Cash Management
Aceasta sectiune ofera raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de erorile aparute la prelucrare conturi de casa si extrase bancare.
Prerechizite contabilizare operatiuni de incasari si plati din contul de banca sau extrasul bancar:
Tranzactiile trebuie sa aiba bifa Se genereaza in contabilitate pe Tipuri de tranzactii;
Daca nu au bifa Se genereaza in contabilitate nu se vor contabiliza si vor ramane cu stare POSTAT;
Tranzactiile contabilizate au stare Contabilizat;
Pe ziua pe care se efectueaza contabilizarea trebuie sa fie sold confirmat;
Pentru extrasele bancare trebuie sa fie sold confirmat in prima zi a lunii pe care se lucreaza, precum si in ziua in care se opereaza tranzactii.
1. Intrebare: Pe casierie sau extras bancar nu se poate contabiliza, de ce?
Raspuns:
Verifica daca esti declarat responsabil pe numarul de registru de casa / numarul extrasului de cont pe care vrei sa-l contabilizezi;
Verifica sa ai bifa Se genereaza in contabilitate pe tipul de tranzactie pe care doresti sa o contabilizezi;
Verifica sa ai asociat acest tip de tranzactie pe numarul de casa / numarul extrasului bancar pe care il contabilizezi;
Verifica sa ai cont corespondent declarat pe tipul de tranzactie;
Verifica sa ai sold confirmat declarat pentru ziua in care efectuezi contabilizarea;
Verifica ca tipul de tranzactie pe care vrei sa-l contabilizezi sa se regaseasca in perioada de activitate pentru care faci contabilizarea.
2. Intrebare: Pe un numar cont bancar sunt tranzactii cu stare = OPERAT si EXECUTAT in ALOP -> Sector Public -> Ordine de Plata -> Ordine de Plata, dar in Cash Management nu se contabilizeaza.
Raspuns:
Verifica sa ai sold confirmat la data la care doresti sa contabilizezi;
Daca nu ai sold confirmat pe ziua pe care efectuezi contabilizarea, atunci confirma soldul conform procedurii confirmare sold.
3. Intrebare: In contul de banca nu pot contabiliza operatiunile. Mesajul la contabilizare este ca exista resurse blocate.
Raspuns:
Mesajul provenea de la una dintre tranzactii care nu avea completat codul de document;
Pentru corectie anuleaza postarea, intra pe tranzatia respectiva si completeaza codul de document corespunzator;
Ulterior poti contabiliza fara probleme toate tranzactiile.
4. Intrebare: Am incercat sa fac contabilizarea pentru o chitanta de POS si mi-a venit eroarea cu mesajul: cardul nu este completat din pdf-ul atasat, cum rezolv?
Raspuns:
Verifica daca chitanta respectiva are completat contul de POS;
Daca nu e completat, anuleaza postarea la chitanta si apasa modific pe aceasta, completeaza contul POS apoi reia operatiunile de Postare si Contabilizare;
Daca ai sold confirmat pe zilele urmatoare contabilizarii, deconfirma soldul conform cu procedura confirmare sold.
5. Intrebare: Am incercat sa fac contabilizarea pentru o banca de trezorerie.
Mentionez ca am soldul confirmat si tranzactiile sunt postate. Mesajul la contabilizare este ca exista resurse blocate.
Raspuns:
Eroarea de la contabilizare provine de la una dintre tranzactii care nu avea completat codul de document.
Anuleaza postarea pentru linia care nu avea cod document completat;
Intra pe tranzatie si pune codul de document corespunzator: OP, NC, EXT;
Ulterior contabilizeaza fara erori toate tranzactiile de pe banca de trezorierie.
6. Intrebare: Am incercat sa contabilizez un extras dar nu vad tranzactiile ca sa le pot contabiliza.
Raspuns:
Verifica sa fii declarat responsabil pe contul de banca/ extrasul pe care doresti sa il contabilizezi;
7. Intrebare: Cum adaug 2 conturi care trebuie incluse in lista conturilor platitoare?
Raspuns:
Adauga cele doua conturi lipsa pe functia Financial -> Cash Management -> Setari -> Banci Platitoare;
8. Intrebare: La contabilizare extras banca imi apare mesaj nu exista date de contabilizat.
Raspuns:
Verifica la calea Financial -> Cash Management -> Setari -> Tipuri de tranzactii ca tipurile de tranzactii pe care doresti sa le contabilizezi sa aiba bifa se genereaza in contabilitate;
Verifica la calea Financial -> Cash Management -> Setari -> Tipuri de tranzactii ca tipurile de tranzactii pe care doresti sa le contabilizezi sa aiba declarat pe acestea cont corespondent;
9. Intrebare: Nu mai sunt numere disponibile pe chitanta de la casa venituri proprii. Cum rezolv?
Raspuns:
Acceseaza calea Financial -> Cash Management -> Setari -> Serii Documente;
Pozitioneaza-te pe seria de chitanta unde nu mai sunt numere disponibile;
Apasa butonul Documente;
Completeaza intervalul pentru numarul de chitanta De la - la ;
Apasa butonul Adauga.
10. Intrebare: Un casier nu vede seria de chitante nou creata. Cum ii adaug nota serie de chitanta?
Raspuns:
Acceseaza calea Financial -> Cash Management -> Setari -> Conturi la Case si Banci;
Pozitioneaza-te pe casa unde e responsabil casierul;
Apasa butonul Detalieri - Roluri Responsabili Asociati*;
Pozitioneaza-te pe casierul dorit si apasa butonul Alocare Serii ;
Apasa butonul Adauga sau Copiaza si adauga-i acestui casier noua serie creata.
11. Intrebare: Cum pot modifica suma la un OP contabilizat?
Raspuns:
Verifica pe OP-ul contabilizat care e tranzactia generata in contabilitate si in ce registu contabil;
Storneaza si sterge tranzactia generata in registrul de contabilitate;
Revino pe OP si anuleaza contabilizarea;
Anuleaza postarea pentru acest OP;
Modifica suma pe acest OP;
Refa operatiunile pe flux pana la contabilizare.
12. Intrebare: Ce este o Casierie Complexa cu Incasari Utilitati si cand se foloseste?
Raspuns:
O casierie complexa cu incasari utilitati permite operarea prin acelasi cont de casa, atat a incasarilor de la clientii de utilitati (preluate din aplicatia EMSYS - Utilitati), cat si a operatiunilor diverse de incasari si plati;
Functionarea acestui tip de casierie presupune integrarea EMSYS ERP cu EMSYS - Utilitati, realizata prin declararea variabilelor specifice firmei si prin definirea unei forme de incasare de tip Casierie Complexa.
13. Intrebare: Ce variabile specifice firmei trebuie declarate pentru integrarea Cash Management cu EMSYS - Utilitati?
Raspuns:
Se acceseaza calea Administrator -> Declarare Variabile -> Variabile Specifice Firmei;
Se declara variabila IP_UTIL_PUB - adresa publica a serverului EMSYS - Utilitati;
Se declara variabila IP_UTIL_LOC - adresa locala a serverului EMSYS - Utilitati;
Se declara variabila PORT_UTIL - portul serverului EMSYS - Utilitati;
Se declara variabila UTIL (Boolean) - se seteaza pe TRUE pentru a indica faptul ca modulul Cash Management se integreaza cu EMSYS - Utilitati.
14. Intrebare: Cum se defineste forma de incasare pentru ca o casierie sa poata apela incasarile clientilor de utilitati?
Raspuns:
Se acceseaza calea Definitii Generale -> Forme Incasare din EMSYS - Utilitati;
Se completeaza atributul Tip incasare: CASIERIE;
Se bifeaza Transfer contabilitate daca se doreste transferul chitantelor in registrul de contabilitate;
Se bifeaza Casierie Complexa pentru a fi apelate incasarile clientilor de utilitati din operarea casieriei.
15. Intrebare: Cum se definesc tipurile de tranzactii pentru incasarile si platile catre clientii de utilitati?
Raspuns:
Se acceseaza calea Financiar -> Cash Management -> Definitii -> Tipuri de Tranzactii;
Se defineste o singura tranzactie de incasari (IN) pentru clientii de utilitati si o singura tranzactie de plati pentru utilitati, ambele avand Sursa de date: Util;
Pentru celelalte operatiuni, altele decat cele de utilitati, se pot defini: tranzactie de incasare (Transfer: Nu, Tip operatie: IN), tranzactie de plata (Transfer: Nu, Tip operatie: PL) si tranzactie de depunere numerar (Transfer: DA) - aceasta din urma se defineste numai pentru punctele de incasare.
16. Intrebare: La definirea unui tip de tranzactie in Cash Management, cum se alege corect campul Sursa de date?
Raspuns:
DIV - pentru conturile fara domeniu, de cheltuiala sau de venit;
AD - pentru conturile analitice dinamice (facultati, studenti, debitori, creditori etc.);
Cl - pentru conturile de clienti;
FU - pentru conturile de furnizori;
TVA - pentru conturile de TVA;
Util - pentru tranzactiile de incasari/plati catre clientii de utilitati.
17. Intrebare: De ce nu trebuie bifat Se genereaza in contabilitate pentru tranzactia de transfer numerar intre un punct de incasare si casieria centrala?
Raspuns:
Bifa Se genereaza in contabilitate se activeaza numai pentru tranzactiile care trebuie sa produca inregistrari contabile proprii;
Tranzactiile de transfer numerar de la un punct de incasare la casieria centrala nu genereaza inregistrari contabile proprii, de aceea bifa nu trebuie activata pentru acest tip de tranzactie.
18. Intrebare: Ce diferenta este intre Mod contab: Zi si Mod contab: Luna la definirea unui tip de tranzactie?
Raspuns:
Zi - inregistrarea contabila asociata se genereaza in contabilitate concomitent cu operatiunea de casa;
Luna - inregistrarea contabila asociata se genereaza in contabilitate abia la apelarea functiei de transfer in contabilitate, numai pentru tranzactiile definite astfel.
19. Intrebare: Cum se declara cursurile valutare necesare pentru incasarea facturilor de utilitati?
Raspuns:
Calculatorul de pe care se executa operatiunea trebuie sa aiba acces la pagina web a BNR;
Se acceseaza calea Financiar -> Contabilitate Financiara -> Cash Management -> Activitati Zilnice -> Preluare curs valutar;
Se completeaza perioada pentru care se actualizeaza cursurile valutare (Data de inceput - Data de sfarsit), inclusiv zilele de sarbatori legale;
Se apasa butonul Preluare Cursuri BNR.
20. Intrebare: Nu pot incasa facturi de utilitati pe casierie, de ce?
Raspuns:
Verifica ca in EMSYS - Utilitati sa fie declarate cursurile valutare pentru moneda de referinta si moneda de consolidare, altfel operatiunea de incasare nu poate fi efectuata;
Verifica sa ai sold confirmat declarat pentru ziua si contul de casa pe care operezi.
21. Intrebare: Cum se confirma soldul de la inceputul zilei pentru un cont de casa?
Raspuns:
Se acceseaza calea Financiar -> Contabilitate Financiara -> Cash Management -> Activitati Zilnice -> Confirmare Sold;
Se selecteaza din browse casa si contul pentru care se doreste confirmarea soldului si se da dublu-click pe inregistrare;
Se introduce soldul pentru ziua in care se lucreaza: Sold Declarat, Baza, Referinta, Consolidare, apoi se apasa butonul Calculeaza;
Se bifeaza Confirmat pentru a permite crearea de ordine interne pe ziua si contul respectiv, apoi se da OK;
Pentru confirmarea soldurilor pe mai multe zile/conturi deodata se poate folosi functia Confirmare multipla solduri din browse-ul de conturi.
22. Intrebare: Cum se opereaza o incasare de la un client de utilitati prin casierie?
Raspuns:
Se acceseaza calea Financiar -> Contabilitate Financiara -> Cash Management -> Operatii prin Case si Banci -> Tranzactii, se selecteaza casa si contul si se tasteaza data pentru care se opereaza - la aceasta data trebuie sa existe sold confirmat si sa fie ultimul declarat;
Se apasa butonul Incasare pentru incasari clienti utilitati - la prima apelare a acestei tranzactii se asteapta descarcarea programului de incasari utilitati;
Se selecteaza clientul cu tasta F1 pe campul clienti, se tasteaza o parte din numele acestuia, se apasa Start si se pozitioneaza pe clientul dorit;
Se completeaza campul Suma sau se apasa Selectie incasari pentru a vizualiza facturile in sold si a selecta facturile dorite, apoi se da OK;
Pentru vizualizarea incasarii in registrul de casa se apasa Refresh, iar pentru tiparirea chitantei se pozitioneaza pe incasare si se apasa Listare;
Pentru corectarea unei inregistrari gresite se sterge tranzactia eronata si se adauga din nou.
23. Intrebare: Cum se seteaza parametrii de conectare la aplicatia EMSYS - Utilitati atunci cand se lucreaza din afara retelei locale (WAN)?
23. Intrebare: Cum se valideaza tranzactiile din ziua respectiva si cum se transfera numerarul catre alta casierie?
Raspuns:
Se apasa butonul Postare (grupa de sus) pentru validarea tranzactiilor din ziua respectiva;
Se apasa butonul Valid Borderou;
Daca este cazul, se transfera numerarul catre alta casierie cu butonul Transfer, introducand suma care se doreste a fi transferata;
Se listeaza registrul de casa din ziua respectiva cu butonul Listare Reg..
25. Intrebare: Cum se transfera in contabilitate incasarile de la clientii de utilitati?
Raspuns:
Pentru operatiile diverse de incasari/plati se apasa butonul Contab. din Cash Management - se transfera numai tranzactiile postate;
Pentru incasarile de la clientii de utilitati, transferul in contabilitate se face din EMSYS - Utilitati, pe calea Export Date -> Export Date in EMSYS.
26. Intrebare: Cum se verifica daca toate tranzactiile din casieria de utilitati au fost contabilizate corect?
Raspuns:
Se acceseaza EMSYS ERP pentru luna care se verifica;
In modulul Trezorerie se genereaza rapoartele pentru contul de casa - recapitulatia contului si listarea tranzactiilor pe o perioada sau pe o zi;
Daca soldul initial, rulajul debitor, rulajul creditor si soldul final se identifica cu registrul de casa listat de operatorul casei in fiecare zi, atunci toate tranzactiile au fost contabilizate corect.
27. Intrebare: Ce rapoarte sunt disponibile pentru o casierie complexa cu incasari utilitati?
Raspuns:
Rapoartele din Cash Management evidentiaza numai tranzactiile postate;
Chitante anulate (calea Financiar -> Contabilitate Financiara -> Cash Management -> Rapoarte -> Chitante anulate) - prezinta lista chitantelor anulate intr-o perioada selectata, grupate pe cont si, in cadrul acestuia, pe zile;
Borderou Incasari - prezinta toate incasarile efectuate intr-o perioada selectata, cu gruparea datelor Total, Pe zona, Pe purtator, Pe conturi de disponibilitati sau Pe conturi de casa;
Borderou Plati - similar cu Borderou Incasari, dar pentru platile efectuate in perioada selectata;
Centralizator operatiuni - prezinta centralizat (totalizatoare) operatiunile efectuate intr-o perioada selectata, fara detalierea tranzactiilor.
28. Intrebare: Cum se defineste contul de casa pentru o casierie complexa si ce atribute importante trebuie completate?
Raspuns:
Se acceseaza calea Financiar -> Cash Management -> Setari -> Case si Banci;
La nivel de casierie se completeaza atributele Ultim: DA si Tip: CASA;
Se defineste contul casieriei pe care se vor opera tranzactiile, cu Tip cont: CASA, si se ataseaza forma de incasare definita in EMSYS - Utilitati;
Cu butonul Responsabili se ataseaza casierii si li se aloca seriile de chitante - pot fi atasate serii distincte pentru documente diferite;
Cu butonul Tranzactii se ataseaza tipurile de tranzactii ce vor fi operate prin contul de casa creat;
Daca la finalul zilei casierul depune numerarul colectat spre o alta casierie, se defineste transferul de numerar intre cele doua casierii cu butonul Transfer.