Dispozitii de Livrare

Functiunea Dispozitii de Livrare permite utilizatorilor sa emita documente in baza carora se fac livrari de produse din gestiune sau livrari de servicii. Livrarile se fac pe baza pozitiilor din comanda client (livrari planificate) sau nu (livrari neplanificate) si preced facturarea. Livrarile neplanificate pot fi inregistrate fara comanda client. In acest caz, la introducerea dispozitiei de livrare, se solicita informatiile necesare pentru crearea unei comenzi client (numai informatiile generale). O astfel de comanda poate fi utilizata si pentru viitoare livrari neplanificate catre acelasi client.

Perechizite

  • Sa aveti definita cel putin o inregistrare in Personal livrare;

  • Utilizatorul care opereaza dispozitia de livrare sa aiba asociat tipul de document pentru aceasta Utilizatori Vanzare;

  • Drepturi de acces pe functie si registre de contabilitate unde vor fi generate inregistrarile contabile;

  • Sa fie definit cel putin un cod de document pentru dispozitia de livrare (de regula DL) in Financial -> Definitii -> Documente

Notă

  • Inainte de a emite o Dispozitie de Livrare, alegeti perioada fiscala in care va fi reflectat documentul in evidenta operationala si contabila;

  • Dispozitia de Livrare poate fi generata si din Comanda Client;

  • Numarul dispozitiei de livrare este generat automat incepand cu 1 in anul fiscal pe fiecare cod de document utilizat;

Procedura

1. Alegeti Logistics -> Vanzari si Distributie -> Operational ( Meniu superior) -> Dispozitii Livrare;

2. Pozitionati-va pe registrul de contabilitate, daca aveti mai multe in drepturi - Actionati butonul **Registru** (coltul dreapta sus);

3. Actionati butonul Adauga ( + in coltul dreapta-jos) sau selectati o inregistrare si actionati Copiaza pentru a prelua informatiile generale;

4. Introduceti/Modificati datele generale ale documentului in zona Informatii:

  • Informatii Clienti

    • Cod document: Codul documentului pentru inregistrarea in contabilitate. Se valideaza in Documente;

    • Data doc.: Data dispozitiei de livrare. Se initializeaza cu ziua curenta;

    • Data ef.: Data efectiva - apartine perioadei fiscale selectata si reprezinta data in care se inregistreaza in contabilitate;

    • Client: codul clientului. Se valideaza in Parteneri;

    • Comanda: numarul comenzii client. Se valideaza in Comenzi client;

    Notă

    Campul Comanda poate fi necompletat pentru livrari neplanificate, caz in care la salvarea documentului se afiseaza mesaj de eroare si se solicita informatii pentru crearea unei comenzi client:

    • Organizatie: codul organizatiei de vanzari. Se valideaza in Organizatii de vanzari;

    • Canal: codul canalului de distributie. Se valideaza in Canale de distributie;

    • Divizie: codul diviziei prin care se efectueaza livrarea. Se valideaza in Divizii;

    • Agent: codul agentului de vanzari care se ocupa de cererea curenta. Se valideaza in Agenti;

    • Proiect: codul proiectului asociat. Se valideaza in Proiecte;

    • Responsabil: codul responsabilului de vanzari care se va ocupa de comanda. Se valideaza in Responsabili Vanzari;

    • Conditii Plata: zile scadenta, procent penalizari, termen de gratie etc. Se valideaza in Conditii de Plata;

    Se actioneaza ok pentru a salva informatiile comenzii clienti.

    • Gest Exp.: gestiunea din care se livreaza produsele. Nu este obligatoriu, pentru servicii nu are relevanta. Completati gestiunea cand aveti livrari de articole neplanificate;

    • Gest Terti: nu este obligatoriu. Se utilizeaza pentru custodii si reprezinta gestiunea de terti in care se transfera produsele livrate si care vor fi returnate;

    • Ruta: nu este obligatoriu, decat atunci cand este implementata livrarea prin Agenti cu rute de vizitare. Se valideaza in Rute Vanzari;

    • Data si Ora livrarii: se initializeaza cu data si ora curenta cand se inregistreaza, modificati dupa caz;

    • Data facturarii: data pana la care trebuie emisa factura pentru produsele din dispozitia de livrare. Recomandam modificarea zilei curente pentru ca dispozitia de livrare sa fie vizibila cand se factureaza;

  • Conditii Comerciale

    • Moneda: este initializata cu moneda de plata din comanda client;

    • Lista Pret: Lista de preturi folosita pentru stabilirea pretului de livrare fara TVA. Se completeaza cand se doreste preluarea pretului de vanzare din lista pentru produsele si serviciile din specificatie. Se valideaza in Liste preturi vanzare;

  • Alte informatii

    • Cine livreaza: numele persoanei care face livrarea. Se valideaza in Personal livrare;

    Notă

    Campurile din Alte informatii, exceptie Cine livreaza nu sunt obligatorii. In cazul in care este necesar a fi afisate pe Dispozitia de Livrare listata, facem precizarea ca Delegatul se poate prelua dintr-o lista memorata din dispozitii de livrare introduse anterior. Pentru un Delegat care nu exista in lista memorata, completati campurile Delegat, Serie BI/CI, Nr. BI/CI, CNP. Acesta se inregistreaza in document si va fi disponibil in viitor.

5. Salvati inregistrarea;

Notă

Dupa salvarea inregistrarii, se genereaza numarul unic de tranzactie al documentului. Numarul de tranzactie, afisat in zona Informatii Client - campul Tr., recunoscut oriunde participa documentul, in factura, in inregistrarea contabila.

Starea inregistrarii are valoarea Deschisa. Etapele de procesare (Aprobat, Validat, Inclus in factura) au valoarea NU.

6. Completati pe rand fiecare linie de specificatie:

  • Pozitie: numarul pozitiei de dispozitie de livrare; se incrementeaza automat de sistem incepand cu 1;

  • In zona dreapta Detaliu schimbati valorile implicite, daca este cazul:

    • Tip Livrare:

      • FACTURABIL: produsul sau serviciul de pe pozitie este facturabil, se va plati de catre client;

      • NEFACTURABIL: produsul sau serviciul de pe pozitie este nefacturabil;

      • RETURNABIL: produsul este facturabil, se va plati de catre client, dar se va returna furnizorului cu factura;

    • Tip Planificare:

      • PLANIFICAT: livrarea se face in baza unei linii a comenzii specificate pe antet;

      • NEPLANIFICAT: livrarea nu se face in baza unei linii de comanda;

  • Linie: campul este activ pentru Tip Planificare = PLANIFICAT; introduceti una din liniile comenzii de pe antet;

  • Tip: «A» - Articol din stoc, «S» - Serviciu. Campul este activ pentru Tip Planificare = NEPLANIFICAT; pentru Tip Planificare = PLANIFICAT valoarea se preia din linia de comanda;

  • Produs: campul este activ pentru Tip Planificare = NEPLANIFICAT; pentru Tip Planificare = PLANIFICAT valoarea se preia din linia de comanda;

    • Daca Tip = A completati in camp codul articolului. Se valideaza in nomenclatorul de articole;

    • Daca Tip = S completati codul serviciului. Se valideaza in nomenclatorul de servicii.

  • Extensie: In zona drepta Detaliu deschideti editorul (accesand …) si completati o descriere a articolului/serviciului, daca este cazul, text care va fi afisat in dispozitia de livrare si in factura emisa. Altfel in documente va fi afisata denumirea articolului/serviciului din nomenclator;

    Notă

    Extensia denumirii articolului/serviciului nu este accesibila pentru completare, daca inregistrarea din nomenclatorul de de articole si servicii are valoarea campului Accepta Denumire Extinsa (la finalul sectiunii Definire) cu valoarea NU.

    In cazul livrarilor Planificate, extensia se preia din linia de comanda;

  • UM: unitatea de masura in care se face vanzarea. Pentru Tip Planificare = Planificat se preia din linia de comanda. Pentru Tip Planificare = Neplanificat se initializeaza cu unitatea de masura din stoc pentru articol si din nomenclator pentru serviciu. Daca unitatea de masura este alta decat cea de stoc, in nomenclatorul de unitati de masura trebuie sa fie definite transformari;

  • Q: Cantitatea dispusa pentru livrare exprimata in UM de vanzare;

    Notă

    In cazul in care livrarea se face cu alta unitate de masura decat unitatea de masura a articolului de stoc, puteti regla cantitatea iesita din stoc, in zona Detalii, campul Q dispusa (UM stoc);

  • Pret: pretul de livrare fara TVA pentru obiectul de pe pozitia din document. Pentru Tip Planificare = PLANIFICAT se preia din linia de comanda;

  • % Disc.: procentul de discount aplicat pretului pentru obiectul de pe pozitia din document. Pentru Tip Planificare = PLANIFICAT se preia din linia de comanda;

  • TVA: codul de TVA corespunzator obiectului de pe pozitia din document. Se valideaza in Taxe;

  • La livrare neplanificata, in zona Detaliu puteti completa:

    • Lista Preturi: lista pret in care articolul/servciul exista, altfel se introduce pretul. Lista de preturi este obligatorie cand variabila de Setare VZCULP are valoarea «DA». Cand varibila are valoarea «XX» se lucreaza atat cu lista de pret, cat si cu pret declarat. Se valideaza in Liste preturi vanzare;

    • Cod bare: pentru articole gestionabile, daca se lucreaza cu aceasta facilitate;

    • Zona / Purtatorul: in cazul serviciilor si reprezinta obiectul de cost unde se va inregistra venitul;

Notă

Meniul actiuni din zona Specificatie are urmatoarele facilitati pentru linia pe care sunteti pozitionati:

  • Info - afisare valori dupa aprobarea documentului;

  • Listare stoc - afiseaza stocul disponibil pentru articolul din linie;

  • Detaliere loturi - afiseaza loturile de iesire din stoc ale articolului din linie;

7. Actionati butonul Aprobare langa Actiuni din zona Informatii;

In zona Informatii, campul Aprobat ia valoarea DA, in zona Specificatie - Detalii la articole, s-a completat cantitatea iesita din stoc in campul Q dispusa (UM stoc) si cantitatea eliberata in unitatea de masura a livrarii Q eliberata (UM doc.);

Pe fiecare pozitie din specificatie, in cazul articolelor gestionabile se aloca loturile de stoc.

Pentru modificarea distributiei cantitatilor iesite pe loturile de stocului, procedati astfel:

a. Pozitionati-va pe linia cu articol si accesati Actiuni -> Detaliere loturi;

b. Bifati Sel si completati cantitatile pe fiecare lot din care doriti sa se faca iesirea, astfel incat suma cantitatilor sa fie egala cu cantitatea livrata;

c. Accesati ok in coltul dreapta-jos;

Dispozitia de livrare nu poate fi actualizata sau anulata, decat prin actiunea reversibila: actionati butonul Redeschidere. Documentul poate fi modificat sau anulat.

8. Actionati butonul Validare langa Actiuni din zona Informatii;

Notă

Setari contabile necesare pentru generarea propunerii de contare se aplica numai pentru articole.

Pentru definirea monografiilor contabile accesati Logistics -> Vanzari & Retail -> Setari (buton din coltul stanga-jos) -> Setari Contabile (din meniul afisat).

Definiti monografii contabile.

In zona Informatii, campul Validat ia valoarea DA. Pentru pozitiile cu vanzare articole se genereaza propunerea de contare in registrul de contabilitate selectat. Butonul Validare este disponibil si dupa validare, actionarea acestuia face posibila generarea din nou a propunerii de contare. Dispozitia de livrare validata nu este reversibila, nu mai poate fi adusa in stare Deschisa si nu poate fi anulata. Anularea dispozitiei de livrare, total sau partial, se poate face numai prin adaugarea unei dispozitii de livrare cu valori si cantitati negative. Adaugarea unei dispozitii de livrare de stornare se poate face si automat, accesand din Meniul Actiuni -> Stornare

9. Actionati Listare din meniul Actiuni.

10. Generare Aviz de insotire Marfa din Dispozitia de Livrare

In cazul in care expederea marfurilor/produselor necesita document insotitor cu regim special, din Dispozitia de Livrare se genereaza Avizul:

a. Selectati optiunea Expediere din meniul Actiuni;

b. Completati datele avizului de insotire marfuri:

  • Registru: selectati daca este cazul registrul unde se va genera propunerea de contare;

  • Zona Facturare: alegeti zona avize Zona de facturare

  • Seria: alegeti Seria avizului

  • Data: data avizului. Se propune cu ziua curenta;

c. Actionati butonul ok. In Informatii pe Dispozitia de Livrare, se actualizeazeaza Inclus cu valoarea DA.

d. Veti fi pozitionat in functia Avize Insotire Marfa / Facturi de Intocmit pe documentul generat. Pentru procesarea documentului, consultati Avize de insotire marfa

11. Facturarea dispozitiei de livrare se poate face, fie accesand functia Facturi din panoul Vanzari si Distributie, fie generare factura din dispozitia de livrare pe care sunteti pozitionat. A doua modalitate permite optimizarea procesului de facturare de la nivelul dispozitiei de livrare.

Notă

In nomenclatorul Parteneri, in zona Coduri fiscale trebuie sa aveti completata Banca si IBAN cont client.

a. Selectati optiunea Facturare din meniul Actiuni;

b. Completati datele facturii:

  • Registru: selectati daca este cazul registrul unde se va genera propunerea de contare pentru factura emisa;

  • Zona Facturare: alegeti Zona de facturare

  • Seria: alegeti Seria facturii

  • Data: data facturii. Se propune cu ziua curenta;

Notă

Numarul facturii se propune urmatorul numar liber din seria selectata. In cazul in care ati pastrat un numar anterior liber si doriti sa-l alocati facturii pe care o emiteti:

  • Selectati butonul Activare/Inactivare numar document de langa campul Nr.;

  • Completati numarul facturii;

  • Revenirea catre alocarea in ordine a numerelor se face prin actionarea butonului Activare/Inactivare numar document, caz in care campul Nr. nu mai este activ;

c. Actionati butonul ok. In Informatii pe Dispozitia de Livrare, se actualizeazeaza Inclus cu valoarea DA.

d. Veti fi pozitionat in functia Facturi pe factura emisa. Pentru procesarea documentului, consultati Facturi

12. Anulare Dispozitie de Livrare: Actionati butonul Anulare langa Actiuni din zona Informatii;

Anularea dispozitiei de livrare se poate face cand Starea documentului este Deschis. Starea Dispozitiei de livrare va lua valoarea Anulat. Dispozitia de livrare nu este disponibila pentru Expeditie (includere in Aviz de expeditie) sau facturare (includere in factura). Cantitatea anulata este disponibila pentru alta livrare, in cazul livrarii planificate. Operatia de Anulare este reversibila: Actionati butonul Activare langa Actiuni din zona Informatii;

Notă

Dispozitia de livrare cu stare Deschisa poate fi stearsa. In acest caz in lista dispozitiilor de livrare, nu veti mai avea numere consecutive. Spre deosebire de Stergere, se pastreaza cronologia numerelor dispozitiilor de livrare inregistrate.

13. Stornarea Dispozitiei de Livrare se poate face prin inregistrarea unei dispozitii de livrare cu semnul minus pe cantitatile din specificatie sau prin generarea dintr-o dispozitie de livrare.

Procedura stornare prin generare din dispozitia de livrare

Notă

Dispozitia de livrare de stornare prin generare poate fi inregistrata in aceeasi perioada cu dispozitia de livrare initiala sau in alta perioada, caz in care pozitionati pe perioada fiscala in care doriti sa fie inregistrat documentul de storno. Stornarea in alta perioada se poate face numai daca aveti cel putin o dispozitie de livrare validata in acea perioada. Stornarea in aceeasi perioada se realizeaza prin pozitionarea pe dispozitia de livrare initiala.

a. Selectati optiunea Stornare din meniul Actiuni;

b. Selectati:

Da - Stornarea documentului curent;

Nu - Stornarea altui document dintr-o perioada anterioara. In acest caz, in lista declaratiilor de livrare, pozitionati-va pe documentul dorit;

c. In lista pozitiilor afisate selectati pozitiile si cantitatile ce se doresc stornate;

d. Actionati butonul Generare (coltul dreapta jos);

e. Sunteti pozitionati pe Dispozitia de livrare de stornare generata. Continuati cu Aprobare, Validare, eventual Facturare.

Alte Facilitati pentru Dispozitii de Livrare Alaturi de facilitatile rapide de generare avize de expeditie, facturi, dispozitii de livrare de stornare, in Meniul Actiuni se gasesc optiunile:

  • Notes - puteti memora informatii suplimentare;

  • Ev. Actiuni - prezinta actiunile fiecarui utilizator cu documentul, numarul de tranzactie, data si ora cand s-a realizat;

  • Info - prezinta date despre dispozitia de livrare si documentele asociate cu dispozitia de livrare: avize, facturi, dispozitii de livrare de stornare;

  • Situatie cmd. - raport care prezinta pe fiecare pozitie din comanda asociata dispozitiei de livrare, stadiul acestora: cantitati livrate, facturate, retururi, renuntari, ramas de livrat;

  • Comanda - acceseaza comanda asociata dispozitiei de livrare;

  • Etichete produse - listeaza etichete cu coduri de bare asociate produselor livrate (daca a fost implementata procedura).