Cheltuieli in Avans

Se configureaza modele de esalonare, inregistrare a tranzactiilor repetitive (cheltuielilor in avans) provenite din inregistrarea diverselor contracte, exemplu:chirii, redevente,etc.

Modelul de esalonare are doua componente:monografii contabile si graficul de esalonare al elementelor si valorilor ce vor fi generate ca si tranzactii financiar-contabile pe durata contractului.

A. Fenomene Economice

1. Se stabileste monografia contabila de inregistrare a cheltuielii pentru fiecare tip de contract in parte.

Exemplu contract de inchiriere imobil, se achita integral la momentul contractarii dupa care se inregistreaza cheltuiala prin fractiuni lunare din valoarea contractului :

• 612.2 = 471

sau

Exemplu contract de inchiriere imobil, se achita in rate, cheltuiala inregistrandu-se periodic la factura :

• 612.2 = 401

2. Se configureaza cate un Fenomen Economic, pentru fiecare monografie contabila in parte.

Pentru monografia data exemplu mai sus (612.2=471), in baza de date etalon este definit fenomenul economic de model CHELTUIELI_AVANS_CHIRII

B. Tipuri de Operatiuni

Tipul de operatiune reprezinta atributul unui contract care genereaza in timp tranzactii repetitive complexe pe o perioada determinata:cheltuieli sau venituri in avans din chirii, abonamente, redevente, credite bancare, imprumuturi, subventii, leasing, asigurari, plasamente, etc. De regula, fiecarui tip de contract ii sunt specifice esalonarea platii / incasarii unor valori / elemente.

Accesati functia Financial->Contabilitate Financiara->Tranzactii si Rapoarte->Esalonari Conturi->Definire Tip Operatiune

Pentru aceste tipuri de cheltuiala inregistrate in avans, in baza de date sunt predefinite urmatoarele tipuri de operatiuni:

• CHACH (Cheltuieli in avans 1. Chirii) cu elementele/tipuri de suma:suma curenta, diferenta de curs;

• CHARED (Cheltuieli in avans 2. Redevente) cu elementele/tipuri de suma: suma curenta, diferenta de curs;

• CHAD (Cheltuieli in avans 5. Vanzari cu plata in rate (dobanzi) ) cu elementele/tipuri de suma:suma curenta, dobanda curenta, dobanda restanta.

Se pot actualiza tipurile de operatiuni existente sau se pot adauga altele noi,configurate de catre utilizator cu elementele (tipurile de sume) necesare fenomenului respectiv.

De asemenea daca este cazul se pot adauga/configura si noi tipuri de sume, accesati functia Financial->Contabilitate Financiara->Tranzactii si Rapoarte->Esalonari Conturi->Tipuri de Sume, adaugati noile tipuri de sume in lista ETS (Esalonari Tip Sume).

C. Adaugarea unei esalonari pentru inregistrarea unei cheltuieli in avans:

Accesati functia Financial->Contabilitate Financiara->Tranzactii si Rapoarte->Esalonari Conturi

In partea dreapta a ecranului (sectiunea Operatiuni) sunt prezentate esalonarile existente in sistem

1. Actionati butonul (Adaug) si completati campurile aferente din sectiunea Detaliu:

Cod		Maxim 15 caractere
Denumire		Denumirea operatiunii de esalonari; maxim 60 caractere se recomanda o descriere cat mai detaliaata pentru identificarea cat mai facila a contractului in momentul procesarii sumelor
Tip		Se selecteaza din lista tipul de esalonare:CHACH,CHAD, CHARED, sau un alt tip de esalonare definit de utilizator
BU		Bussines Unit-ul prezent in tranzactiile generate prin modelul de esalonare
Cont		Se selecteaza din planul de conturi, contul ce inregistreaza fenomenul de esalonare. Este activ dupa selectarea BU. Se poate selecta si un cont din extern bilant Monografia contabila va fi propusa in functie de fenomenul economic asociat sumelor esalonarii.
Stare		Implicit se propune starea „Propus”. Pentru a putea genera tranzactii aferente esalonarii in cauza, trebuie sa selectam starea „Aprobat”

2. Actionati butonul (OK) pentru salvarea esalonarii (in sectiunea definire sume vor fi definite automat toate tipurile de sume din componenta tipului de esalonare selectat).

3. Actualizati tipurile de sume propuse respectiv informatiile la nivelul fiecarui tip de suma, exemplu pentru contract de inchiriere :

   • suma curenta (suma inregistrata lunar conform contract);

   • diferente de curs (se propune implicit la tipuri sume, se poate sterge daca in cazul contractului curent nu se inregistreaza diferente de curs).

Informatii ce se pot actualiza la nivelul tipului de suma:

Tip suma		Suma definita pe tipul de operatiune atribuita contractului
Atribut suma		Poate lua una din valorile: Baza - suma aferenta tranzactiei principale. De exemplu in cazul unui contract de inchiriere rata lunara este suma de baza, alte sume fiind valori accesorii ale contractului Accesorii
Moneda cotatie		Moneda de exprimare a sumei in contract
Moneda tranz.		Moneda in care va fi exprimata suma in tranzactiile ce vor fi generate
Tip Data Cotatie		Poate lua una din valorile: Today, Prima zi a sapt, Prima zi a lunii, Declarat, Fix
Fenomen economic		Fenomenul economic (monografia contabila) caruia ii este asociata suma. Tranzactiile vor avea modelul fenomenului economic
Camp fenomen		Asocierea tipului de suma respectiv cu campul aferent (din fenomenul economic asociat) - obligatoriu campul trebuie sa fie de tip N (numeric). Exemplu Suma curenta se asociaza cu campul Nx(Valoare) definit in fenomenul economic corespunzator monografiei contractului
Introducere		Poate lua una din valorile: Manual - la generarea esalonarilor campul suma propusa poate fi actualizat de catre utilizator Automat - la generarea esalonarilor campul suma propusa va fi inactiv, suma propusa se va propune automat in functie de valoarea din desfasuratorul sumelor
Validare sume		Camp activ doar pentru Introducere = Manual si specifica modul de introducere a valorilor in tranzactie: Informativ - in campul suma propusa se propune suma din desfasuratorul de sume dar se poate modifica de catre utilizator catre utilizator Obligatoriu - suma din desfasurator este inregistrata in tranzactii, fara a fi posibila modificarea de catre utilizator
Registru		Registrul de contabilitate unde vor fi inregistrate tranzactiile

In baza de date etalon este definit un model de esalonare CHELT_AVANS (tip CHACH) cu tipul de suma:Suma curenta (reprezentand un exemplu pentru esalonarea/inregistrarea cheltuielilor in avans cu chiria, pentru un contract de doisprezece luni). Esalonarea de model are tipul de suma (suma curenta) asociat la campul N25 (valoare) din componenta fenomenului economic CHELTUIELI_AVANS_CHIRII.

---

4. Detaliati desfasuratorul sumelor

Reprezinta desfasuratorul tranzactiilor ce vor fi generate in perioada contractului. Sunt doua modalitati de declarare in sistem a desfasuratorului:

• Declarare fiecare suma si data la care va fi generata tranzactia pentru un element al contractului

• Import grafic esalonare din fisier EXCEL

Pentru completarea desfasuratorului procedati astfel:

• Actionati butonul (Adaug) din sectiunea Desfasurator;

• Completati elementele corespunzatoare fiecarei tranzactii in parte, respectiv:Tip Suma, Data Exigibila, Suma Cotatie, Nr document;

Tip suma	Selectati din lista tipul de suma (sunt disponibile doar tipurile de suma definite in cadrul esalonarii respective)
Data Exigibila	Data la care suma este exigibila;
Suma Cotatie	Valoarea tipului de suma in moneda contractului
Nr document	Se completeaza atunci cand se poate atribui un Numar de document, altfel nu se completeaza

• Desfasuratorul se poate verifica si lista in zona Grafic Esalonare (pentru printare actionati butonul (Imprimare).

5. Propunere spre procesare a sumelor din desfasurator :

   • Selectati din desfasurator suma ce urmeaza sa fie propusa spre procesare;

   • Alegeti butonul (Selectie Procesare);

   • Completati Data Propunere si Suma Propusa;

   • Actionati butonul (Propunere Procesare).

In baza de date etalon, pentru esalonarea de model CHELT_AVANS la sectiunea Desfasurator pentru exemplificare sunt definite doisprezece pozitii, reprezentand valoarea corespunzatoare cheltuielii inregistate in avans (cu chiria) in fiecare luna din cele doisprezece aferente contractului.

6. Generarea tranzactiilor prin utilizarea esalonarilor ale caror sume din desfasurator sunt propuse spre procesare:

   • Se selecteaza perioada fiscala;

   • Se acceseaza functia Financial->Contabilitate Financiara-> Tranzactii si Rapoarte-> Registre de Contabilitate;

   • Selectati registrul in care vor fi generate tranzactiile si actionati Actiuni->Generare Esalonare-> butonul (Esalonari);

   • Selectati din lista esalonarea pentru care doriti generarea tranzactiei;

   • Completati informatiile necesare pentru generarea tranzactiei;

   • Actionati butonul (OK) pentru generarea tranzactiei.

In baza de date etalon, sumele din desfasuratorul esalonarii de model CHELT_AVANS sunt propuse spre procesare pentru exemplificare.

Informatii suplimentare procedura generare tranzactii.

---