Operare Registre de Casa

Scop

Operare in registrele de casa a tranzactiilor curente de plata/incasare prin casierii.

Pentru conturile de casa soldul se declara zilnic si se confirma.

Tranzactiile se opereaza doar pe o singura zi, nu se poate lucra concomitent pe mai multe zile.

Procedura

Activitatile de incasari, plati, transfer de numerar, se nregistreaza

n sistem prin:

1. Ordine interne. Prin ordine interne se pot programa plati de catre departamentele Financiar-Contabilitate si se pot transmite spre executie catre casierii, imediat sau la o alta data de programare la plata .

Executia ordinelor interne (cand se lucreaza cu tranzactii planificate) se realizeaza prin trecerea lor in tranzactii (in registrele de casa) :

• prin apasarea butonului de Plata/Incasare din Cash Management -> Operatii prin Case si Banci-> Ordine interne sau

• pe functia Cash Management -> Operatii prin Case si Banci-> Registre de casa : bifati Planificat, apasati tasta Adaug (+) si, in ecranul urmator, apasati Selectie si selectati ordinul care trebuie executat. Dupa bifa de OK acesta este preluat ca o tranzactie cu starea OPERAT, urmand fluxul tranzactiilor in acest stadiu.

2. Tranzactii in Registre de casa se pot introduce direct, fara sa aiba la baza un ordin intern (neplanificate). Aceste tranzactii transforma obligatia in fapt. Pentru incasari se pot lista si chitantele (seria si numerele lor sunt gestionate automat in functie de alocarea anterioara pe responsabili si case).

Accesati functia Cash Management -> Operatii prin Case si Banci-> Registre de casa

2.1. Selectati data pentru care se vor introduce tranzactii si contul de casa pe care se va lucra .

2.2. Apasati Adaug(+) si completati:

• Tip tranzactie - selectati una dintre tranzactiile care au fost

asociate pe contul de banca (cu F1) - Informatii referitoare la domeniul contului corespondent definit pe tranzactia selectata anterior: cod client, cod furnizor, cod analitice dinamice sau introduceti un text pentru conturi corespondente fara domeniu . Pentru tranzactiile cu sursa CL sau FU care au bifat Verifica obl. PL/IN ,operati concomitent si defalcarea cu factura . - Cont disponibil - se propune implicit contul configurat la asocierea tranzactiei pe contul de banca si se poate modifica - Cod , serie si numar document pentru documentul de plata - Zona , purtatorul - pentru inregistrarea tranzactiei

2.3. Apasati OK si, in fereastra urmatoare, completati suma .

2.4. Apasati OK si reveniti in ecranul initial .

Tranzactia operata are starea IN LUCRU si nu afecteaza soldul zilei .

2.5. Apasati butonul OK Neplanificat pentru alocarea seriei si a numarului de document, conform configurarilor existente pentru utilizatorul care opereaza .

Tranzactia trece in starea OPERATsi suma se ia in calculul informatiilor din caseta Sold Total.

2.6. Apasati OK si butonul Listare in cazul in care sunt tranzactii pentru care documentul de casa se listeaza din aplicatie.

In caseta Sold Total se afiseaza in timp real informatiile referitoare la Incasari, Plati si se calculeaza soldul Final din soldul initial si tranzactiile cu stare OPERAT.

Componenta soldului , cand se lucreaza pe tipuri distincte de disponibil si nu doar pe disponibil general, se poate urmari si prin Consultare sold (banutii de langa Sold Total sau Sold Postat) sau se poate lista pe buton Tip disponibil din caseta Lucru la zi cu toate inreg.

2.7. Apasati Postare:

• din caseta Inregistrare curenta - valideaza doar tranzactia curenta

• din caseta Lucru la zi cu toate inreg. - valideaza toate tranzactiile cu stare OPERAT din ziua respectiva.

Tranzactia / tranzactiile trec in starea POSTATsi suma se ia in calculul informatiilor din caseta Sold Postat.

Operatiunea se poate repeta ori de cate ori este nevoie. La finalul zilei informatiile afisate in cele doua casete de sold trebuie sa fie identice.

2.8. Casieriile secundare sau cele care nu au relatie directa cu banca trebuie sa depuna numerarul incasat catre casieriile care intocmesc foi de varsamant pentru virarea de numerar catre banci.

Pentru realizarea transferului de numerar apasati butonul Transfer (din caseta Lucru la zi cu toate inreg.).

2.9. Dupa verificarea tranzactiilor si a soldului , pentru generarea tranzactiilor in registrele de contabilitate apasati butonul Contab.

Tranzactiile trec in starea CONTABILIZAT.

2.10. Listati zilnic Registrul de Casa apasati buton Listare Reg.

Istoricul tuturor actiunilor efectuate pe o tranzactie, de la introducere si pana la contabilizare le regasiti daca apasati butonul Ev.actiuni din caseta Inregistrarea curenta.

Atentie

• Tranzactiile cu stare CONTABILIZAT pot fi readuse in starea POSTAT prin Anulare contabilizare .

• Tranzactiile cu stare POSTAT pot fi readuse in starea OPERAT prin actionarea butonului ANULARE POSTARE.

• Tranzactiile cu stare OPERAT sau IN LUCRU pot fi sterse actionand Stergere (X). Tranzactiile nu mai apar in registrul de casa.

• Tranzactiile cu stare OPERAT sau POSTAT pot fi anulate prin actionarea butonului Anulare si se vor afisa in continuare in registrul de casa , cu stare ANULAT, fara a mai afecta informatiile din casetele de sold.

• La listerea Registrului de Casa, numele utilizatorului care a efectuat operatiunile pe data selectata se afiseaza in raport, dupa Casier, in cazul in care este singurul care a efectuat operatiuni.

In cazul in care pentru perioada selectata operatiunile sunt efectuate de mai multi utilizatori, numele casierului nu mai este completat.