Import Date

Scop: Importul partenerilor, soldurilor la data implementarii, facturilor si incasarilor in format Json prin servicii API din Simetrix.

1. Alegeti functia:

Financial -> Contabilitate financiara -> Tranzactii si Rapoarte -> Integrare Simetrix

2. Pozitionati-va pe Home in coltul stanga-sus al ecranului

3. Alegeti butonul corespunzator din linia de import pentru preluare:

Parteneri

Facturi

Incasari

Solduri

Notă

Accesul la butoanele de import trebuie dat in prealabil de catre Administrator.

Tranzactiile contabile generate din solduri facturi, facturi emise si incasari sunt marcate cu Referinta = SIMETRIX. In rapoarte, unde este filtrare pe campul Referinta, pot fi selectate inregistrari cu refefinta SIMETRIX.

Datele importate pot fi exportate in format Json pe functia Setari (coltul stanga jos) -> Evidenta Sincronizare Simetrix (din MENIU)

Import Parteneri

Permite importul partenerilor carora li se factureaza servicii energie termica, incepand cu o data la care s-a realizat ultima actualizare in Simetrix.

1. Pozitionati Data inceput astfel:

  • La primul import 01.01.2000 (aduce toti partenerii)

  • La urmatoarele importuri data de la care nu ati mai importat parteneri (aduce partenerii actualizati in Simetrix incepand cu data aleasa)

2. Apasati Start Import

3. Dupa ce se completeaza browser-ul cu inregistrarile importate, recomandam sa exportati in xlsx pentru comparatie cu rezultatul actualizarii partenerilor in EMSYS.

  • Apasati butonul Import/Export (marginea dreapata a campului Filtrare rapida)

  • Apasati Exporta coloanele selectate in formatul ales (sageata-jos)

  • Salvati fisierul xlsx pentru a compara cu rezultatul datelor importate

  • Reveniti in ecranul de continuare import apasand Inchide (coltul dreapta-jos)

4. Apasati Sterge (coltul dreapta-jos) daca nu doriti actualizarea in EMSYS

5. Apasati Insereaza (coltul dreapta-jos) pentru actualizare

6. Partenerii cu datele corecte sau numai cu atentionari in lista de erori, se importa in nomenclatorul de parteneri, altfel salvati lista de erori in format Excel si rezolvati erorile in Simetrix.

7. Pentru Verificare accesati Financial -> Definitii Generale -> Parteneri

8. In zona dreapta mijloc, selectati Vizualizare -> Coloane -> Gestiune Coloane. Identificati valoarea Data actualizarii si o treceti cu sageata in stanga. Inckideti cu Ok.

9. Activati campurile de filtrare cu Interogare prin Exemplu si in campul de filtrare de deasupra coloanei Data actualizarii, introduceti data de astazi sau data calendaristica in care ati efectuat importul.

10. Exportati in EXCEL partenerii adaugati/actualizati in ziua respectiva. In excel Filtrati numai partenerii din grupele 0,1,2,3, si 4

Notă

Se actualizeaza partenerii care nu prezinta erori. Mesaje erori care trebuie rezolvate, pentru reluarea importului:

  • „Categoria client eronata” - fie nu a fost actualizata grupa partener in EMSYS, fie nu corespunde cu una din grupele 0, 1,2, 3, 4

  • „Partenerului (cod preluat:…….) i s-a schimbat codul” - pe ID-ul intern al partenerului din Simetrix s-a actualizat alt cod. Transmiteti eroarea la Simetrix pentru corectie.

La reluarea importului, pentru un parteneri adaugat printr-un import anterior, i se actualizeaza datele

Daca nu exista un partener in nomenclator, nu vor fi preluate facturile in sold sau emise in perioada pentru acesta la importul Facturilor

In cazul partenerilor care la un import au coduri multiple, va fi preluat unul singur, restul vor fi raportati ca erori

In cazul in care nu se identifica Judetul, nefiind completat sau nu are codul auto in datele completate se va importa cu TM. Mesajul il gasiti pe Atentionare. In nomenclatorul de parteneri, modificati si introduceti Judetul, Localitatea, Adresa corect.

In cazul in care IBAN nu respecta formatul, se va raporta ca atentionare si nu va fi preluat

Functia corecteaza datele importate pentru a fi posibil de raportat declaratiile 394 si SAF-T, astfel:

  • CNP de forma «0400000%» - CNP neconform, dar pregatit pentru D406, de forma «0400000%» - se va prelua in EMSYS, CNP = 0, TIP = PERSOANA

  • CNP completat - se va prelua in EMSYS, , TIP = PERSOANA

  • COD FISCAL - Incepe cu RO urmat de cifre, se preia Cod fiscal si CUI in EMSYS, TIP = COMPANIE

  • COD FISCAL - Incepe cu R urmat de cifre, dar nu RO, se preia partea numerica in COD FISCAL SI CUI, Tip = COMPANIE

  • COD FISCAL - Numeric, se preia in COD FISCAL si CUI, Tip = COMPANIE

  • COD FISCAL - Incepe cu „FARA”, se completeaza CNP = 0, TIP = PERSOANA

  • Alta situatie - se completeaza CNP = 0, TIP = PERSOANA

Import Facturi emise in perioada

Permite importul facturilor emise intr-o perioada selectata de catre utilizator.

Facturile vor fi importate dupa data operarii din Simetrix. Data operarii trebuie sa coicida cu data emiterii facturii.

Prerechizite:

  • Inainte de importul facturilor, asigurati-va ca ati importat partenerii care au fost actualizati in Simetrix.

  • Sa aveti anii fiscali si perioadele fiscale declarate pentru care se genereaza tranzactiile in contabilitate.

  • Sa aveti cursurile valutare declarate pentru zilele de emitere a facturilor, cat si pentru ultima zi a perioadei de consum

  • Sa aveti urmatoarele coduri in definitii:

Notă

In cazul in care aceste definitii nu sunt corecte vor apare in lista de erori.

Procedura import facturi

1. Pozitionati Data inceput si Data sfarsit pe perioada pentru care doriti sa importati facturile

2. Apasati Start Import

3. In browser va fi afisat in dreapta antetul facturilor, iar in stanga detaliul facturilor pe servicii importate din Simetrix.

4. Salvati datele in format Excel pentru verificare ulterioara:

  • Apasati Import/Export (sageata in jos dupa Filtrare rapida la browse de Antet facturi)

  • Pozitionati pe Lista actiuni dinamice

  • Selectati linkul Export facturi Simetrix

  • Bifati Debug si selectati sageata stanga media-play

  • In Combo -Select- pozitionati pe Facturi.xls

  • Descarcati si Salvati fisierul Excel pentru verificari ulterioare

5. Pentru verificarea datelor si apoi preluarea facturilor in perioada apasati Insereaza. Daca doriti sa renuntati la import apasati Sterge.

6. In cazul in care sunt neconformitati in datele importate, gasiti in Download lista de erori in format EXCEL

7. Identificati neconformitatile si in functie de mesajul de erori:

  • „Data facturii nu este in intervalul de date selectat pe interfata” - transmiteti mesajul la Simetrix pentru rectificare export

  • „Partenerul nu exista in nomenclator” Importati partenerii

  • „Nu exista subgrupa de servicii” sau - „Nu exista serviciul in nomenclator” Actualizati Subgrupa serviciu

  • „Nu exista punctul termic in confIgurare puncte termice” Actualizati punctele termice

  • „Nu exista monografie contabila” sau „Contul client din configurator facturi nu este definit in Planul de conturi sau nu este detaliu” - Configurati monografia

  • „Eroare la salvare facturi” - transmiteti problema la Prodinf pentru analiza cu specificarea perioadei de import

8. Daca nu au fost erori verificati cu Centralizatoarele din Simetrix, raportul:

  • Financial -> Contabilitate financiara -> Tranzactii si Rapoarte -> Sinteza Registre de contabilitate

  • Selectati registrul SIM si perioada pentru care ati importat facturile

  • Verificarea se face atat pentru perioada in care ati emis factura, cat si pentru luna de consum

9. Contati inregistrarile din ambele perioade, perioada facturii si perioada de consum:

  • Selectati Financial -> Contabilitate financiara -> Tranzactii si Rapoarte -> Registre de contabilitate

  • Selectati registrul SIM, toate inregistrarile si contare

Notă

La reluarea importului, facturile existente din importuri anterioare vor fi rapoartate ca atentionari in lista de erori, fara a mai fi importate. Identificarea acestora se face dupa cod partener, serie, numar si data factura.

Import Incasari in perioada

Scop

  • Importa incasarile prin casierii si conturi la banci si le asociaza cu facturile incasate;

  • Importa inregistrarile pentru stingerea soldului facturilor prin alte operatiuni: compensare avans, note contabile;

  • Realizeaza trecerea facturii in contul Clienti incerti;

  • Asociaza facturile de storno cu facturile emise, fara a genera inregistrari contabile;

Prerechizite

  • Inainte de importul incasarilor, asigurati-va ca ati importat facturile emise la care se refera incasarile.

  • Sa aveti anii fiscali si perioadele fiscale declarate aferente datei operarii a inregistrarilor din Simetrix.

  • Sa aveti cursurile valutare declarate pentru zilele de emitere a facturilor.

  • Sa aveti urmatoarele coduri in definitii:

Notă

In cazul in care aceste definitii nu sunt corecte vor apare in lista de erori.

Procedura import Incasari

1. Pozitionati Data inceput si Data sfarsit pe perioada pentru care doriti sa importati incasarile

2. Apasati Start Import

3. In browser va fi afisat in dreapta antetul incasarilor, iar in stanga detaliul incasarilor pe facturi importate din Simetrix. Daca doriti salvarea datelor in format Excel, apasati Import/Export si apoi in fereastra noua Exporta coloanele selectate in formatul ales pe cele doua zone de ecran. Legatura dintre antet incasari si detalii incasari este campul Id Incasare

4. Pentru verificarea datelor si apoi preluarea facturilor in perioada apasati Insereaza . Daca doriti sa renuntati la import apasati Sterge.

5. In cazul in care sunt neconformitati in datele importate. gasiti in Download lista de erori in format EXCEL

6. Identificati neconformitatile si in functie de mesaj, rezolvati erorile, apoi reveniti cu procedura de import:

  • „Data operarii nu este in intervalul specificata” - transmiteti mesajul la Simetrix pentru rectificare export

  • Mesaje privind informatii neindentificate in forma de incasare:

  • „Nu s-a identificat casa in Forme incasare” - definiti analitic cont de casa in planul de conturi (daca este nou) si Forme incasare

  • „Nu s-a identificat IBAN pentru incasare POS” - definiti analitic cont banca in planul de conturi (daca este nou) si Forme incasare

  • „Nu s-a identificat contul de banca in forme de incasare” - definiti analitic cont banca in planul de conturi (daca este nou) si Forme incasare

  • „Nu s-a identificat forma de incasare dupa tip document” - definiti:

  • „Nu este configurat tipul de document” - definiti:

  • „Nu este definit partenerul” - Importati partenerii

  • Sistemul afiseaza mesaj de atentionare cand se incearca preluarea unei incasari cu acelasi ID intern Simetrix preluata intr-un import anterior

7. Pentru verificare incasari prin casa sau banca, obtineti raportul

Financial -> Contabilitate financiara -> Tranzactii si Rapoarte -> Sinteza Conturi Disponibilitati

Pentru fiecare cont in care ati avut incasari, verificati cu registrul de casa sau extrasul de cont, dupa caz.

8. Pentru verificare operatiuni speciale de incasare, obtineti raportul:

Financial -> Contabilitate financiara -> Tranzactii si Rapoarte -> Sinteza Registre de contabilitate

Selectati Registrul 302

9. In fiecare registru de contabilitate, contati tranzactiile

Import Facturi in Sold

Permite importul facturilor in sold la inceputul anului fiscal cand se implementeaza interfata intre cele doua sisteme.

Se realizeaza o singura data la implementare.

Prerechizite

  • Inainte de importul facturilor, asigurati-va ca ati importat partenerii care au fost actualizati in Simetrix.

  • Sa aveti anii fiscali si perioadele fiscale declarate pentru care se genereaza tranzactiile in contabilitate.

  • Sa aveti cursurile valutare declarate pentru zilele de emitere a facturilor, cat si pentru ultima zi a perioadei de consum

  • Sa aveti urmatoarele coduri in definitii:

Procedura

1. Pozitionati Data inceput pe ultima zi a anului precedent implementarii. Exemple: 31.12.2022, 31.12.2023

2. Apasati Start Import

3. In browser vor fi afisate facturile in sold importate din Simetrix. Daca doriti salvarea datelor in format Excel, apasati Import/Export si apoi in fereastra noua Exporta coloanele selectate in formatul ales

4. Pentru verificarea datelor si apoi preluarea facturilor in sold apasati Insereaza . Daca doriti sa renuntati la import apasati Sterge

5. In cazul in care sunt neconformitati in datele importate - gasiti in Download lista de erori in format EXCEL

6. Identificati neconformitatile si in functie de mesaj si reluati importul:

  • „Data facturii nu este mai mica decat data selectata pentru import sold” - transmiteti mesajul la Simetrix pentru rectificare export

  • „Nu exista subgrupa de servicii” sau - „Nu exista serviciul in nomenclator” Actualizati Subgrupa serviciu

  • „Nu exista monografie contabila” sau „Contul client din configurator facturi nu este definit in Planul de conturi sau nu este detaliu sau nu are domeniul CL” - Configurati monografia

  • „Partenerul nu exista in nomenclator” - Importati partenerii

7. Va pozitionati pe anul fiscal urmator si perioada 1

8. Alegeti Financial Implementare Financiar -> Declarare activitate -> Declarare facturi in sold clienti

9. Completati Business Unit frunza. Apasati Selectie

10. Pentru conturile importate, se verifica in zona dreapta egalitatea sau diferentele cu Soldul conturilor din balanta. Puteti exporta in EXCEL tabelul prezentat.

11. In cazul in care nu sunt diferente, se parcurge cont de cont si in zona de facturi, in bara de sus de instrumente se apasa Validare. Altfel facturile nu vor fi disponibile la Incasare.

12. Soldul pe fiecare cont, poate fi verificat pe rapoartele din Financial -> Contabilitate Clienti pe unul din rapoartele:

  • Balanta sintetica clienti

  • Balanta analitica clienti