Contracte Furnizor

Scop

Definitii

Tipuri de Contracte

Inregistrare Contract Furnizor

Inregistrare Specificatie Contract

Asociere Linie Cerere de Cumparare la Linie Contract

Inregistrare Linii Contract Prin Preluare Cereri de Cumparare

Prelucrare Contract

Asociere Documente la Contract

Inregistrare Documente Garantie de Buna Executie

Inregistrare Acte Aditionale la Contract

Prelucrare Acte Aditionale la Contract

Scop

Managementul Contractelor asigura evidenta si gestionarea contractelor generatoare de cheltuieli, incheiate cu furnizorii de produse, servicii si lucrari.

Contractele pot fi utilizate ca documente cadru pentru achizitii recurente sau ca referinta pentru comenzile individuale.

Toate datele legate de contract sunt stocate intr-un singur loc usurand accesul si colaborarea.

Sistemul permite configurarea si gruparea contractelor pe portofolii, asigurand astfel responsabilizarea utilizatorilor si un control managerial mai bun.

Definitii

Tipuri de Contracte

1. Cantitativ-Valorice - in specificatie (detalierea contractului) se inregistreaza produsele/serviciile/mijloacele fixe care fac obiectul contractului, precizand pentru fiecare in parte pretul si cantitatea contractata.

Notă

In cazul in care este implementat fluxul ALOP (organizatii bugetare), ulterior inregistrarii contractului in sistem, cu ocazia fiecarei achizitii efective realizate in baza contractului, se vor inregistra comenzi furnizor (in care se vor prelua din referatele de necesitate, produsele/serviciile si cantitatile comandate), pentru fiecare linie de comanda se va realiza asocierea cu o linie din contract.

Daca nu este implementat fluxul ALOP, documentele de receptie se pot inregistra fie direct in baza contractului (preluand in documentul de receptie liniile din contract) fie se inregistreaza punctual in sistem comenzi de cumparare pentru care in specificatie se realizeaza asocierea cu linia de contract si receptie se inregistreaza in baza comenzii de cumparare.

In situatia in care pentru un contract este inregistrata in sistem cel putin o comanda de cumparare, pe tot parcursul derularii contractului, pentru inregistrarea receptiilor va fi necesara inregistrarea de comenzi de cumparare, receptiile nu se vor putea genera direct din contract.

2. Valorice - se inregistreaza atunci cand la incheierea contractului nu pot fi specificate in clar produsele care fac obiectul contractului si nici cantitatile exacte ce vor fi livrate, cunoscandu-se doar valoarea (exemplu acord cardu pentru intretinere si reparatii parc auto).

Ulterior, cu ocazia fiecarei achizitii realizate in baza contractului, se vor inregistra comenzi furnizor asociate contractului, in specificatia comenzilor se vor preciza in clar produsele/serviciile/imobilizarile achizitionate, cantitatea si pretul aferent (pentru organizatiile bugetare unde este implementat fluxul ALOP inregistrarea liniilor de comanda se va realiza prin preluarea din referatele de necesitate), liniie de comanda fiind asociate la linia de contract (valoric).

Inregistrare contract furnizor

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Contracte / Comenzi de Cumparare.

2. Apelati butonul Adauga pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Tip:

  1. Tip - se alege din lista valoarea Contract.

Contract:

  1. Nr. Contract - se completeaza numarul contractului;

  2. Data - se completeaza / selecteaza din calendar data contractului (implicit este propusa data curenta);

  3. Cumparator - se alege din lista de valori codul cumparatorului. Se valideaza in lista Cumparatori;

  4. Organizatie - se alege din lista de valori codul organizatiei de cumparare. Se valideaza in lista organizatii de cumparari;

  5. Tip Contract - se alege din lista de valori tipul contractului (contract, subsecvent);

  6. Resp. Contract - se alege din lista de valori codul persoanei / structurii care gestioneaza contractul;

  7. Portofoliu - se alege din lista de valori codul portofoliului din care face parte contractul;

  8. Titlu - se completeaza titlul contractului;

  9. Descriere - se completeaza descrierea contractului;

  10. Data inceput - se completeaza / alege din calendar data de la care incepe sa produca efecte contractul;

  11. Data sfarsit - se completeaza / alege din calendar data la care se termina contractul;

  12. Reinnoire - reprezinta necesitatea de reinnoire a contractului dupa expirarea acestuia, se alege din lista de valori DA/NU;

  13. Tip Furnizare - poate lua una din valorile: SERVICII, PRODUSE, IMOBILIZARI, CUSTODIE, in functie de obiectul contractului;

  14. Clasificare1 - se poate alege din lista de valori un criteriu de clasificare al contractului. Se valideaza in lista diverse CC1 (Clasificare Contracte 1);

  15. Clasificare2 - se poate alege din lista de valori un criteriu de clasificare al contractului. Se valideaza in lista diverse CC2 (Clasificare Contracte 2);

  16. Clasificare3 - se poate alege din lista de valori un criteriu de clasificare al contractului. Se valideaza in lista diverse CC3 (Clasificare Contracte 3);

  17. Solicitant - se alege din lista de valori codul solicitantului / structurii care solicita achizitia. Se valideaza in lista Solicitanti de Cumparari.

Furnizor:

  1. Furnizor - se alege din lista de valori codul furnizorului. Se valideaza in lista Parteneri;

  2. Plata Catre - Implicit se propune codul furnizorului. Daca plata se va face catre un alt partener diferit de furnizor, se alege din lista de valori partenerul respectiv. Se valideaza in lista Parteneri;

Detalii Facturare:

  1. C.I.F. - se alege codul de inregistrare fiscala al organizatiei ce urmeaza a fi folosit de furnizor pe facturile transmise pentru plata obiectelor comenzii;

  2. Banca - se alege din lista de valori unitatea bancara la care unitatea are deschis cont;

  3. Cont Banca - se alege din lista de valori contul IBAN.

Conditii Comerciale:

  1. Referinta Pret - poate lua una din valorile: COMANDA, LIVRARE, RECEPTIE, FACTURARE in functie de data la care se doreste a se face conversia din moneda cotatiei in moneda de plata, respectiv momentul la care se calculeaza valoarea ce va fi platita;

  2. Data cotatie - reprezinta data la care se face conversia in moneda de baza (RON), respectiv data la care se calculeaza pretul;

  3. Moneda Cotatie - moneda in care sunt calculate valorile din contract. Se valideaza in lista Monede;

  4. Moneda Plata - moneda in care va fi emisa factura de catre furnizor si se va efectua plata. Se valideaza in lista Monede;

  5. Lista Preturi - reprezinta codul listei de preturi folosite. In cazul in care se achizitioneaza periodic de la anumiti furnizori, iar acestia isi pastreaza o perioada preturile se formeaza un nomenclator de liste de preturi pentru a usura operarea. Poate fi lasat necompletat;

  6. Lista Dis. - codul listei de discount aplicat de furnizor. Se valideaza in Liste Discount. Poate fi lasat necompletat;

  7. % Discount - discountul in valoare procentuala. Poate fi lasat necompletat;

  8. TVA - codul TVA. Se valideaza in Taxe;

  9. Conditii Plata - conditii comerciale de efectuare a platii pentru furnizorul respectiv, conform contractului. Se valideaza in Conditii de Plata.

Expediere:

  1. Tara - tara in care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile. Poate fi lasat necompletat;

  2. Judet - judetul in care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile. Poate fi lasat necompletat;

  3. Localitate - localitatea in care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile. Poate fi lasat necompletat;

  4. Strada - strada pe care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile. Poate fi lasat necompletat;

  5. Nr - numarul strazii pe care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile. Poate fi lasat necompletat;

  6. Cod Postal - se completeaza codul postal aferent zonei in care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile. Poate fi lasat necompletat;

  7. Adresa Livr. - adresa la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile. Se completeaza manual de catre utilizator;

  8. Conditii livrare - se poate completa modul in care se face livrarea;

  9. Site Furnizor - adresa de la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile.

Receptie:

  1. Rec. Partiale:

  • DA - se selecteaza din lista de valori in cazul in care pe parcursul derularii contractului se vor realiza mai multe receptii (partiale);

  • NU - se selecteaza din lista de valori in cazul in care in baza contractului se va realiza o singura receptie integrala;

  1. Pret:

    • Fara TVA - pretul completat pe liniile de contract si folosit pentru calcule, este pretul fara TVA;

    • Cu TVA - pretul completat pe liniile de contract si folosit pentru calcule, este pretul cu TVA;

  2. Gestiunea - gestiunea in care se vor receptiona obiectele din contract.

Aprovizionare:

  1. Canal - codul compartimentului de aprovizionare. Se valideaza in lista de valori - Canale de aprovizionare;

  2. Divizie - codul diviziei prin care se efectueaza aprovizionarea. Se valideaza in lista de valori - Divizii;

  3. Agent - codul agentului de cumparare care se ocupa de comanda curenta. Se valideaza in lista de valori - Agenti;

  4. Proiect - codul proiectului. Se valideaza in lista de valori - Proiecte.

Transportator:

  1. Transportator - se alege codul furnizorului care asigura serviciile de transport (pentru situatiile in care transportul este realizat de catre alt partener decat cel care furnizeaza produsele care fac obiectul contractului). Se valideaza in lista de Parteneri;

  2. Plata Catre Transportator - se alege partenerul catre care se va face plata serviciilor de transport. Se valideaza in lista de Parteneri.

Procedura Achizitie:

  1. Procedura - procedura de achizitie folosita. Poate lua una din valorile: N/A, ACHIZITIE DIRECTA, PROCEDURA SIMPLIFICATA, LICITATIE DESCHISA sau NEGOCIERE;

  2. Mod desfasurare - modul de desfasurare al achizitiei. Poate lua una din valorile: OFFLINE sau ONLINE;

  3. Tip doc. - tipul de document ce sta la baza achizitiei. Poate lua una din valorile: N/A, CONTRACT, COMANDA sau CONTRACT SUBSECVENT;

Sectiunea SEAP:

  1. Nr. Comanda SEAP - se completeaza numarul comenzii din SEAP (atunci cand este cazul);

  2. Data Comanda SEAP - se completeaza / selecteaza din calendar data comenzii din SEAP.

3. Actionati butonul Salveaza pozitionat in partea dreapta jos a ecranului, pentru a salva in sistem informatiile despre contract.

Inregistrare specificatie contract

1. Pe tab Specificatie actionati butonul Adauga pentru a adauga pozitii in detalierea contractului si completati:

  1. Linie - numarul liniei din detalierea comenzii de cumparare. Se propune automat de sistem;

  2. Tip - poate lua una din valorile: A (ARTICOL), S (SERVICIU), I (IMOBILIZARI), V (VALORIC);

  • ARTICOL: obiectul achizitiei de pe linia respectiva de contract este un produs ;

  • SERVICIU: obiectul achizitiei de pe linia respectiva de contract este un serviciu;

  • IMOBILIZARI: obiectul achizitiei de pe linia respectiva de contract este un mijloc fix ( o imobilizare corporala sau necorporala);

  • VALORIC: se exprima valoarea, si se completeaza Den. Extinsa (descrierea), obiectul contractului poate reprezenta: un produs, serviciu, imobilizare sau combinat furnizare de produse/mijloace fixe si prestare de servicii, ce se vor incadra in valoarea specificata.

  1. Produs - Este corelat cu Tip, se selecteaza din lista de valori si dupa caz reprezinta: codul articolului, serviciului sau codul de clasificare pentru imobilizari. Se valideaza in nomenclatorul de articole, nomenclatorul de servicii, respectiv Coduri de Clasificare.

  2. UM - unitatea de masura in care este exprimata cantitatea de pe linia de contract (se propune automat de catre sistem in functie de unitatea de masura asociata articolului/serviciului in nomenclator, pentru Imobilizari se selecteaza din lista de valori unitatea de masura BUC).

  3. Q - cantitatea care poate fi comandata;

  4. Pret sau Pret cu TVA - se completeaza pretul de achizitie cu sau fara TVA;

  5. Valoare sau Valoare cu TVA - valoare neta / valoare cu TVA (se calculeaza de catre sistem, in functie de cum este exprimat pretul si reprezinta: cantitate contractata x pret / pret cu TVA);

Notă

Daca valoarea campului Pret din antet este FARA TVA, utilizatorul va completa in campul Pret, pretul fara tva, sistemul va calcula automat valoarea neta si valoarea cu tva. Daca valoarea campului Pret din antet este CU TVA, utilizatorul va completa in campul Pret cu TVA, pretul cu tva inclus, Valoare cu TVA cat si Valoarea Neta vor fi calculate automat de catre sistem.

Detaliere

Apelati butonul Detaliere - si completati restul campurilor pentru linia respectiva de contract:

  1. Zona - selectati din lista de valori zona de cost pe care se inregistreaza costurile cu achizitia care face obiectul contractului;

  2. Purtator - selectati din lista de valori purtatorul de cheltuiala pe care se inregistreaza costurile cu achizitia care face obiectul contractului;

  3. Comanda de lucru - comanda de lucru asociata purtatorului, se completeaza doar in cazul in care purtatorul are asociata metoda de cost pe comenzi.

Notă

Campurile: Zona, Purtator, Comanda de lucru - sunt afisate doar atunci cand Tip are valoare S (Serviciu).

Sectiunea Date Generale

Notă

Pentru completarea descrierii Detaliate, apasati Detaliere -> Den. Extinsa si completati denumirea in fereastra deschisa dupa care actionati butonul OK;

  1. Gestiune - gestiunea in care se va receptiona obiectul liniei de contract. Se propune implicit valoarea din antetul comenzii (daca este completata) dar o puteti modifica;

  2. Cod Cpv - codul CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat in Vocabularul comun al achizitiilor publice), se valideaza in lista de valori de la Nomenclator CPV;

  3. Depasire Admisa - introduceti cantitatea cu care poate fi depasita cantitatea prevazuta pe linia de contract la receptie in cazul in care sunt permise depasiri ale cantitatii contractate;

  4. Depasire Ramasa - campul este inactiv, se afiseaza cantitatea curenta cu care poate fi depasita la receptie cantitatea contractata (se calculeaza de catre sistem in functie de valoarea campului Depasire Admisa si de cantitatea receptionata pana in prezent);

  5. Data ceruta - reprezinta data la care se considera ca este necesar obiectul liniei de contract;

  6. Data promisa - reprezinta data la care furnizorul promite livrarea obiectului liniei de contract;

  7. Lista de preturi - codul listei de preturi. Campul se completeaza doar in cazul in care achizitia se face conform unor liste de pret, definite in sistem;

  8. Preturi Fixe - poate lua una din valorile:

  • NU - valoare propusa implicit (preturile nu sunt fixe);

  • DA - preturile sunt fixe.

  1. % Disc. - se completeaza valoarea procentuala a discountului, doar in cazul in care pentru linia respectiva de contract este acordat un discount;

  2. Cod TVA - se selecteaza din lista de valori codul de TVA corespunzator, se valideaza in nomenclatorul de Taxe;

  3. Articol Furnizor - codul sub care este inregistrat articolul in nomenclatorul furnizorului. Nu este obligatoriu de completat;

  4. Receptii Partiale - poate lua una din valorile:

  • NU - in cazul in care nu se vor realiza aprovizionari partiale;

  • DA - in cazul in care se vor realiza receptii partiale;

  1. Necesita inspectie:

  • DA - este obligatoriu sa se faca inspectie calitativa in momentul receptiei;

  • NU - nu este necesara inspectia calitativa.

  1. Termen Legal Anulare (zile) - Camp optional, se poate completa cu numarul de zile in care beneficiarul renunta la achizitionarea obiectului respectiv;

  2. Termen Legal Retur (zile) - Camp optional, se poate completa cu numarul de zile de la data receptiei, in care beneficiarul poate returna obiectul respectiv;

  3. Garantie Legala (luni) - Camp optional, se poate completa cu numarul de luni de garantie acordata de catre furnizor pentru obiectul respectiv.

2. Actionati butonul Salveaza pentru adaugarea liniei din specificatia(detalierea) contractului in baza de date.

Asocierea liniilor unei cereri de cumparare la o linie de contract

Atenționare

Asocierea liniilor de cerere de cumparare la liniile de contract se poate realiza doar in cazul organizatiilor care nu au implementat fluxul ALOP. In cazul organizatiilor care au implementat fluxul ALOP, liniile de cerere de cumparare se vor asocia la liniile de comenzi de cumparare (acestea putand fi asociate la o linie de contract daca este cazul).

1. Pe tab Specificatie apelati Actiuni -> Preluare Cereri in Linie.

In fereastra de selectie apar, in functie de tipul obiectului de pe linia de contract:

  • ARTICOL - toate liniile de cereri de cumparare de tip STANDARD aprobate cu codul articolului egal cu codul articolului de pe linia de contract pentru care Q. Neacoperita > 0;

  • IMOBILIZARE - toate liniile de cereri de cumparare de tip STANDARD aprobate cu codul de clasificare al imobilizarii egal cu codul de clasificare al imobilizarii de pe linia de contract pentru care Q. Neacoperita > 0;

  • SERVICIU - toate liniile de cereri de cumparare de tip STANDARD aprobate cu codul serviciului egal cu codul serviciului de pe linia de contract pentru care Q. Neacoperita > 0.

  1. Completati cantitatea pe coloana Q. Selectata pentru pozitiile pe care doriti sa le preluati in detalierea contractului si apelati butonul Preluare.

Notă

Butonul Selectie Toate bifeaza automat toate pozitiile din cerere, pe coloana Q. Selectata fiind propusa intreaga cantitate disponibila de pe coloana Q. Neacoperita.

Coloana Q. Neacoperita reprezinta cantitatea aprobata de pe o linie de cerere de cumparare care nu a fost comandata/preluata intr-o alta comanda sau contract (Q. Aprobata - Q. Comandata).

Butonul Anulare Selectie anuleaza selectia efectuata. Se completeaza pentru toate liniile din fereastra Q.Comandata cu 0.

2. Pe tab Specificatie apelati Actiuni -> Preluare Cereri Valorice in Linie.

In fereastra de selectie apar, in functie de tipul obiectului de pe linia de contract:

  • ARTICOL - toate liniile de cereri de cumparare de tip VALORIC aprobate cu codul articolului egal cu codul articolului de pe linia de contract si pentru care Valoare cu TVA > 0;

  • IMOBILIZARE - toate liniile de cereri de cumparare de tip VALORIC aprobate cu codul de clasificare al imobilizarii egal cu codul de clasificare al imobilizarii de pe linia de contract si pentru care Valoare cu TVA > 0;

  • SERVICIU - toate liniile de cereri de cumparare de tip VALORIC aprobate cu codul serviciului egal cu codul serviciului de pe linia de contract si pentru care Valoare cu TVA > 0.

  1. Completati Valoarea pentru pozitiile pe care doriti sa le preluati in detalierea contractului (in linie de contract) si apelati butonul Preluare.

Notă

Butonul Selectie Toate bifeaza automat toate pozitiile din cerere, pe coloana Val fiind propusa intreaga valoare disponibila.

Coloana Valoare reprezinta Valoarea fara TVA de pe o linie de cerere de tip VALORIC care nu a fost preluata intr-o alta comanda sau contract de cumparare.

Coloana Valoare cu TVA (Valoare Neacoperita) reprezinta Valoarea cu TVA de pe o linie de cerere de tip VALORIC care nu a fost preluata intr-o alta comanda sau contract de cumparare.

  1. Prin actionarea butonului Preluare se genereaza sau nu linii in programarea liniei de contract dupa urmatoarea regula:

  • Cumulat pe Data Ceruta - grupeaza liniile de cereri de cumparare in functie de data ceruta si se genereaza linii in programare cu cantitatile cumulate pe data ceruta. Cantitatea totala se adauga la cantitatea comandata in linia de contract;

  • Cumulat pe total la Data - creeaza o singura inregistrare in programare cu cantitatea totala si data ceruta egala cu valoarea introdusa in campul din ecran. Cantitatea totala se adauga la cantitatea comandata din linia de contract;

  • Pentru fiecare linie de cerere din fereastra de selectie se creeaza o inregistrare in distributia liniei de contract in care Q. Distributie = Q. Comandata din fereastra de selectie, iar valoarea fara TVA, TVA si valoarea cu TVA sunt corespunzatoare lui Q. Distributie.

Inregistrarea liniilor unui contract de cumparare prin preluare cereri de cumparare

Atenționare

Preluarea liniilor de cerere de cumparare in detalierea unui contract de cumparare se poate realiza doar in cazul organizatiilor care nu au implementat fluxul ALOP. In cazul organizatiilor care au implementat fluxul ALOP, liniile de cerere de cumparare se vor prelua in detaliarea comenzilor de cumparare (acestea putand fi asociate la o linie de contract daca este cazul).

1. Apelati Actiuni -> Preluare Cereri in Comanda.

In fereastra de selectie apar toate liniile de cereri de cumparare de tip STANDARD aprobate cu codul cumparatorului egal cu codul cumparatorului din antetul contractului de cumparare si pentru care Q. Neacoperita > 0.

  1. Completati cantitatea pe coloana Q. Selectata pentru pozitiile pe care doriti sa le preluati in detalierea contractului si apelati butonul Preluare.

Notă

Descrierea obiectului din linia de cerere de cumparare poate fi modificata cu ajutorul butonului Extensie.

Butonul Selectie Toate bifeaza automat toate pozitiile din cerere, pe coloana Q. Selectata fiind propusa intreaga cantitate disponibila de pe coloana Q. Neacoperita.

Coloana Q. Neacoperita reprezinta cantitatea aprobata de pe o linie de cerere care nu a fost comandata printr-o alta comanda sau contract de cumparare (Q. Aprobata - Q. Comandata).

Butonul Anulare Selectie anuleaza selectia efectuata. Se completeaza pentru toate liniile din fereastra Q.Comandata cu 0.

  1. Prin actionarea butonului Preluare se genereaza linii de contract dupa urmatoarea regula:

Daca check-box-ul Actualizare linii existente este bifat, atunci o linie din referatele selectate se va asocia la o linie existenta in contract daca are acelasi cod de articol, aceeasi unitate de masura, aceeasi descriere si acelasi pret daca check-box-ul Preluare Pret din Cerere este bifat.

In orice alta situatie se va crea o noua linie de contract cu informatiile din linia de referat.

Daca check-box-ul Actualizare Linii Existente nu este bifat, atunci se va crea o noua linie de contract cu informatiile din linia de referat.

Se genereaza linii in programarea liniei de contract in functie de varianta aleasa:

  • Cumulat pe Data Ceruta - grupeaza liniile de cereri de cumparare din care s-a format linia de contract in functie de data ceruta si se genereaza linii in programare cu cantitatile cumulate pe data ceruta. Cantitatea totala se adauga la cantitatea comandata din linia de contract.

  • Cumulat pe total la Data - creeaza o singura inregistrare in programare cu cantitatea totala si data ceruta egala cu valoarea introdusa in campul din ecran. Cantitatea totala se adauga la cantitatea comandata din linia de contract.

  • Pentru fiecare linie de cerere din fereastra de selectie se creeaza o inregistrare in distributia liniei de contract in care Q. Distributie = Q. Comandata din fereastra de selectie, iar valoarea fara TVA, TVA si valoarea cu TVA sunt corespunzatoare lui Q. Distributie.

  • Pentru fiecare linie de cerere din fereastra de selectie care a stat la baza generarii unei linii de contract se creeaza o inregistrare in distributia liniei de contract in care Q. Distributie = Q. Comandata din fereastra de selectie, iar valoarea fara TVA, TVA si valoarea cu TVA sunt corespunzatoare lui Q. Distributie.

Inregistrare Documente Garantie Buna Executie

1. Dati click pe tab-ul Garantie si completati informatiile privind constituirea garantiei de buna executie:

  1. Data Limita Constituire - se completeaza data limita pana la care trebuie constituita garantia;

  2. Val. Totala Garantie - se completeaza valoarea reprezentand garantia;

  3. Val Constituita Garantie - camp inactiv, se va afisa valoarea garantiei efectiv constituite (calculata de sistem in baza documentelor de constituire);

  4. Valoare Restituita Garantie - se completeaza valoarea din garantie restituita furnizorului;

  5. Valoarea Retinuta Garantie - se completeaza valoarea retinuta (din garantie) furnizorului pentru neindeplinirea obligatiilor contractuale sau din alte cauze conform practicilor contractuale.

2. Actionati butonul Salvare pentru a salva informatiile completate.

3. Actionati butonul Adauga icon_adf_Adaug si completati informatiile referitoare la documentul de constituire a garantiei ,respectiv:

  1. Tip Garantie - selectati din lista tipul de garantie, exemplu:virament bancar, scrisoare de garantie bancara ,etc. Se valideaza in Financial - Definitii Generale - Liste Diverse - Lista CTG;

  2. Nr. Document Garantare - se completeaza numarul documentului de constituire a garantiei;

  3. Data Document Garantare - se completeaza data documentului de constituire a garantiei;

  4. Data Expirare Instrument Garantare - se completeaza data pana la care beneficiarul poate solicita plata sumei garantate, in cazul in care obligatiile asumate nu sunt respectate.

  5. Banca - banca la care este constituita garantia;

  6. Cont Banca - contul bancar in care este depusa garantia;

  7. Valoare Garantie Depusa - valoarea garantiei constituite;

  8. Termen Restituire - numarul de zile in care garantia trebuie restituita (cu exceptia cazului in care beneficiarul nu solicita pana atunci retinerea garantiei);

  9. Observatii - completati eventualele observatii referitoare la documentul de constituire a garantiei;

  10. Stare - implicit se propune stare=ACTIV, se poate selecta stare=BLOCAT pentru documentele care din anumite motive nu mai sunt valabile.

4. Actionati butonul Salveaza pentru a salva in sistem informatiile privind documentul de constituire a garantiei.

Prelucrarea unui contract dupa inregistrarea in sistem

1. Actionati butonul Lansare pentru a initia operatiunea de lansare a contractului.

Aceasta semnifica faptul ca, contractul a fost introdus integral in sistem, nu mai sunt necesare modificari si se poate trece la urmatoarele faze ale fluxului de prelucrare.

In timpul operatiunii de lansare au loc verificari logice ale informatiilor din contract, iar sistemul emite mesaje prin care avertizeaza utilizatorul asupra eventualelor neconcordante. Operatiunea se finalizeaza cu succes daca nu sunt emise mesaje de eroare, iar starea contractului se modifica in LANSATA. Se apeleaza butonul Anulare Lansare pentru eventuale modificari, astfel incat starea se modifica in DESCHISA.

2. Actionati butonul Aprobare pentru a aproba contractul. Actiunea de aprobare a unui contract in sistem marcheaza faptul ca s-au finalizat actualizarile asupra contractului, acesta este inregistrat in sistem in forma sa finala.

Notă

Daca este implementat modulul Registratura CFP, dupa actiunea de lansare, inainte de a aproba contractul, se va realiza actiunea de transmitere a documentului in registrul CFP. Pentru a transmite contractul in registrul CFP apelati Actiuni -> CFP, selectati: Cod Referinta, Departament Emitent, Departament Primitor si apasati butonul OK. Pentru a consulta informatii privind statusul unui contract in Registrul CFP apelati:Actiuni -> Info CFP. Contractul va putea fi aprobat doar dupa ce in prealabil a fost transmis si aprobat in Registrul CFP.

Asociere documente la Contract Furnizor

1. Pentru asocierea diverselor documente la contract (exemplu:caiet sarcini, oferte furnizori, anexe, etc), apelati Actiuni -> Documente Asociate -> Incarcare

2. Actionati butonul Navigare si selectati de pe statia de lucru documentul pe care doriti sa-l incarcati, dupa care completati informatiile:

  1. Tip Document - selectati din lista de valori una din valorile:Contract, Oferta, Receptie, Factura, Ordin de Plata, Act Aditional, Alte Documente;

  2. Numar Document - numarul documentului pe care il incarcati (il puteti lasa necompletat in caz ca documentul nu are numar);

  3. Data Document - data documentului pe care il incarcati;

  4. Descriere - puteti completa o scurta descriere a documentului pe care il incarcati (se poate lasa necompletat).

3. Actionati butonul Salveaza pentru a incarca documentul in sistem.

Atenționare

Asocierea de documente la contract poate fi realizata doar in cazul in care este implementata solutia de Document Management.

Inregistrare Acte Aditionale la Contract

1. Dati click pe tab-ul Acte Aditionale, actionati butonul Adauga icon_adf_Adaug si completati informatiile referitoare la actul aditional:

  1. Nr. Act Aditional - completati numarul actului aditional;

  2. Data - completati data actului aditional;

  3. Val - introduceti valoarea actului aditional (daca acesta modifica valoarea contractului initial, altfel introduceti valoarea 0);

  4. Descriere - Completati o scurta descriere a actului aditional;

2. Actionati butonul Salveaza pentru a salva in sistem informatiile privind actul aditional.

Prelucrare Acte Aditionale la Contract

1. Actionati butonul Aprobare pentru a aproba actul aditional. In sistem actiunea de aprobare marcheaza faptul ca s-au finalizat actualizarile actului aditional si acesta se afla in forma finala.

Atenționare

Daca este implementat modulul de registratura CFP, inainte de a aproba actul aditional este necesar sa fie transmis in registrul CFP. Pentru a transmite actul aditional in registrul CFP apelati butonul CFP, selectati: Cod Referinta, Departament Emitent, Departament Primitor si apasati butonul OK. Pentru a consulta informatii privind statusul unui act aditional in Registrul CFP apelati butonul I. Actul aditional va putea fi aprobat doar dupa ce in prealabil a fost transmis si aprobat in Registrul CFP.

Notă

In situatia in care prin actul aditional sunt aduse modificari cantitativ-valorice / valorice la contract, dupa ce actul aditional a fost aprobat, se va redeschide contractul si se vor realiza modificarile necesare, impuse de actul aditional in specificatie (pe liniile de contract). Pentru redeschiderea contractului apelati butonul Redeschidere (de langa butonul Actiuni) dupa care actionati butonul Anulare Lansare (de langa butonul Actiuni). Dupa actualizarea liniilor de contract acesta se va aproba, reluand actiunea de lansare si aprobare.

2. Pentru asocierea de documente la actul aditional din sistem (exemplu: forma letrica a actului), se procedeaza astfel: actionati butonul DM, dupa care actionati butonul Navigare, selectati de pe statia de lucru documentul pe care doriti sa-l incarcati si completati informatiile:

  1. Tip Document - selectati din lista de valori una din valorile:Contract, Oferta, Receptie, Factura, Ordin de Plata, Act Aditional, Alte Documente;

  2. Numar Document - numarul documentului pe care il incarcati (il puteti lasa necompletat in caz ca documentul nu are numar);

  3. Data Document - data documentului pe care il incarcati;

  4. Descriere - optional, puteti completa o scurta descriere a documentului pe care il incarcati.

Atenționare

Asocierea de documente la actul aditional poate fi realizata doar in cazul in care este implementata solutia de Document Management.