Solicitari (Referate Primare)

A. Scop

Solicitari de cumparari reprezinta cerinte de produse (articole, imobilizari) si / sau lucrari / servicii a unei structuri organizationale, supusa aprobarii unui expert de specialitate si care va fi corelata cu pozitiile din PAC.

In cazul organizatiilor bugetare solicitarile de cumparare sunt corelate cu articolele bugetare, in baza carora se inregistreaza propunerea de angajare, de catre expertul de specialitate, si se genereaza angajamentul bugetar individual, de catre departamentul financiar - contabil.

Angajarea cheltuielilor reprezinta rezervarea sumelor din buget pe anumite destinatii in limita creditelor bugetare aprobate.

B. Inregistrare solicitare achizitie

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Solicitari Cumparari.

2. Apelati butonul Adauga pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Informatii

  1. Cod Doc – codul documentului solicitare de achizitie (se valideaza in nomenclatorul de Documente).

  2. Data – data solicitarii de achizitie. Implicit se propune ziua curenta;

  3. Moneda – reprezinta moneda solicitarii de achizitie (moneda in care este exprimat pretul si valoarea pe solicitarea de achizitie);

  4. Tip – alegeti una din optiunile:

  • STANDARD - solicitarea se face cu precizarea cantitatii si pretului unitar;

  • VALORIC - solicitarea se face numai cu precizarea valorii.

  1. Scop – camp la dispozitia utilizatorului. Se introduce scopul achizitiilor ce fac obiectul solicitarii de achizitie;

Sursa de Finantare / Articol Bugetar

  1. Sursa de Finantare – codul sursei de finantare a cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul de Structura de Buget, tip VENIT;

  2. Articol Bugetar – codul articolului bugetar al cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul de Structura de Buget, tip CHELTUIALA;

Notă

Sursa de finantare si articolul bugetar inregistrate pe antetul solicitarii de cumparare sunt cele care se vor propune la fiecare linie din solicitare. Modificati codurile la nivel de linie acolo unde ele sunt diferite de cele propuse.

Pret

  1. Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectele din solicitare. Se valideaza in nomenclatorul Taxe.

  2. Pret – alegeti una din optiunile:

  • Fara TVA - pretul folosit pentru calcule in cerere este pretul fara TVA;

  • Cu TVA - pretul folosit pentru calcule in cerere este pretul cu TVA.

Programul Anual al Achizitiilor Publice

  1. Cod PAAP – se completeaza codul Programului Anual al Achizitiilor Publice caruia i se adreseaza solicitarea de achizitie.

Solicitant

  1. Solicitant – se completeaza automat de sistem cu codul ales pentru modul de lucru solicitant. Poate fi modificat cu un alt cod din lista de solicitanti, dar dupa inregistrarea in sistem solicitarea va fi disponibila numai pe noul cod de solicitant;

  2. Marca – se completeaza cu marca unei persoane identificata ca initiatoare a solicitarii. Este utila in cazul in care codul de solicitant reprezinta o structura organizationala ( birou, sectie, directie, centru de cercetare) si ceilalti participanti la fluxul de prelucrare doresc lamuriri cu privire la informatiile inregistrate in sistem. Se valideaza in nomenclatorul Personal;

Beneficiar | BU - Fond

  1. Zona – completati zona pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii de achizitie. Se valideaza in nomenclatorul Zone din functia Obiecte de Cost/Profit.

  2. Purtator – completati purtatorul pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul Purtatori asociat fiecarei zone definite in functiunea Obiecte de Cost/Profit.

  3. Comanda – comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi se se compleaza obligatoriu in acest caz. Se valideaza in nomenclatoarele definite in EMSYS Financial → Contabilitatea Costurilor → Comenzi de lucru.

3. Actionati butonul Salveaza pentru a salva inregistrarea.

C. Adaugare detaliere solicitare achizitie

1. Pe tab Specificatie apelati butonul Adaugare pentru a adauga pozitii in detalierea solicitarii si completati:

  1. Linie - numarul liniei de solicitare achizitie. Se propune automat de sistem;

  2. Tip - tipul contractului de achizitie publica corespunzator obiectului de pe linia de cerere de achizitie, care poate lua una din valorile FURNIZARE, SERVICIU sau LUCRARI:

  • FURNIZARE: obiectul achizitiei este furnizarea unui produs;

  • SERVICIU: obiectul achizitiei este prestarea unui serviciu;

  • LUCRARI: obiectul achizitiei este executia unei lucrari de investitii;

  1. UM - unitatea de masura in care este exprimata cantitatea ceruta din articol. Se propune din nomenclator dar se poate modifica cu conditia existentei unei transformari intre unitatea de masura de pe linia de cerere si unitatea de masura de stoc a articolului (de regula cea propusa din nomenclatorul de articole).

  2. Cod CP - codul CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat în Vocabularul comun al achizitiilor publice) al obiectului de pe linia de solicitare de achizitie; se valideaza in Nomenclator CPV; nu este obligatoriu de completat in modul de lucru Solicitant.

  3. Descriere - completati descrierea detaliata a obiectului liniei de solicitare de achizitie.

  4. Cantitate Ceruta – introduceti cantitatea ceruta in unitatea de masura UM;

Preturi si Valori

Solicitare cu Tip Standard

  1. Cantitate Ceruta – introduceti cantitatea ceruta in unitatea de masura UM;

  2. Pret - culegeti Pretul cu TVA sau Pretul fara TVA, in functie de informatia existenta in antetul solicitarii de achizitie.

Notă

  • Daca valoarea campului Pret din antet este FARA TVA operatorul introduce in sistem campurile Pret, Valoare, Cod TVA iar celelalte campuri se calculeaza.

  • Daca valoarea campului Pret din antet este CU TVA operatorul introduce in sistem campurile Pret cu TVA, Valoare cu TVA si Cod TVA iar celelalte campuri se calculeaza.

Solicitare cu Tip Valoric

  1. Cantitate Ceruta – se completeaza de sistem cu 0.000;

  2. Pret - culegeti Pretul cu TVA sau Pretul fara TVA, in functie de informatia existenta in antetul solicitarii de achizitie.

Notă

  • Daca valoarea campului Pret din antet este FARA TVA operatorul introduce in sistem campurile Pret, Valoare, Cod TVA iar celelalte campuri se calculeaza.

  • Daca valoarea campului Pret din antet este CU TVA operatorul introduce in sistem campurile Pret cu TVA, Valoare cu TVA si Cod TVA iar celelalte campuri se calculeaza.

2. Actionati butonul Salveaza pentru adaugarea in baza de date a unei linii de solicitare.

D. Inregistrare prin preluare Linii din Alta Solicitare

1. Apelati Actiuni -> Preluare Linii din Alta Solicitare.

2. Pozitionati-va pe solicitarea ale carei linii doriti sa le preluati in noua solicitare. Actionati butonul Revenire pentru a renunta la preluare. Actionati butonul Preluare Solicitare pentru a prelua liniile solicitarii de achizitie in noua solicitare. Daca in solicitarea destinatie campul Pret de pe antet are valoarea FARA TVA din liniile solicitarii sursa se preia pretul fara TVA. Daca in solicitarea destinatie campul Pret de pe antet are valoarea CU TVA din liniile solicitarii sursa se preia pretul CU TVA. Completati in campul Cod TVA codul de TVA pe care doriti sa il folositi in noua solicitare.

E. Lansarea si listarea solicitarilor de achizitie

Operatiunea de lansare semnifica faptul ca solicitantul a finalizat operatiunile de inregistrare in sistem a solicitarii de achizitie si doreste transmiterea acesteia catre compartimentul de specialitate (expert).

1. Actionati butonul Lansare pentru a initia operatiunea de lansare. Sistemul cere sa introduceti compartimentul de specialitate (expertul) caruia ii adresati solicitarea de achizitie pentru completarea informatiilor de pe solicitare (Cod CPV, Descriere, Pret, Valoare) si confirmarea necesitatii achizitiei pentru a fi inclusa in P.A.A.P.

2. Actionati butonul Lansare pentru a finaliza operatiunea de lansare. Dupa lansare campul Stare de pe antet va avea valoarea LANSATA.

3. Actionati butonul Actiuni -> Listare pentru a initia tiparirea formularului de solicitare.

F. Verificarea si avizarea solicitarii de catre utilizatorii cu rol Expert

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Solicitari Cumparari si se selecteaza solicitarile cu stare Lansate.

2. Dupa efectuarea filtrarii de a pasul 1, in browse vor fi afisate toate solicitarile de achiziti aflate in Stare = LANSATA (pe care utilizatorul / utilizatorii cu rol de expert trebuie se intervina). Se intra cu dublu click pe solicitarea pe care utilizatorul doreste sa o proceseze.

3. Actionati butonul Modifica pentru prima pozitie din detalierea solicitarii si se completeaza informatiile privind:

  1. Cod CPV - se selecteaza din nomeclator codul CPV corespunzator;

  2. Pret - se completeaza pretul estimat pentru pozitia respectiva;

  3. Sursa de finantare si Articol Bugetar (optional - daca se cunosc aceste informatii se pot completa.

3. Apelati butonul Salveaza pentru a salva informatiile completate.

Notă

Se realizeaza pasii de la punctul 1 pentru toate pozitiile din detalierea solicitarii.

4. Dupa actualizarea tuturor pozitiilor din detaliere, se actioneaza butonul Aviz Expert (din partea dreapta sus a ecranului) pentru avizarea solicitarii. Odata avizata solicitarea este disponibil pentru a fi preluata in planul anual al achizitiilor.

Liniile solicitarilor de achizitie cu starea AVIZATA EXPERT constituie baza intocmirii Programului Anual al Achizitiilor Publice. Asocierea solicitarilor de achizitie la P.A.A.P. se face de utilizatorul care intocmeste P.A.A.P.

In functiunea Solicitari de Achizitii asocierea unei linii de solicitare la un P.A.A.P. se poate vizualiza prin pozitionarea utilizatorului pe linia de solicitare si actionarea butonului Asocieri PAAP.