Flux introducere tranzactii

Pentru introducerea informatiilor in sistem este necesar ca fiecare utilizator sa aiba drepturi de acces la nivelul fiecarei functiuni si la nivelul unuia sau mai multor registre de contabilitate, definite in functie de complexitatea organizatiei. Registrele de contabilitate utilizate vor fi de tip OD (operatii diverse). Pentru organizatiile mici poate fi definit un singur registru pentru toate tipurile de oparatiuni sau cate un tip pentru fiecare tip: intrari, iesire, eventual transferuri. Pentu organizatiile mari, in raport cu modul de organizare al activitatii pot fi definite registre chiar la nivel de utilizator. Numarul de registre si acordarea drepturilor la nivel de utilizator, se face in urma analizei fluxului informational din fiecare organizatie.

  1. Selectati perioada fiscala: actionati tasta F6.

  2. Definiti registre de contabiliate.

    Alegeti: Financial → Definitii → Registre de Contabilitate

  3. Acordati fiecarui utilizator drepturi de acces la nivelul fiecarei functii pe care o va apela si la nivelul registrului.

    Dreptul de acces al unui utilizator la o functie poate fi:

    • general – determina accesul utilizatorului la datele pe care le proceseaza prin intermediul functiei. Se acorda optional una din posibilitatile: adaugare, modificare, stergere, validare, fara acces, vizualizare. Se poate aloca la un nod de functii, caz in care proprietatea este mostenita de toate functiile subordonate nodului sau la o functie frunza. Dreptul general asociat la o functie frunza are prioritate.

    • specific – determina accesul utilizatorilor la actualizarea si/sau vizualizarea datelor unui domeniu specific abordat de anumite functii: Registru, Buget, Indicator, Jurnal de bord, Grupa produs. Dreptul specific se acorda numai pe functie frunza prin specificarea multimii registrelor de contabilitate, bugetelor, indicatorilor, jurnalelor de bord, grupelor de produs la care are acces utilizatorul. Acordarea dreptului de acces la toate segmentele de date se face printr-o inregistrare care nu specifica o valoare concreta.

    Alegeti: Administrator → Drepturi de acces → Utilizatori

    1. Pozitionati pe utilizatorul caruia i se acorda drepturi, alegeti tab-ul Utilizatori (stanga-jos) si actionati butonul Modificare Drepturi Functii.

    2. Adaugati functia si bifati tipul de acces, avand in vedere tipurile de drepturi pe care le va avea utilizatorul: Vizualizare,Adaugare, Modifiare, Stergere, Validare. Persoanelor care vor avea drept de validare si contare li se vor seta valoarea DA in campurile Tip Validare si Tip Contare. Pentru mai multe detalii consultati Procedura Actualizare Utilizatori.

    3. Selectati functia pe care doriti sa acordati, Apasati buton Adaug pe Drepturi specifice utilizatorului si completati registrul la care are acees. In cazul in care pentru o functie se acorda drepturi pe mai multe registre se va adauga cate o linie (un drept) pentru fiecare dintre acestea.

    4. Definiti variabilele de setare specifice intregului modul, urmand ca pentru fiecare functie sa configurati variabilele in raport cu specificatiile prezentate pentru fiecare functiune:

Alegeti: Administrator → Configurare → Configurare aplicatie → Setari → Variabile specifice firmei

Nume variabila

Tip

Explicatie

METODASTOC

String

Metoda stoc folosita pentru gestionarea valorica a articolelor in stoc. Poate lua valorile:

FIFO – primul intrat primul iesit

LIFO - ultimul intrat primul iesit

CMC – cost mediu curent

METODAAPLICCMC

String

Se aplica numai cand variabila METODASTOC = „CMC”

Poate lua valorile:

GEST - CMC se calculeaza la nivel de gestiune, cont;

GLOBALA - CMC se calculeaza la nivelul intregii firme (toate gestiunile de tip P, S, L, M)

NIVELMETODASTOC

String

Metoda de stoc folosita la iesirea articolelor din gestiune :

GLOBAL pt. global

OBGEST pt. obiect gestionabil

ARTGEST pt. articol gestionabil

IMPLEMENTPROD

Boolean

Implementare modul fabricatie

False: pentru firmele care nu utilizeaza modulul fabricatie

True: pentru organizatiile care utilizeaza modulul fabricatie

MODELDREPTGEST

String

Model restrictionare utilizatori la nivelul gestiunii de stoc pentru vizualizarea / actualizarea tranzactiilor de stoc:

INDIVIDUAL (restrictie activata)

GLOBAL (restrictie inactivata)

Daca restrictia este activata utilizatorul curent este limitat la vizualizarea/modifica rea tranzactiilor introduse pe gestiunule pe care are drept declarat in functia

Administrator → Drepturi de Acces → Confidentialitate → Confidentialitate Logistica → Confidentialitate Gestiuni

RESTREG(Tip doc)

Boolean

Restrictionare acces utilizator la nivel de registru pe tranzactiile cu tipul de document specificat in numele variabilei.

False – ne se restrictioneaza accesul

True - se restrictioneaza accesul

RESTUSER

Boolean

Restrictionare prelucrare documente logistica la nivelul utilizatorului care a initiat documentul

False – ne se restrictioneaza accesul

True - se restrictioneaza accesul

NRZECSTRON

(EUR,USD)

Integer

Numarul de zecimale pentru calculul valorii de stoc. Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECACCRON

(EUR,USD)

Integer

Numarul de zecimale pentru calculul accizei

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECFURON

(EUR,USD)

Integer

Numarul de zecimale pentru calculul valorii furnizorului

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECDOCRON

(EUR,USD)

Integer

Numarul de zecimale pentru calculul valorii documetului

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECCONELRON

(EUR,USD)

Integer

Precizia folosita la calculul valorii suportate de angajat (cu TVA) la consum echipament de lucru in moneda de baza

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECCONELRON

(EUR,USD)

Integer

Numarul de zecimale valori pentru acest tip de document

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECTVACONELRON

(EUR,USD)

Integer

Precizia folosita la calculul TVA suportate de angajat la consum echipament de lucru in moneda de baza

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECDOCAMNRON

(EUR,USD)

Integer

Numar de zecimale pentru care se calculeaza valoare cu amanuntul

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECPRETCSRON

(EUR,USD)

Integer

Precizia folosita la calculul pretului de stoc in moneda de baza pentru Stocul pe Gestiuni si Stocul pe Loturi

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

NRZECPRETCUTVARON

(EUR,USD)

Integer

Nr zecimale pentru calculul pretuluicu tva.

Se defineste cate o variabila pentru tiecare tip de monede (referinta si consolidare). Exemplu de valori posibile:

0.01(rotunjire la 2 zecimale)

0.1(rotunjire la o zecimala)

0 (rotunjire la intreg)

OBINVDATAINTR

Data

Specifica daca pentru obiectele de inventar cu data lotului mai mare sau egala cu data variabilei se va inregistra cheltuiala in contabilitate. Pentru celelalte NU.

Valoare: 01.01.2006

NUMEFISIERVALIDARE

STOC

String

Numele fisierului in care se afiseaza erorile aparute la validare . Expl C:VALIDSTOC.TXT

MODELF1ARTICOL

String

Specifica modelul de culegere pentru articol pe tranzactiile de iesire.

Valori posibile:

STANDARD – se prezinta un browse cu articol din nomenclator cu cantitati disponibile in stoc

EXTINS – se prezinta un browse cu articole detaliat pe pret, cont de stoc, denumire extinsa si document de intrare

STDIFMAX(RON)

(EUR, USD)

Integer

Diferenta maxima admisa intre valoarea calculata de sistem ca pret * cantitate

si valoarea introdusa de utlizator in moneda de baza pentru documente de receptie.

STOCNEGATIV

Boolean

Specifica daca se accepta stoc negativ pe gestiunile de tip M (magazin)

Valori posibile:

True – se accepta

False – nu se accepta

  1. Introduceti documentele. In raport cu fenomenul pe care il reprezinta, operatiunile de introducerea datelor sunt grupate in: Intari, Iesiri, Transferuri

    4.1. Alegeti:

    Logistics → Managementul materialelor → Gestiune Stocuri → Intrari

    Logistics → Managementul materialelor → Gestiune Stocuri → Iesiri

    Logistics → Managementul materialelor → Gestiune Stocuri → Transferuri

    4.2. Selectati functia in concordanta cu tipul documentului.

    4.3. Selectati registrul de contabilitate in cazul in care utilizatorul are drepturi de acces la mai multe registre. In cazul in care are drepturi la un singur registru se va intra direct in ecranul de actualizare.

    4.4. Introduceti datele din antet. Consultati documentatia pentru fiecare tip de document.

    4.5. Introduceti datele din detaliere document. Consultati documentatia pentru fiecare tip de document.

  2. Verificati datele introduse: inainte de a fi validat si contat un document este recomandat ca acesta sa fie verificat pe browse- ul 2.Detaliere document.

  3. Validati documentele ceea din punct de vedere tehnico-operativ presupune trecerea datelor caracteristice stocurilor pe toate categoriile de stoc şi generarea unei propuneri de contare a documentului respectiv. Aplicaţia consideră documentul validat numai dacă toate datele respectă corelaţiile logice cerute de aplicaţie. Odată documentul validat nu mai pot fi operate modificări asupra lui. Pentru a vizualiza valoarea introdusa in contul de stoc pe browse-ul 2.Detaliere avem butonul image31 Afisare valori stoc(Alt+T).

Operatiunea de validare daca se realizeaza de la butonul din bara de Detaliere Document se va aplica asupra documentului selectat, iar daca se realizeaza de la butonul de pe Antet Document se va aplica asupra tuturor documentelor selectate pe functia din stocuri.

  1. Contati tranzactiile: După validare, aplicaţia generează o propunere de contare pe baza unor variabile de setare ce pot fi vizualizate în helpul funcţiei (se apelează prin tasta F3) în secţiunea Validare. Propunerea de contare poate fi modificată dacă este necesar.

Acest lucru poate avea loc fie pe fereastra ce conţine înregistrãrile contabile generate, fereastră ataşată documentului, fie pe registrul de contabilitate unde a fost generată tranzacţia respectivă, la nivel de tranzacţie. In cazul in care contarea se face din fereastra atasata documentului acestea se conteaza unul cate unul.Daca se face din registrul de contabilitate atasat functiei se poate face contarea pentru intreg registru. Pentru orice tranzacţie, propunerea de contare generată în urma operaţiei de validare, poate fi refăcută automat de aplicaţie astfel: se şterg înregistrările iniţiale generate pentru tranzacţia respectivă, după care se selecteazã butonul Validare. Aplicaţia afişează într-o fereastră mesajul: „Acest document a fost deja validat. Doriţi refacerea propunerii de contare?”. Dacă opţiunea dumneavoastră este pozitivă, atunci vor fi generate înregistrările contabile corespunzătoare. De asemenea dacă propunerea de contare nu este bună acesta se poate şterge şi se poate adăuga o contare dorită de utilizator cu restricţia de a nu schimba contul de stoc şi sumele în lei şi valuta de bază. Contul de stoc se poate schimba prin funcţiunea 2.4.2.4.2. Transformare articol.

Atentie!

  • La intrarea in functiunile de stocuri, utilizatorul isi poate vedea numai tranzatiile proprii (exista restrictie la nivelul utlizatorului curent, atat la introducerea datelor cat si la validare si contare). Pentru a se vizualiza, valida, conta, toate integistrarile sau ale unui alt utilizator se va apela butonul selectie inregistrari si se va alege una din valorile din combo box.

Functiuni disponibile la nivelul registrului de contabilitate se regasesc in bara de instrumente din partea superioara a ecranului:

Grupul de functii standard

Functiile au fost explicate in capitolul Definitii Generale

image21

Realizeaza o verificare a consistentei tranzactiilor si raporteaza erorile gasite. Principalele corelatii verificate:

  • Realizeaza generarea propunerii de contare

  • Actualizeaza valorile in stocuri

  • Formatul formulei contabile: este permis un cont pe debit si unul sau mai multe conturi pe credit sau un cont pe credit si unul sau mai multe pe debit

  • Egalitatea bilantiera a formulei contabile (sume pe debit = sume pe credit pentru fiecare moneda). La contare, in cazul monedei de referinta si consolidare, micile diferente

    (de +/- 0.01) sunt reglate automat de aplicatie, chiar daca la validare sunt raportate

  • Egalitatea domeniului analitic si a domeniului sintetic. La contare, in cazul monedei de referinta si consolidare, micile diferente (de +/- 0.01) sunt reglate automat de

    aplicatie, chiar daca la validare sunt raportate

  • Nu sunt permise conturi cu activitati diferite in aceeasi formula contabila (activitatea conturlui se seteaza in Planul de conturi)

  • Nu este permis un cont care are setata o moneda sa participe intr-o tranzactie pentru alta moneda

image22

Contarea tuturor inregistrarilor necontate din registrul de contabilitate. Diferenta intre inregistrarile contate si necontate este data de informatia din coloana Ct. a

browse-ului pe registrul de contabilitate, respectiv valorile NU si DA. Operatiunea de contare parcurge urmatorii pasi:

  1. Realizeaza consistenta datelor in tranzactii,(principalele corelatii sunt explicate la la operatiunea de validare).

  2. Raporteaza tranzactiile eronate care un vor fi contate.

  3. Raporteaza tranzactiile corecte care au fost contate.

  4. Tranzactiile contate actualizeaza balanta conturilor, indicatorii, jurnalele de bord, bugetele.

image23

Stergerea se realizaeaza numai pentru documentele nevalidate. Ea se efectueaza pentru tot documentul. Stergerea numai a unei pozitii se realizeaza la nivelul detalierii documentului

de receptie, prin actionarea butonul Steg, pozitionati pe articolul ce nu este introdus corespunzator.

image24

Stornarea se aplica pentru tranzactiile validate. Se poate efectua stornarea documentului curent sau a unui document dintr-o perioada anterioara, atat a unui articol cat a intregului

document, dupa selectia utilizatorului. Precizam ca prin acest tip de stornare se genereaza un document cu minus, pentru intreaga cantitate selectata. Pentru selectia partiala a

unui articol, se vor introduce documente nu catitate negativa, prin bifarea campului Cantitate la introducerea in detaliere a pozitiilor din document. Documentele se pot

storna numai pentru cazurile in care nu au fost efectuate consumuri. Mesajul de atentionare, apare la validarea documentelor de stornare.

image25

Selectia inregistrarilor dupa criterii multiple. Are actiune atatasupra antetului de tranzactie cat si asupra liniilor din tranzactie, relativ la selectiile cerute

image26

Aduce in Browse toate inregistrarile registrului, indiferent de selectia anterioara

image27

Afisarea ultimului raport rezultat la operatia de validare, contare, stornare realizata

image28

Pozitionarea pentru vizualizarea inregistrarilor din acelasi registru de contabilitate dar intr-o alta perioada fiscala. Este utila pentru analiza inregistrarilor pentru perioadele inchise.

Accesul se face numai in vizualizare. Procedati astfel:

  1. Introduceti anul fiscal in campul activ.

  2. Apasati image29.

  3. In lista afisata pozitionati-va pe anul si perioada dorita.

  4. Reveniti cu image30 in anul si luna de unde ati pornit accesul in alta perioada.

image31

Afisare valori stoc

image32

Iesire din functie si Revenire in meniul pricipal

  • La nivelul fiecarei functiuni prin actionarea tastei F3 se pot vizualiza variabilele de setare specifice aplicatiei si functiunii (astfel variabilele comune se vor vizualiza la toate functionalizatile).