Parteneri de Afaceri

1. Actualizare Grupe de Parteneri - conform documentatiei docserp.emsys.ro.

2. Actualizare Banci - conform documentatiei docserp.emsys.ro.

3. Actualizare Industrii - specifice organizatiilor care fac analiza P & L pe industrii. Se actualizeaza pe functia Financial->Definitii->Industrii.

Observatie: Adaugati conform definitiilor model.

Pentru alte industrii se actualizeaza prin copierea inregistrarilor existente.

4. Actualizare Regiuni - specifice organizatiilor care fac analiza situatiilor Furnizori si Clienti, pe Regiuni (Exemplu: Europa, Asia, Muntenia, Banat etc.).

Se actualizeaza pe functia Financial->Definitii Generale->Parteneri.

Actionati splitter-ul din marginea dreapta a ecranului si apasati Regiuni.

Observatie: Adaugati conform definitiilor model.

5. Actualizare Business Unit - conform documentatiei docserp.emsys.ro.

Pentru structuri cu mai multe Business Unit-uri studiati documentatia generala, la adresa docserp.emsys.ro sau apelati la suport.

Important: Verificati actualizarea Business Unit-ului.

6. Actualizare Conturi

  • Pentru a vizualiza conturile de furnizori, accesati Financial->Definitii->Plan de Conturi cu selectia Domenii = FU - Furnizori;

  • Pentru a vizualiza conturile de clienti, accesati Financial->Definitii->Plan de Conturi cu selectia Domenii = CL - Clienti.

7. Actualizare Perioade Fiscale - conform documentatiei docserp.emsys.ro.

Important: Verificati existenta perioadei anterioare implementarii.

8. Curs Valutar - conform documentatiei docserp.emsys.ro.

Important: Verificati existenta cursurilor valutare la 01 ianuarie si la sfarsitul lunii, anterioare lunii punerii in productie.

9. Fonduri - conform documentatiei docserp.emsys.ro.

10. Structura de Buget - conform documentatiei docserp.emsys.ro.

11. Incarcare Nomenclator Persoane Juridice

  1. Descarcati fisierul Parteneri_PJ.xlsx si completati datele pe structura existenta, conform instructiunilor, consultand sheet-urile Zone Tari, Judete Localitati, Monede, Swift, Conditii Plata, TVA, Regiuni Generice.

Important: Datele pot fi completate manual pe sheet-ul Parteneri PJ sau pot fi exportate din aplicatiile existente pe structura Parteneri PJ, cu adaptarea informatiilor din nomenclatoarele: Grupe de Parteneri, Banci Beneficiare, Industrii.

  1. Incarcati fisierul prelucrat pe functia Financial->Definitii->Parteneri:

  • accesati image11 si image12;

  • in fereastra deschisa apasati butonul image10;

  • alegeti fisierul Parteneri_PJ.xlsx, completat anterior cu date;

  • bifati optiunea Are Header pentru propunerea de mapare a coloanelor din fisier cu cele din baza de date;

  • apasati butonul image13.

  1. In cazul in care nu s-au raportat erori, rezultatul incarcarii trebuie sa aiba acelasi numar de inregistrari. Verificati prin export in xls (Actiuni -> Exporta).

  2. In cazul in care se raporteaza erori, corectati Parteneri_PJ.xlsx si reluati pasul 11. b.

12. Incarcare Nomenclator Persoane Fizice

  1. Descarcati fisierul Parteneri_PF.xlsx si completati datele pe structura existenta, conform instructiunilor, consultand sheet-urile Zone Tari, Judete Localitati, Monede, Conditii Plata, TVA.

Important: Datele pot fi completate manual pe sheet-ul Parteneri PF sau pot fi exportate din aplicatiile existente pe structura Parteneri PF, cu adaptarea informatiilor din Grupe de Parteneri.

  1. Incarcati fisierul prelucrat pe functia Financial->Definitii->Parteneri:

  • accesati image11 si image12;

  • in fereastra deschisa apasati butonul image10;

  • alegeti fisierul Parteneri_PF.xlsx, completat anterior cu date;

  • bifati optiunea Are Header pentru propunerea de mapare a coloanelor din fisier cu cele din baza de date;

  • apasati butonul image13.

  1. In cazul in care nu s-au raportat erori, rezultatul incarcarii trebuie sa aiba acelasi numar de inregistrari. Verificati prin export in xls (Actiuni -> Exporta).

  2. In cazul in care se raporteaza erori, corectati Parteneri_PF.xlsx si reluati pasul 12. b.

Notă

Dupa incarcarea Nomenclatorului de Parteneri se efectueaza procedura de Validare CUI, pentru verificarea corectitudinii datelor si incadrarea partenerilor in grupele fiscale, specifice declaratiei 394:

  • accesati functia Financial->Definitii->Parteneri;

  • apasati butonul image15 Validare CUI;

  • in fereastra deschisa bifati optiunea Parteneri = Toti si apasati butonul OK.

Dupa executia operatiei, verificati partenerii nevalidati:

  • apasati butonul image16 Filtrare;

  • in fereastra deschisa apasati image17;

  • alegeti campul CUI Validat (de la finalul listei);

  • completati criteriul de filtrare image18 si apasati butonul image19.

  • analizati si actualizati datele partenerilor respectivi si efectuati din nou procedura de validare, dar cu bifa Parteneri = Parteneri nevalidati.

13. Incarcare Solduri Furnizori

  1. Descarcati fisierul Sold_FU.xlsx si completati datele pe structura existenta, consultand sheet-ul Instructiuni;

Important: Datele pot fi completate manual pe sheet-ul Furnizori sau pot fi exportate din aplicatiile existente pe structura Furnizori, cu adaptarea informatiilor din: Planul de Conturi, Fonduri, Structura de Buget (Tip = Venit).

  1. Pozitionati-va pe perioada fiscala de start punere in productie;

  2. Accesati Financial -> Implementare Financial -> Declarare Activitate -> Declarare Facturi in Sold Furnizori;

  3. Alegeti, in campul Business Unit, un BU cu optiunea Ultim = Da si ulterior apasati butonul image9;

  4. Apasati butonul image1 Incarcare din fisier, ulterior Choose File si alegeti fisierul completat la pasul 13. a;

  5. Dupa selectarea fisierului, apasati butonul image2.

  6. In cazul in care nu s-au raportat erori, rezultatul incarcarii trebuie sa aiba acelasi numar de inregistrari. Verificati prin pozitionarea pe contul respectiv si export in xls (Actiuni -> Export in Excel).

  7. In cazul in care s-au raportat erori sau rezultatul incarcarii nu este corect:

  • analizati erorile afisate pe ecran;

  • corectati fisierul de incarcare;

  • reluati procedura de incarcare, cu bifa image14.

Observatie: Pentru structuri cu mai multe Business Unit-uri parcurgeti pasii de mai sus pentru fiecare Business Unit.

i.In zona de conturi (stanga-jos a ecranului), soldurile furnizorilor, Sold Furnizor (RON), se verifica cu soldurile conturilor cu domeniul FU, Sold Conturi (RON), incarcate la Solduri Conturi. Diferenta intre acestea trebuie sa fie 0 (zero).

  1. Verificati rezultatul incarcarii in rapoartele:

  • Financial -> Contabilitate Furnizori -> Balanta Sintetica Furnizori;

  • Financial -> Contabilitate Furnizori -> Balanta Analitica Furnizori;

  • Financial -> Contabilitate Furnizori -> Fisa Furnizor.

  1. Validati inregistrarile incarcate:

  • accesati Financial -> Implementare Financial -> Declarare Activitate -> Declarare Facturi in Sold Furnizori;

  • alegeti, in campul Business Unit, un BU cu optiunea Ultim = Da si ulterior apasati butonul image9;

  • apasati butonul image20 (Validare) din partea de mijloc a ecranului;

  • repetati actiunea de validare pentru toate conturile cu solduri incarcate.

14. Incarcare Solduri Clienti

  1. Descarcati fisierul Sold_CL.xlsx si completati datele pe structura existenta, consultand sheet-ul Instructiuni;

Important: Datele pot fi completate manual pe sheet-ul Clienti sau pot fi exportate din aplicatiile existente pe structura Clienti, cu adaptarea informatiilor din: Planul de Conturi, Fonduri, Structura de Buget (Tip = Venit).

  1. Pozitionati-va pe perioada fiscala de start punere in productie;

  2. Accesati Financial -> Implementare Financial -> Declarare Activitate -> Declarare Facturi in Sold Clienti;

  3. Alegeti, in campul Business Unit, un BU cu optiunea Ultim = Da si ulterior apasati butonul image9;

  4. Apasati butonul image1 Incarcare din fisier, ulterior Choose File si alegeti fisierul completat la pasul 13. a;

  5. Dupa selectarea fisierului, apasati butonul image2.

  6. In cazul in care nu s-au raportat erori, rezultatul incarcarii trebuie sa aiba acelasi numar de inregistrari. Verificati prin pozitionarea pe contul respectiv si export in xls (Actiuni -> Export in Excel).

  7. In cazul in care s-au raportat erori sau rezultatul incarcarii nu este corect:

  • analizati erorile afisate pe ecran;

  • corectati fisierul de incarcare;

  • reluati procedura de incarcare, cu bifa image14.

Observatie: Pentru structuri cu mai multe Business Unit-uri parcurgeti pasii de mai sus pentru fiecare Business Unit.

i.In zona de conturi (stanga-jos a ecranului), soldurile clientilor, Sold Client RON se verifica cu soldurile conturilor cu domeniul CL, Sold Conturi RON, incarcate la Solduri Conturi. Diferenta intre acestea trebuie sa fie 0 (zero).

  1. Verificati rezultatul incarcarii in rapoartele:

  • Financial -> Contabilitate Clienti -> Balanta Sintetica Clienti;

  • Financial -> Contabilitate Clienti -> Balanta Analitica Clienti;

  • Financial -> Contabilitate Clienti -> Fisa Client.

  1. Validati inregistrarile incarcate:

  • accesati Financial -> Implementare Financial -> Declarare Activitate -> Declarare Facturi in Sold Furnizori;

  • alegeti, in campul Business Unit un BU cu optiunea, Ultim = Da si ulterior apasati butonul image9;

  • apasati butonul image20 (Validare) din partea de mijloc a ecranului;

  • repetati actiunea de validare pentru toate conturile cu solduri incarcate.