Receptii Servicii

A. Scop

Procesul de receptie reprezinta fazele din fluxul Cumparari in care produsele, serviciile si lucrarile comandate la furnizori sunt receptionate.

Prin receptie se confirma ca:

  • bunurile furnizate au fost receptionate, cu specificarea datei si a locului primirii si au fost inregistrate in gestiune si in contabilitate, cu specificarea gestiunii si a notei contabile de inregistrare;

  • serviciile au fost prestate;

  • lucrarile au fost executate.

In sistemul integrat EMSYS utilizatorul poate emite documentele care atesta realitatea „serviciului efectuat” (bunurile au fost livrate, lucrarile executate si serviciile prestate):

  • Nota de receptie si constatare diferente, pentru articole gestionabile;

  • Proces verbal de receptie, pentru imobilizari;

  • Proces verbal de receptie servicii, pentru servicii;

  • Proces verbal de receptie lucrari, pentru lucrari.

Notă

In sistemul integrat EMSYS lucrarile sunt asimilate cu serviciile, dar pot fi impartite in grupe distincte.

Tot in procesul de receptie, dupa emiterea si validarea documentelor care atesta realitatea serviciului efectuat, in faza de receptie fiscala (verificare facturi furnizori) se inregistreaza in sistem documentul care atesta pretentia creditorului, de regula factura emisa de furnizor.

Legatura intre aceste documente se face prin intermediul comenzii de aprovizionare. Sistemul poate genera documentele de receptie din comanda de cumparare, editabile daca necesita modificari. De asemenea, din documentele de receptie poate fi generata inregistrarea in sistem a facturii de la furnizor, editabila astfel incat imaginea din sistem sa coincida cu imaginea facturii asa cum a emis-o furnizorul.

Pentru institutiile publice care au integrat modulul de Cumparari cu fluxul ALOP (Angajare - Lichidare - Ordonantare - Plati) procesul de receptie din EMSYS reprezinta faza de „lichidare” a cheltuielilor.

B. Inregistrare receptie servicii

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Receptii Servicii.

2. Apelati butonul Adauga pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Informatii

  1. Cod doc - codul documentului (codul implicit este NIR). Se valideaza in nomenclatorul Documente. Este un document intern companiei si nu trebuie confundat cu documentul furnizorului;

  2. Data Doc. - se alege data documentului de receptie;

Notă

La modificarea campului Data Doc. se modifica si cursul valutar pentru moneda tranzactiei fata de moneda de baza prin preluarea din nomenclatorul Monede a cursului valabil pentru noua data. Daca exista pozitii in detalierea documentului de receptie, valorile in moneda de baza, moneda de referinta si moneda de consolidare de pe fiecare pozitie se vor modifica in functie de noul curs.

  1. Nr. - numarul notei de receptie si constatare diferente. Codul si numarul documentului reprezinta cheia de identificare a documentului in multimea documentelor introduse pe functiunea respectiva. Numarul este propus automat de sistem prin incrementarea cu 1 a celui mai mare numar existent in cadrul perioadei fiscale curente, avand codul de document egal cu valoarea din Cod doc. Primul document din cadrul perioadei fiscale primeste numarul 1. Utilizatorul are posibilitatea tinerii unei evidente externe de numere si introducerea in sistem a numarului dorit prin actionarea butonului Activare / Inactivare Nr. Doc.

  • Data Ef. - data efectiva a documentului de receptie, data inregistrarii in sistem. Se completeaza automat de catre sistem si apartine obligatoriu perioadei fiscale curente.

Furnizor:

  1. Furnizor - codul partenerului care a prestat serviciile sau a executat lucrarile. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor;

  2. Nr. Cmd - numarul comenzii de cumparare servicii sau lucrari;

  3. Cont Furnizor - contul de furnizori folosit in tranzactia contabila asociata documentului de receptie si in tranzactia generata in Gestiune Furnizori.

Notă

Nu este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie. Acest camp apare pe interfata daca valoarea variabilei de setare CTPARTFUNIRSRV este XX.

Daca valoarea variabilei de setare este DA, contul de furnizor se preia din nomenclatorul de parteneri, iar daca este NU, contul de furnizor se specifica in setarea contabila CTFUFACT.

Doc. Furnizor:

  1. Doc. Furn. - cod document furnizor servicii sau lucrari;

  2. Data - data document furnizor;

  3. Serie - serie document furnizor;

  4. Nr. - numar document furnizor;

  5. Tip - de regula pentru servicii si lucrari ia valoarea FACTURA.

Notă

Daca tip are valoarea FACTURA pe fiecare pozitie din detaliere se va introduce si valoarea TVA.

Organizatie:

  1. BU Doc. - se propune Business Unit-ul atasat comenzii de cumparare;

  2. Fond Doc. - se propune fondul atasat comenzii de cumparare.

Delegat:

  1. Delegat - reprezentantul furnizorului;

  2. Zona - zona de cheltuiala in care se va inregistra cheluiala cu serviciile prestate sau lucrarile executate;

  3. Comisie Rec. - comisia de receptie a serviciului sau lucrarii.

Alte Informatii:

  1. Mon. Tr. - moneda tranzactiei. Sunt afisate doua campuri:

  • moneda in care sunt exprimate valorile din documentul de receptie. Campul nu este actualizabil de catre utilizator, valoarea se preia din campul Moneda de plata din antetul comenzii de cumparare in baza careia s-a facut livrarea pentru care se face receptia;

  • cursul valutar pentru moneda tranzactiei in functie de moneda de baza. Valoarea campului poate fi modificata prin actionarea butonului din dreapta campului. Daca exista pozitii in detalierea documentului de receptie, valorile in moneda de baza, moneda de referinta si moneda de consolidare de pe fiecare pozitie se vor modifica in functie de noul curs.

  1. Referinta - se completeaza in cazul in care Referinta este obligatoriu de completat. Obligativitatea este data de valoarea variabilei de setare BI_REFERINTA:

  • TRUE: completarea campului este obligatorie si continutul se valideaza in nomenclatorul Referinte;

  • FALSE: completarea campului nu este obligatorie, se poate completa optional cu observatii referitoare la documentul curent.

  1. Receptie Fiscala - data pana la care furnizorul trebuie sa emita factura catre cumparator, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care s-a facut livrarea,cu exceptia cazului în care factura a fost deja emisa. In cazul in care factura a fost deja emisa se completeaza data facturii. Data scadentei se va calcula in functie de conditia de plata completata pe comanda de cumparare si data completata in acest camp.

TVA:

  1. Include TVA in Cost Achizitie - poate lua una din valorile DA sau NU, in functie de includerea sau nu a TVA-ului in costul de achizitie. Acest camp se afiseaza pe interfata daca valoarea variabilei de setare INCLTVAVALST este DA;

  2. %TVA Furnior - cota TVA din factura furnizor. Acest camp se afiseaza pe interfata daca valoarea variabilei de setare INCLTVAVALST este DA.

Notă

Exista posibilitatea de propunere pe antetul documentelor de receptie a codulului de document pentru documentul de la furnizor si procentul de TVA furnizor, prin configurarea urmatoarelor variabile de setare:

  • CODDOCNIRSRV:

    • Tip: Variabila de setare / String;

    • Valori posibile: FACT, AIM;

    • Explicatie: Cod document furnizor propus implicit la adaugare.

  • TVAFURNNIRSRV:

    • Tip: Variabila de setare / Numeric;

    • Valori posibile: 0, 19;

    • Explicatie: Procent TVA furnizor propus implicit la adaugare.

C. Adaugare detaliere receptie servicii

1. Pe tab Specificatie apelati butonul Adauga pentru a adauga pozitii in detalierea receptiei si completati:

  1. Pozitie - pozitia in detalierea NIR-ului. Sistemul completeaza automat pozitia in ordine crescatoare incepand cu cifra 1;

  2. Tip Planificare - poate lua una din valorile:

  • PLANIFICAT - receptia pozitiei se face in baza unei linii a comenzii de pe antet;

  • NEPLANIFICAT - receptia pozitiei nu se face in baza unei comenzi de cumparare.

  1. Linie Cmd - linia din comanda de cumparare. Se alege cu F1 pentru pozitiile in care s-a completat campul Tip Planificare cu valoarea PLANIFICAT;

  2. Serviciu - codul serviciului sau lucrarii. Se valideaza in nomenclatorul de servicii;

  3. UM Doc. Furn - unitatea de masura din documentul furnizorului;

  4. Q. Doc. Furnizor - cantitatea din documentul furnizorului in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

  5. Pret - pretul de achizitie fara TVA al articolului de pe documentul furnizorului;

Notă

Programul verifica daca pretul de pe documentul de receptie este mai mare decat pretul din linia de comanda de cumparare (verificarea se face in moneda de plata - moneda receptiei) daca moneda cotatiei de pe comanda de cumparare este diferita de moneda de plata atunci pretul net de pe comanda este calculat in moneda de plata la data comenzii de cumparare.

Este posibil ca din cauza rotunjirilor, a programelor informatice diferite folosite de cumparator si furnizor sa apara diferente de cativa banuti. De aceea programul permite depasiri ale pretului din comanda cu cel mult valoarea data de variabila de setare MARJAPRETCMDNIR.

  1. TVA - codul de TVA;

  2. Valoare Doc. Furnizor - valoare fara tva de pe documentul furnizorului.

DETALIERE

Date Generale:

  1. Extensie - se completeaza daca se doreste actualizarea denumirii serviciului din receptie;

  2. UM Stoc - unitatea de masura de stoc. In cazul in care UM Doc. Furn difera de UM Stoc in nomenclatorul Unitati de masura, tab-ul Transformari trebuie sa existe o transformare intre cele doua unitati de masura;

  3. Q. Rec. Doc. - Cantitatea receptionata (considerata corespunzatoare cantitativ si calitativ) in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

  4. Q. Lipsa Doc. - cantitatea constatata lipsa (care nu corespunde cu documentul furnizorului si care urmeaza a fi solutionata ulterior) in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul; Programul verifica corelatia:

    1. Lipsa = Q. Doc. - Q. Recept.

  5. UM Stoc - unitatea de masura din nomenclatorul de servicii. In cazul in care UM Doc. de UM Stoc in nomenclatorul Unitati de masura, tab-ul Transformari trebuie sa existe o transformare intre cele doua unitati de masura;

Preturi si Valori:

  1. Procent TVA - valoare TVA de pe documentul furnizorului;

  2. Valoare Receptie - valoare fara tva aferenta serviciului receptionat;

  3. Valoare Lipsa - valoare fara tva pentru cantitate lipsa;

  4. TVA Doc. Furnizor - valoare TVA de pe documentul furnizorului;

  5. TVA Receptie - valoare TVA aferenta serviciului receptionat;

  6. TVA Lipsa - valoare TVA pentru cantitatea lipsa;

  7. Total Doc. Furnizor - total valoare (cu tva) de pe documentul furnizorului;

  8. Total Receptie - total valoare (cu TVA) aferenta serviciului receptionat;

  9. Total Lipsa - valoare TVA pentru cantitatea lipsa.

Alte Informatii:

  1. Cont Cheltuiala - contul de cheltuiala in care se vor inregistra cheltuielile cu serviciile prestate si /sau lucrarile executate, receptionate pe document.

Se valideaza in nomenclatorul Planul de conturi. Este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie.

  1. Zona - se propune zona existenta pe linia din comanda de cumparare. Se valideaza in nomenclatorul Zone din functiunea Obiecte de Cost / Profit.

  2. Purtator - se propune purtatorul existent pe linia din comanda de cumparare. Se valideaza in nomenclatorul Purtatori asociat fiecarei zone definite in functiunea Obiecte de Cost / Profit.

  3. Comanda Lucru - comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi. Se propune informatia existenta pe linia de comanda. Se valideaza in nomenclatoarele definite in EMSYS Financial -> Contabilitatea Costurilor -> Comenzi de lucru.

  4. BU - se seteaza automat de sistem in functie de informatiile atasate purtatorului selectat;

  5. Fond - se seteaza automat de sistem in functie de informatiile atasate purtatorului selectat.

2. Actionati butonul Salveaza pentru inregistrarea adaugarii sau modificarilor in baza de date.