Agent AI HR

Scop

Cu ajutorul asistentului conversational integrat in Emsys HR, un angajat sau utilizator HR — manageri, specialisti HR — poate:

  • Daca este angajat, sa isi vizualizeze propriile informatii personale si de gestiune a timpului inregistrate in sistem.

  • Daca este manager sau specialist HR, sa vizualizeze informatiile personale, contractuale si de gestiune a timpului ale altor persoane, in functie de dreptul de acces. De exemplu, un specialist in resurse umane poate vizualiza informatii din dosarul oricarui angajat din profilul sau de confidentialitate, in timp ce un angajat obisnuit acceseaza doar datele proprii prin Self HR.

Agentul AI este disponibil in coltul din dreapta al barei laterale de sus a aplicatiei Emsys HR si cuprinde doua tipuri de asistenta:

  • HR Documentatie — ofera raspunsuri si ghidaj bazate pe documentatia aplicatiei, fara a accesa datele personale din sistem.

  • HR Operational — interogheaza direct datele din sistem si returneaza rezultate in timp real, in functie de dreptul de acces al utilizatorului autentificat.

Prerechizite

  • Obtinerea cheilor de conectare Gemini AI

  • Configurarea agentilor la nivelul aplicatiei: Administrator -> Configurare Aplicatie -> Asistent Virtual.

  • Drepturile de acces determina informatiile vizibile prin intermediul Agentului AI. Un angajat obisnuit poate accesa exclusiv datele proprii, in timp ce un specialist HR sau un manager poate vizualiza datele altor persoane, conform profilului de confidentialitate configurat.

Atenționare

Daca la accesarea Agentului AI apare mesajul „Ne pare rau, am intampinat o problema tehnica. Va rugam incercati din nou.”, asigurati-va ca au fost definite corect cheile de conectare, conform pasului de mai sus.

Procedura

Sectiunea urmatoare descrie pasii principali prin care se utilizeaza Agentul AI:

Accesarea Agentului AI

1. In aplicatia Emsys HR, identificati iconita chatbot AI situata in coltul din dreapta al barei laterale de sus.

2. Faceti clic pe iconita pentru a deschide panoul conversational al Agentului AI.

3. In panoul deschis, selectati tipul de asistenta dorit:

  • HR Documentatie — pentru intrebari legate de functionalitatile aplicatiei si ghidaj pas cu pas.

  • HR Operational — pentru interogari directe asupra datelor din sistem (informatii persoane, contracte, gestiune timp).

Notă

Agentul AI poate fi disponibil si prin alte canale, in functie de configuratia organizatiei: site, aplicatie mobila, Microsoft Teams, Slack.

HR Documentatie

Asistentul HR Documentatie ofera ghidaj detaliat privind utilizarea functionalitatilor aplicatiei Emsys HR. Acesta raspunde la intrebari de tipul:

  • „Cum adaug un contract nou?”

  • „Ce campuri sunt obligatorii la inregistrarea unui concediu medical?”

  • „Care sunt pasii pentru transmiterea datelor in REGES Online?”

1. Accesati iconita chatbot AI din bara laterala de sus.

2. Selectati optiunea HR Documentatie.

3. Introduceti intrebarea in campul de conversatie si apasati Enter sau butonul de trimitere.

4. Asistentul afiseaza raspunsul bazat pe documentatia aplicatiei. Puteti continua conversatia cu intrebari suplimentare sau o puteti reformula daca raspunsul nu a fost relevant.

Important

Asistentul de documentatie nu acceseaza datele personale din sistem. Acesta ofera exclusiv informatii despre modul de utilizare a aplicatiei.

HR Operational

Asistentul HR Operational interogheaza direct sistemul si returneaza date in timp real, in functie de dreptul de acces al utilizatorului autentificat. Acesta poate fi utilizat pentru obtinerea de informatii despre persoane, contracte si gestiunea timpului.

1. Accesati iconita chatbot AI din bara laterala de sus.

2. Selectati optiunea HR Operational.

3. Introduceti intrebarea in campul de conversatie si apasati Enter sau butonul de trimitere.

Urmatoarele sectiuni descriu categoriile de informatii disponibile prin intermediul tool-urilor.

Informatii Persoane

Prin intermediul Agentului AI, utilizatorul poate vizualiza informatiile personale ale angajatilor, in functie de dreptul de acces. Exemple de intrebari:

  • „Care sunt datele personale ale angajatei Nume Prenume?”

  • „Ce adresa are inregistrata Nume Prenume?”

  • „Care este CNP-ul angajatului cu marca 1?”

Categoriile de informatii personale disponibile includ:

  1. Identitate: Nume, Prenume, Nume anterior, Data nasterii, Sex, CNP, NIF, Pasaport.

  2. Documente de identitate: Tip act (Carte de identitate, Pasaport, Buletin, Permis de sedere), Serie/Nr, Eliberat de, Eliberat la, Expira la.

  3. Adresa: Mediu, Cod Postal, Tip Domiciliu, Judet, Localitate, Sat, Sector, Strada, Nr, Bloc, Scara, Etaj, Apartament.

  4. Contact: Telefon Mobil, Telefon Fix, Telefon Serviciu, Mobil Serviciu, E-mail, E-mail Personal.

  5. Cetatenie si Nationalitate: Cetatenie, Nationalitate.

  6. Vize si permise de sedere: Permis de sedere, Document de tolerat, Aviz de angajare, Drept de sedere (pentru cetateni UE, non-UE si apatrizi).

  7. Contacte familie si urgenta: Date despre copii, membri de familie, persoane de contact in caz de urgenta.

  8. Studii si Titluri Stiintifice: Nivel de studii, institutii, diplome, titluri academice.

  9. Limbi straine: Limbi cunoscute si nivel de competenta.

  10. Cursuri si formare profesionala: Cursuri urmate, certificari, formare continua.

  11. Abilitati si Competente: Competente profesionale si abilitati specifice.

  12. Handicap si grad de invaliditate: Grad de invaliditate, Grad de handicap, Tip de handicap, Nr. certificat.

  13. Informatii asigurat si Pensionare: Date privind asigurarile sociale si date relevante pentru calculul pensiei.

  14. Absente nemotivate: Istoricul perioadelor nelucrate nemotivat.

  15. Documente dosar digital: Acte de identitate, diplome, certificate si alte documente scanate incarcate in sistem.

Notă

Informatiile vizibile depind de profilul de confidentialitate configurat. Un angajat obisnuit poate accesa exclusiv propriile date prin Self HR.

Informatii Contracte

Prin intermediul Agentului AI, utilizatorul poate obtine informatii despre contractele individuale de munca ale angajatilor. Exemple de intrebari:

  • „Ce tip de contract are Nume Prenume?”

  • „Care este salariul de baza al angajatului cu marca 1?”

  • „Cate contracte active are compania azi?”

  • „Care contracte au incetat luna aceasta si din ce motive?”

Tipurile de contracte recunoscute de sistem sunt:

  • Contract individual de munca cu norma intreaga.

  • Contract individual de munca cu timp partial.

  • Contract individual de munca cu clauza de telemunca.

  • Contract de munca temporara cu clauza de telemunca.

  • Contract individual de munca in regim de plata cu ora.

Categoriile de informatii contractuale disponibile includ:

  1. Detalii Contract: Mod angajare, Tip document, Nr. contract, Data contract, Data activitate, Perioada (Determinata/Nedeterminata), indicatori contract (Post Baza, Plata Ora, Export Revisal, Cumul Pensie, Internship, Proiect, Cumul intern/extern, Acord cultural).

  2. Conditii de munca: Cod Activitate, Categorie Personal, Grupa Munca.

  3. Functie: Tip Functie (Executie/Conducere), Cod Functie, Studii, Grad, Gradatie, Treapta, Clasa, COR, Unitate, Subunitate.

  4. Salarii: Tip Salariu (Lunar/Orar/Clasa/Categorie/Nivel), Salariu lunar, Salariu orar.

  5. Sporuri: Tip spor, valoare sau procent, perioada de acordare.

  6. Timpul de munca: Cod Pontaj, Regim Lucru, Norma Zilnica, Norma Saptamanala, Repartizare timp munca (Zilnic/Inegal/Schimburi/Ture/Flexibil/Individualizat), Ore de Noapte.

  7. Pozitia in Organigrama: Cod organigrama, Cod structura, Pozitie.

  8. Structura de Plata: Nivel 1 (sectie/facultate), Nivel 2 (atelier/catedra).

  9. Stare contract: suspendare, detasare, mutare, incetare.

  10. Vechimi: vechimea in munca si in specialitate, transe de vechime, perioadele recunoscute.

  11. Persoane in Intretinere: persoane ce influenteaza deducerea personala (copii, sot/sotie, alte persoane).

  12. Datorii: retineri si popriri din salariu (tip datorie, valoare totala, valoare rata lunara, beneficiar).

  13. Avantaje: beneficii extra-salariale acordate (tichete de masa, abonamente, alte avantaje in natura).

  14. Deducere Personala: valoarea deducerii personale de baza aplicabila la calculul impozitului pe venit.

Puteti solicita Agentului AI si rapoarte agregate, de exemplu:

  • Contracte active azi/luna — pe categorii de contract.

  • Contracte incetate azi/luna — pe motive de incetare.

  • Contracte detasate azi/luna.

  • Contracte suspendate azi/luna — pe motive de suspendare.

Atenționare

Informatiile contractuale sunt accesibile conform dreptului de acces configurat. Un angajat obisnuit nu poate vizualiza datele contractuale ale altor persoane.

Gestiune Timp

Prin intermediul Agentului AI, utilizatorul poate obtine informatii privind inregistrarile de gestiune a timpului: concedii medicale, concedii de odihna, cereri de timp si pontaj. Exemple de intrebari:

  • „Cate zile de concediu de odihna mai am?”

  • „Vreau sa depun o cerere de concediu pentru 5-9 mai.”

  • „Pontajul meu pentru luna martie a fost validat?”

  • „Cand a fost ultimul concediu medical al lui Nume Prenume?”

  • „Ce procent de indemnizatie se aplica pentru un CM de 10 zile?”

Concedii Medicale

Informatiile disponibile legate de concediile medicale sunt:

  • Cod boala / Cod indemnizatie: tipul certificatului medical (ex: 01 Boala obisnuita, 02-15 alte coduri).

  • Perioada: prima zi CM, numar zile calendaristice, interval de acordare.

  • Baza de calcul: media zilnica a veniturilor brute din ultimele 6 luni, zile stagiu, suma zi CM.

  • Suportare indemnizatie: zile si sume suportate de Unitate (ziua 2-6), FNUASS (din ziua 7), FAAMBP (pentru accidente de munca si boli profesionale).

  • Procent indemnizatie: 55% (1-7 zile), 65% (8-14 zile), 75% (15 zile sau mai mult) — valabil pentru cod 01 Boala obisnuita.

  • Date certificat: loc prescriere, diagnostic, parafa medicului, nr. aviz medic expert.

  • CNP copil: pentru concedii de ingrijire copil bolnav.

  • Stare: inregistrat, calculat, recalculat.

Notă

Incepand cu 01.02.2026, prima zi lucratoare a concediului medical nu se plateste. Angajatorul suporta indemnizatia pentru zilele 2-6, iar FNUASS asigura plata incepand cu ziua 7.

La inregistrarea unui concediu medical, sistemul genereaza automat suspendarea contractului si o raporteaza in REGES Online.

Concedii de Odihna

Informatiile disponibile legate de concediile de odihna sunt:

  • Sold concediu de odihna: zile drept, zile efectuate, zile ramase — bazat pe vechime si configurare anuala.

  • Planificari: data plata, data inceput, zile CO lucratoare planificate.

  • Comunicari: document, serie/numar, data, tip CO, validator, validat, interval acordat.

  • Inregistrari CO: marca contract, planificat, data inceput/sfarsit.

  • Generare concediu cadre didactice: pe baza structurii anului universitar si a perioadelor de vacanta.

Cereri de Timp

Informatiile disponibile legate de cererile de timp sunt:

  • Tip document: tipul cererii (ex: cerere concediu de odihna, cerere ore suplimentare).

  • Tip timp: codul de timp asociat cererii.

  • Tip cerere: Interval Date, Zile Calendaristice, Zile Lucratoare, Ore.

  • Perioada: data inceput, data sfarsit, interval orar, numar ore.

  • Stare validare: validat / nevalidat.

  • Persoana aprobatoare: persoana responsabila cu aprobarea cererii.

  • Comentarii: detalii suplimentare ale cererii.

  • Serie/Nr. document: identificatorul documentului asociat cererii.

Pontaj

Informatiile disponibile legate de pontaj sunt:

  • Pontaje implicite: generate automat conform normativului de timp al lunii.

  • Norme de timp: numar de ore conform normativului lunar declarat.

  • Stare pontaj: validat / invalidat — validarea este obligatorie pentru includerea in calculul salarial.

  • Tichete de masa: numarul de tichete validate la nivel de pontaj (pentru salariatii cu caracteristica TICHETE).

  • Mesaje de validare: marci cu norme nerespectate, pontaj fara salariu sau data calcul, marci active fara pontaj declarat.

Atenționare

Validarea pontajului este obligatorie pentru includerea inregistrarilor in calculul salarial. Pontajele nevalidate nu sunt procesate la calculul platilor.

Important

Datele furnizate de agentii AI sunt preluate exclusiv pe baza informatiilor prezente in aplicatie. In cazul in care informatiile returnate nu corespund asteptarilor, verificati:

  • ca datele respective sunt introduse corect la nivelul aplicatiei;

  • ca utilizatorul care solicita informatiile detine drept de vizualizare asupra acestora, conform profilului de confidentialitate configurat.

Agentul HR Documentatie preia informatiile pe baza documentatiei de program, care este dinamica. In functie de dezvoltarile realizate, raspunsurile furnizate pot varia de la o zi la alta, reflectand intotdeauna cea mai recenta versiune a documentatiei disponibile.