Verificarea si validarea fisierelor din sectiunea MasterFiles

  1. Fisierul GeneralLedgerAccount.xml

Conturi Contabile Registru Jurnal: Informatiile sunt corelate cu planul de conturi SAFT (conform asocierii realizate intre conturile din planul de conturi din EMSYS si planul de conturi SAFT - in baza fisierului Conturi.xls).

Pentru fiecare cont contabil din EMSYS in fisier sunt completate urmatoarele informatii: AccountID (Simbolul contului analitic), AccountDescription (Descrierea Contului), AccountType (Activ/Pasiv/Bifunctional), SoldDebitor sau SoldCreditor la inceputul perioadei selectate pe interfata (dupa caz), SoldDebitor sau SoldCreditor (dupa caz) la sfarsitul perioadei completate pe interfata.

Valorile din tag-ul Account (pentru fiecare cont in parte) se pot verifica cu valorile din Balanta Conturilor (pe aceeasi perioada cu cea selectata pe interfata la generare) - cu selectie pe SI (sold la inceputul perioadei) si SF (sold final).

Notă

In cazul clientilor care utilizeaza modulul EMSYS Utilitati in GeneralLedgerAccount.xml sunt preluate in plus si soldurile (conturi clienti) din Balanta Emsys Utilitati.

Fisierul GeneralLedgerAccount.xml se valideaza independent (se extrage din arhiva exportD406.zip) si se valideaza cu soft-ul de la ANAF (DUKIntegrator). Pentru mai multe informatii tehnice privind structura fisierului GeneralLedgerAccount.xml sau a celorlalte fisiere, se poate consulta sheet-ul 2. MasterFiles (din fisierul 20211227_SAF-T_Romania_SchemaDefinitionCodes_v4.1.6.xlsx furnizat de ANAF).

  1. Fisierele Customer.xml si Suppliers.xml.

  • Customer.xml - contine informatii referitoare la partenerii de tip client care prezinta sold in perioada selectata pe interfata.

  • Suppliers.xml - contine informatii referitoare la partenerii de tip furnizor care prezinta sold in perioada selectata pe interfata.

Informatiile din cele doua fisiere se pot verifica prin consultarea fisierului Incarcare_Parteneri.html (din arhiva exportD406.zip) in care sunt afisati toti partenerii (clienti si furnizori) care prezinta sold in perioada.

Notă

Pentru clientii care utilizeaza modulul EMSYS Utilitati informatiile privind clientii din acest modul se regasesc in fisierul Incarcare_ParteneriUtil.html care are o structura similara cu fisierul Incarcare_Parteneri.html. Informatiile din fisierul Incarcare_ParteneriUtil.html trebuiesc verificate in modulul EMSYS Utilitati.

In fisierul Incarcare_Parteneri.htm regasim urmatoarele informatii:

  • Cod partener : codul partenerului din EMSYS;

  • Nume partener: numele partenerului din EMSYS;

  • Tip Partener: Client sau Furnizor in functie de domeniul contului/conturilor pe care prezinta sold;

  • Cod SAFT: Fiecarui partener i se aloca un cod in baza regulilor de codificare (prezentate mai jos) stabilite de SAFT;

  • Cont Contabil: Simbolul contului contabil din EMSYS la nivelul caruia partenerul prezinta sold;

Notă

Un partener poate fi afisat in fisier de mai multe ori, in functie de conturile contabile pe care prezinta sold.

  • SI DB: soldul initial debitor;

  • SF DB: soldul final debitor;

  • SI CR: soldul initial creditor;

  • SF CR: soldul final creditor.

Cod-ul SAFT este generat automat de catre sistem la generarea D406, coreland data de inceput a inregistrarii partenerilor in aplicatia EMSYS cu perioada de raportare. Algoritmul dupa care se completeaza aceste coduri este:

  • 00 urmat de CUI - unde tipul este 00, iar CUI este codul unic de identificare - pentru operatorii economici înregistrați în România. Codul este un număr intreg zecimal, cu 1 până la 9 cifre. Exemplu: 004221306 - pentru Ministerul Finantelor Publice (se incadreaza aici partenerii cu ultima grupa fiscala C1 sau C2).

Atenționare

Nu se trece și atributul fiscal RO pentru plătitorii de TVA.

  • 01 urmat de codul de țară (conform ISO 3166-1 - 2 litere) și de codul unic de identificare pentru TVA din statul membru respectiv - pentru operatorii economici din statele membre ale UE, mai puțin România, verificate conform sistemului VIES (VAT Information Exchange System). Exemplu: 01GR123456789 sau 01HU12345678 (se incadreaza aici partenerii cu ultima grupa fiscala E).

Atenționare

Pentru a se aloca codul SAF-T corespunzator, tara asociata partenerului trebuie sa aiba completat in functia Arii Geografice campul Cod ISO-2.

  • 02 urmat de codul de țară și de codul unic de identificare din statul respectiv, care nu este nici România, nici stat membru UE - pentru operatorii economici din alte state care nu sunt România sau membre UE. Exemplu: 02TK123005284 (se incadreaza aici partenerii cu ultima grupa fiscala F).

Atenționare

Pentru a se aloca codul SAF-T corespunzator, tara asociata partenerului trebuie sa aiba completat in functia Arii Geografice campul Cod ISO-2.

  • 03 urmat de CNP pentru persoane fizice cetățeni români sau 03 urmat de codul unic personal pentru persoane fizice rezidente în România (același format cu CNP-ul, dar la care prima cifra este 7 sau 8) (se incadreaza aici partenerii persoane fizice cu ultima grupa fiscala D).

  • 04 urmat de cod client/partener asociat în mod unic de către operatorul economic, pentru persoane fizice care nu își declară CNP-ul pe tranzacții (exemplu: comerț online). (04+codul de partener din nomenclatorul EMSYS).

Soldurile prezentate in fisierul Incarcare_Parteneri.html, respectiv in Suppliers.xml si Customers.xml se pot verifica utilizand rapoartele specifice din EMSYS: Balanta Furnizori, Balanta Clienti etc.

Atenționare

Cele doua fisiere (Suppliers.xml si Customers.xml) se valideaza independent utilizand soft-ul ANAF (DUKIntegrator). Inainte de validarea acestora, trebuie consultata lista Lista_Mesaje_Incarcare_Parteneri.html (din arhiva exportD406.zip) sa nu contina erori.

Notă

Clientii care utilizeaza modulul EMSYS Utilitati trebuie sa consulte si erorile din lista Lista_Mesaje_Incarcare_ParteneriUtil.html. Eventualele erori din acest fisier trebuiesc corectate in modulul EMSYS Utilitati. Totodata se genereaza si fisierul Facturi-ContVE-null, care contine serviciile care se exporta in contabilitate dar nu au completat contul de venit in configurator, ele transferandu-se in contabilitate pe regula generala.

La generare D406 EMSYS, sunt verificati toti partenerii din sistem care au activitate in perioada. In fisierele Suppliers.xml si Customers.xml vor fi afisati doar partenerii care prezinta sold initial sau sold final la perioada de raportare.

In cazul in care sunt erori, mai intai trebuiesc corectate in EMSYS dupa care se genereaza din nou D406.

Exemplu de posibile erori:

  • Partenerul … nu poate fi prelucrat. Completati tara. - Pentru acest tip de eroare, trebuie intrat in EMSYS pe nomenclatorul de parteneri (pe partenerul din eroare) si completata tara.

  • Partenerul … fiind persoana juridica nu are codul fiscal completat. - Pentru acest tip de eroare, trebuie intrat in EMSYS pe nomenclatorul de parteneri (pe partenerul din eroare) si completat codul fiscal.

  • Partenerul… nu este incadrat in nicio grupa fiscala. - Pentru acest tip de eroare, trebuie intrat in EMSYS pe functia Configurari Taxe TVA -> Configurari D394, facuta filtrare dupa partenerul la care avem acest tip de eroare si adaugat in grupa fiscala corespunzatoare.

  1. Fisierul TaxTable.xml - cuprinde informatii referitoare la codurile de tva utilizate in EMSYS si asocierea acestora cu codurile SAFT (asociere realizata in baza fisierului de configurare Taxe.xls).

Atenționare

Fisierul se valideaza independent utilizand soft-ul furnizat de ANAF (DUKIntegrator). Inainte de validare trebuie consultata lista Lista_Mesaje_Taxe.html (din arhiva exportD406.zip) sa nu contina erori.

Exemplu de posibile erori:

  • Toate coloanele din fisierul Taxe.xlsx trebuie completate! - Trebuie sa va asigurati ca, inainte de a genera D406 in nomenclatorul de asociere Taxe.xls, au fost completate asocieri pentru toate taxele (cu stare=Activ) din nomenclatorul din EMSYS. De asemenea, in fisierul Taxe.xls sunt completate informatii pe toate coloanele.

  • Codul de taxa nu a fost asociat nici unei taxe SAFT. - Pentru corectie se adauga codul in cauza in fisierul de configurare/asociere Taxe.xls (se descarca fisierul existent) si i se asociaza in fisier codul SAFT corespunzator. Dupa completarea nomenclatorului Taxe.xls (cu codurile lipsa) se incarca in EMSYS arhiva cu cele 4 nomenclatoare si se genereaza din nou declaratia.

  • Codul de taxa este asociat mai multor taxe SAFT. - Aceasta eroare apare in cazul in care un cod de taxa din EMSYS este asociat pe mai multe coduri SAFT in cadrul aceluiasi tip de operatiune (achizitie/livrare). Daca acelasi cod este asociat la un singur cod SAFT pentru livrari si un singur cod SAFT pentru achizitii, este in regula.

Pentru corectia erorii, se descarca arhiva existenta (cu nomenclatoarele de asociere) si in fisierul Taxe.xls pentru codul/codurile in cauza se pastreaza o singura asociere cu cod taxa SAFT (in cadrul aceluiasi tip de operatiune).

Exemplu: Daca codul 19 din EMSYS este asociat la un cod SAFT pentru achizitii deductibile 100% si este asociat si la un cod SAFT pentru achizitii deductibile 50%, trebuie pastrata o singura asociere, iar pentru cealalta operatiune definit cod separat in EMSYS si asociat la codul SAFT corespunzator.

Dupa corectie, se incarca din nou arhiva cu nomenclatoare (daca asupra celorlalte nomenclatoare nu s-a intervenit se vor incarca asa cum au fost descarcate, versiunea existenta - fara actualizari).

Se genereaza din nou D406.

  1. Fisierul UOMTable.xml - cuprinde informatii referitoare la codurile de unitati de masura din nomenclatorul EMSYS si asocierea acestora cu codurile din nomenclatorul SAFT.

Atenționare

Fisierul se valideaza independent utilizand soft-ul furnizat de ANAF (DUKIntegrator). Inainte de validarea fisierului, consultati lista Lista_Mesaje_Um.html sa nu contina erori.

Exemplu de posibile erori:

  • Codul de UM este asociat pe mai multe coduri UM SAFT. - Pentru corectie se descarca arhiva existenta (cu nomenclatoarele de asociere/configurare) si se actualizeaza nomenclatorul UM.xls (in fisierul de corespodenta un cod de UM din EMSYS trebuie sa fie asociat la un singur cod de UM SAFT). Dupa actualizarea fisierului UM.xls se incarca arhiva cu fisierele de asociere si se genereaza din nou D406.

  • Codul de unitate de masura … nu exista. - Inseamna ca in fisierul de mapare UM.xls s-a completat un cod de unitate de masura ce nu este definit in EMSYS. Se descarca arhiva cu fisierele de asociere, se actualizeaza fisierul UM.xls si se incarca din nou arhiva (cu corectiile aferente). Se reia generarea D406.

  • Codul de UM nu a fost asociat niciunui cod UM SAFT. - Se actualizeaza fisierul de asociere UM.xls cu codul/codurile in cauza (pentru care nu exista asocieri definite), se incarca arhiva cu nomenclatoarele in sistem si se reia generarea D406.

  1. Fisierul AnalysisTypeTable.xml - contine informatii despre centrele de cost din EMSYS (cate un tag AnalysisTypeEntry pentru fiecare pereche zona-purtator).

Informatiile din fisier se pot verifica consultand centrele de cost definite in EMSYS la nivelul BU pe care se raporteaza.

Fisierul se valideaza independent cu soft-ul furnizat de ANAF (DUKIntegrator).

  1. Fisierul Products.xml - cuprinde informatii despre produsele (articolele din nomenclatorul EMSYS) asociate la coduri de produs din nomenclatorul SAFT (in baza asocierilor definite anterior in fisierul de configurare Produse.xls).

Asocierile se completeaza in nomenclatorul de configurare Produse.xls doar pentru acele articole din EMSYS care sunt supuse tarifului vamal (import/export).

Daca nu sunt asocieri definite, fisierul Products.xml va contine informatii doar in tag-ul header, restul tag-urilor fiind goale.

Validarea fisierului se face independent, utilizand soft-ul furnizat de ANAF (DUKIntegrator).