabilitatea Financiara. Pentru aceasta Alegeti:

    • Financiar ->Contabilitate Financiara ->Setari.-> Setari ->: TVA394UTIL cu valoarea TRUE

    • Financiar ->Contabilitate Financiara ->Setari.-> Setari ->: TVA394UTILREG- cu lista registrelor in care se transfera facturile de vanzare din utilitati - cel mai des utilizat UTL

Procedura

1. Alegeti Financiar->Contabilitate Financiara ->Declaratii Livrari si Achizitii->Export Declaratie D394 - Format XML 2016

2. Completati : Sectiunea Act fiscal cu intervalul de selectie al documentelor (tranzactiilor) introduse in sistem care se vor include in decontul de tva.

  1. Completati Antet Declaratie:

    3.1 Tip Decont cu una din valorile :Lunar, Trimestrial, Semestrial, Anual

    3.2 Anul si perioada in corespondenta cu configurarile de la pasii anteriori

    3.3 Sistem TVA - Normal (platitor de TVA normal) sau la incasare (pentru platitor de TVA la incasare)

    3.4 Au fost efectuate operatiuni cu persoane afiliate in perioada de raportare” - se bifeaza daca organizaitia se incadreaza

4. Completati Date Identificare Firma prin selectia bussines unit. Se vor propune din configurarile prezentate in prerechizite

5. Completati Date Reprezentant Fiscal - se propun din configurarile prezentate in prerechizite

6. Completati Date Declarant - se propun din configurarile prezentate in prerechizite

7. Completati serii facturi si facturi emise din care anulate, stornate etc pe tab-ul Import Facturi

8. Completati incasarile prin AMEF si exceptate AMEF prin bonuri fiscale pentru care nu au fost emise facturi pe tab-ul AMEF.

9. Daca solicitati rambursarea soldului sumei negative pentru decontul de TVA, precizati natura surselor din care provine pe tab-ul Livrari/achizitii.

10. Daca aplicati regimul special pentru agentii de turism, bunuri second-hand, obiecte de arta, antichitati, completati informatiile in tab-ul Agentii de turism/Bunuri SH.

11. Pentru achizitii de bunuri si servicii de la persoane neinregistrate in scopuri de TVA, completati tab-ul Incarcare Produse.

12. Pentru urmarirea activitatilor din lista CAEN furnizata de ANAF, completati tab-ul Incarcare CAEN.

  1. Apasati Generare Export Declaratie

14. Verificati in fisierele rezultate informatiile completate si corectati eventualele erori

  1. Salvati fisierul .XML

  2. Incarcati in aplicatia ANAF

Rezultat

In urma exportului pot rezulta 4 fisiere:

EroriValidare.txt consola ecran care contine erorile de la validarea declaratiei.Erorile care apar in timpul generarii sunt de 2 tipuri:

de atentionare (A) : o declaratie cu mesaje de atentionare este considerata valida (se genereaza inclusiv fisierul pdf)

de eroare (E): declaratia nu este valida (nu se poate obtine fisierul pdf)

D394.pdf fisier pdf cu declaratia se genereaza doar daca declaratia este valida

D394.xml fisier xml cu declaratia

D394.xlsx fisier xlsx cu detalierea tranzactiilor exportate plus alte informatii auxiliare. Contine mai multe sheet-uri care va pot ajuta la verificarea informatiilor exportate:

  • Totaluri reprezinta un rezumat al operatiunilor desfasurate in perioada de raportare

  • Tranzactii contine informatii detaliate despre facturile exportate in perioada de raportare pe fiecare cota de tva in parte, cod de taxa etc. Coloana Operatiune contine un identificator unic al tipului de partener si al operatiunii desfasurate (de ex C_AI C reprezinta grupa fiscala a partenerului/sectiunea C din declaratie iar AI operatiunea - achizitii de la persoane care aplica tva la incasare)

  • Erori Parteneri ERP contine partenerii din ERP care nu au asociata o grupa fiscala la perioada de raportare

  • Erori Taxe contine taxele din modulul utilitati care nu se regasesc in ERP, plus taxe din sistem care au participat in facturi in perioada de raportare si nu au asociate operatiuni

  • Erori Documente contine coduri de documente care au participat in facturi in perioada de raportare si nu au asociate tipuri de documente.

image0Atentie

  • Pentru sectiunea Act Fiscal daca Data Raportare este completata cu valoarea :

    • Act fiscal se aduc facturile pentru care Data actului (documentului) este in perioada selectata.

    • Perioada fiscala se aduc facturile inregistrate in anul si perioada fiscala selectata

  • Sectiunea Act Fiscal Utilitati este vizibila doar daca firma utilizeaza modulul de utilitati si are variabila TVA394UTIL configurata cu valoarea True. In acest caz se permite alegerea perioadei de raportare a facturilor din modulul Utilitati. Raportarea facturilor se poate face in functie de data efectiva sau data document inscrisa pe factura, corespunzator valorilor din campul Date

  • Informatiile referitoarea de la Date de Identificare, Reprezentant fiscal, Declarant pot fi complertate sau modificate de catre utilizator, inainte de realizare export

  • Recomandam ca si in cazul in care generarea exportului s-a incheiat cu ok sa consultati fisierul D394.xlsx , sheet-urile Erori… deoarece este posibil sa fi omis configurarea unor parteneri, taxe sau documente si astfel raportarea sa fie corecta, dar incompleta.

  • Butonul Descarcare Utilitar permite descarcarea programului DukIntegrator folosit la validarea fisierelor xml, generarea de pdf si semnarea electronica a declaratiei. Pentru utilizare procedati astfel:

    • Apasati Descarcare utilitar si selectati calea unde va fi salvat fisierul DUKINTEGRATOR.zip (daca exista deja fisiere descarcate anterior in folderul mentionat va recomandam sa le stergeti inainte de descarcare).

    • Dezarhivati fisierul in folderul unde a fost salvat.

    • Lansati Dukintegrator accesand fisierul DUKIntegrator.jar.

    • Selectati D394 la Alegeti tipul declaratiei.

    • Apasati Alege fisiere si selectati fisierul xml descarcat prin programul EMSYS

    • Apasati validare pentru a verifica fisierul xml sau Validare +creare pdf daca se doreste listarea pdf-ului din DUKIntegrator in locul celui obtinut din Emsys

    • Versiunea 7.4.28 Modificari conform Ordin 3281/19.08.2020 - s-a adaugat bifa „Au fost efectuate operatiuni cu persoane afiliate in perioada de raportare” implicit neselectata. Se aplica incepand cu luna septembrie 2020

    • Versiunea 7.6.13 - excludere din sectiunea I41 a tranzactiilor cu tip Ajustare pentru Exigibilitate Cumparari.

    • Versiunea 7.6.40 Modificari conform OPANAF 77/2022 - utilizat incepand cu declararea obligatiilor fiscale aferente lunii aprilie 2022 (versiune validator noua).