Overview¶
Sistemul permite modelarea si configurarea organizatiilor comerciale si din sectorul public oferind suport in maximizarea performantelor: obtinerea de profit si gestiunea fondurilor alocate. Constituie suport pentru managementul proceselor financiare, logistice si al resurselor umane, iar pentru mai multe industrii si pentru managementul proceselor operationale.
Managementul resurselor organizatiei (financiare, logistice si umane) este privit ca un proces complet (Planificare, Finantare, Bugetare, Angajare Cheltuieli, Contractare, Receptii, Ordonantare Plati, Plati) sau un proces simplificat diferentiat pe structuri de Business realizand un sistem integrat al bugetelor.
Sistemul pune la dispozitia organizatiilor dimensiuni, parametrii si functionalitati pentru realizarea unui management performant: Business Unit, Fond, Profit Center, Obiect de Cost, Activitate, Buget, Sursa de Finantare, Articol Bugetar, Monede, Planul de Conturi, Registre de Contabilitate, Linii de Business, Arii Geografice, Divizii, Organizatii de Vanzari, Canale de Distributie, Cumparari, Agenti, Grupe/Subgrupe Articole, Nomenclator CPV, Grupe Servicii, Gestiuni, Magazine, Grupe Parteneri, Contracte (Vanzari, Cumparari), Comenzi (Cumparari, Vanzari, Lucru), Liste de Preturi (Vanzari, Cumparari), Lista Discounturi, Structura de Produs, Posturi de lucru, Operatii Tehnologice, Conditii Comerciale, Structura Organizatorica, Structura de Plata, Sectii, Ateliere, Formatii de Lucru, Proiecte, Portofolii de Proiecte, Articole de Deviz, Portofolii Active, Grupuri de Active, Locatii, Sisteme, Tipuri Lucrari Mentenanta, Normative, Consolidare Organizatii, Confidentialitate etc.
Un loc central in modelarea organizatiilor il ocupa structura Business Unit-urilor si a Fondurilor, dezvoltate arborescent. Nivelele de dezvoltare ale acestor structuri sunt impuse de cerintele de management, ariile de raportare ale organizatiilor, nivelele de planificare si bugetare. Pe fiecare Business Unit se pot obtine rapoarte: Bilant (BS), Contul de Profit si Pierdere (P&L), Balante de Verificare, Indicatori (KPI) etc. Planificarea si bugetarea se aplica Business Unit-urilor si Fondurilor, centralizat sau detaliat, pana la nivelul dorit. Bugetul unui nod radacina sau intermediar (Business Unit, Fond) se poate splita pe nodurile subordonate in orice moment. In procesele de splitare / comasare din cursul anului, «actualul» inregistrat pe Business Unit-urile frunza se intalneste totdeauna cu bugetul sau cu bugetul unui nod intermediar superior, fara alte actiuni suplimentare din partea utilizatorului.
Confidentialitatea si segmentarea definitiilor intr-o organizatie este impusa de Business Unit-uri. Restrictionarea definitiilor unui utilizator se face declarand nodul din arborele de Business Unit pana la care are acces. Administrarea drepturilor utilizatorilor se realizeaza de catre un administrator de portofoliu pe segmentele de date atribuite de catre administratorul de sistem. Unui utilizator putem sa ii definim mai multe profiluri (functii si segmente de date).
Business Unit-ul, Fondul si Profit Center-ul pot sa nu apara explicit la inregistrarea documentelor, reprezentand nivelele de raportare. Atribuirea acestor dimensiuni in tranzactii se realizeaza in functie de context. O serie de definitii pot sa contina restrictii de aplicabilitate daca se mentioneaza o anumita dimensiune de analiza (Business Unit, Fond) la crearea / actualizarea acestora. De exemplu, un cont poate participa in tranzactii pentru orice Business Unit sau numai pentru un anumit Business Unit care ii este alocat la definire, de catre un administrator.
Organizarea contabilitatii are la baza Planul de Conturi. Prin configurarea claselor de conturi, contabilitatea este segmentata in contabilitate financiara, contabilitate externa bilant si contabilitatea costurilor. Un cont poate avea o structura de arbore oarecare. Nu este necesara elaborarea unor codificari cu structuri impuse. Unui cont i se pot atribui proprietatile unor domenii analitice: furnizori, clienti, costuri, venituri, TVA, plati, incasari, analitice dinamice, imobilizari, stocuri etc., iar tranzactiile vor produce dupa caz inregistrari in conturile contabile si in domeniile subordonate. Sistemul verifica in momentul validarii tranzactiilor daca sunt respectate corelatiile intre contabilitate si domeniile subordonate. Permite definirea de monografii contabile pentru fiecare tip de tranzactie din domenii (cumparari, stocuri, vanzari, salarii etc.), iar pentru tranzactiile care se executa direct in registre de contabilitate exista posibilitatea definirii unor ecrane de culegere cu informatii minimale care produc inregistrari contabile. Practic monografiile contabile sunt invizibile in momentul inregistrarii unui document.
Pot fi apelate functiuni pentru inregistrarea efectelor de plata, efectelor de incasare, compensarilor clienti/furnizori cu stingerea obligatiilor clientului/furnizorului. Sunt disponibile esalonari la plata prin importul desfasuratoarelor de plata pentru asigurari, credite bancare, leasing etc., inregistrarile repetitive fiind generate automat in tranzactii contabile.
La sfarsitul lunii, trimestrului, anului, sunt generate automat inregistrari de inchidere a conturilor de venituri si cheltuieli, prin contul profit si pierdere, si, inchiderea conturilor de TVA.
Contabilitatea este definita din punct de vedere al segmentarii documentelor in registre de contabilitate, registre care participa in drepturile de acces ale utilizatorilor. Registrele de contabilitate au roluri diferite, unele sunt folosite pentru contabilitatea statutara, altele pentru tranzactii de ajustare conform standardelor IFRS sau pentru realizarea contabilitatii de grup.
Pe aceeasi baza de date se pot modela pana la 999 de firme cu profiluri diferite. Tranzactiile sunt reprezentate in patru monede: tranzactie (document), baza (legala), referinta si consolidare. Monedele de baza, referinta si consolidare se declara la initializarea firmei si nu pot fi schimbate. Monedele de referinta si consolidare permit consolidarea mai multor organizatii din aceeasi baza sau baze diferite in vederea raportarilor unitare sau pentru a crea o imagine a Business-ului intr-o anumita moneda stabila (referinta). Practic se pot inregistra documente in orice moneda, cu conversia in moneda legala, de referinta si consolidare. Pe anumite segmente de date (partener de afaceri, cont bancar) se pot face raportari in moneda tranzactiei. Orice raport poate fi obtinut prin alegerea monedei de baza, de referinta sau consolidare.
In cadrul unei firme se poate defini o organizatie sau un grup de organizatii cu nivele de raportare intermediare pe aspecte comune in vederea realizarii unui management consolidat, folosind definitii comune. O tranzactie realizata va actualiza in acelasi timp toate structurile superioare in timp real, fara prelucrari. In functie de modul de raportare statutara putem modela si configura:
organizatii sau grupuri de organizatii care au aceeasi moneda de raportare (legala);
organizatii sau grupuri de organizatii care au monede diferite de raportare.