=======
Facturi
=======

Functiunea **Facturi** permite utilizatorilor sa factureze pozitii de produse si servicii din dispozitii de livrare sau avize de insotire marfa. 
Procedura de lucru in **EMSYS** presupune inregistrarea unui antet de factura ale carei pozitii se formeaza prin
includerea uneia sau mai multor dispozitii de livrare validate in sistem sau prin includerea unuia sau mai multor avize de insotire marfa.

Perechizite
-----------

- Sa aveti definita cel putin o inregistrare in `Personal livrare <../Setari/utilizvanzari.html#personal-livrare>`_;
- Utilizatorul care opereaza sa aiba asociat tipul de document pentru aceasta `Utilizatori Vanzare <../Setari/utilizvanzari.html#declarare-utilizatori-vanzare>`_;
- `Drepturi de acces <../Setari/utilizvanzari.html>`_ pe functie si registre de contabilitate unde vor fi generate inregistrarile contabile;
- Sa fie definite `Serii si numere facturi <../Organizare_Facturare.html#ident-seriifacturi>`_;
- Sa fie definit cel putin un cod de document pentru factura (de regula FACT) in **Financial -> Definitii -> Documente**
- Sa existe `Dispozitii de livrare validate <Dispozitii_Livrare.html>`_ sau `Avize de expeditie <Avize.html#ident-facturareaviz>`_, care vor fi incluse in factura.


.. note::
    - Inainte de a factura, alegeti perioada fiscala in care va fi reflectat documentul in evidenta operationala si contabila;

    - Factura poate fi generata atat din `Dispozitia de Livrare <Dispozitii_Livrare.html#Ident_FacturareDL>`_ sau din `Aviz de expeditie <Avize.html#ident-facturareaviz>`_;

    - Numarul facturii este generat automat consecutiv pentru seria aleasa in document;

Procedura
---------

**1.**  Alegeti **Logistics -> Vanzari si Distributie -> Operational** ( Meniu superior) **-> Facturi**;

Facturarea se realizeaza pe fluxul:

    :ref:`Adaugare Informatii <Ident_AdaugareFactura>`

    :ref:`Adaugare Specificatie <Ident_SpecificatieFactura>`

    :ref:`Lansare <Ident_lansareFactura>`

    :ref:`Adaugare Mesaje <Ident_MesajeFactura>`

    :ref:`Listare <Ident_ListareFactura>`

    :ref:`Validare <Ident_validareFactura>`

    :ref:`Anulare <Ident_AnulareFactura>`

    :ref:`Stergere globala factura si documente asociate <Ident_StergereGlobalaFactura>`

    :ref:`Factura decontare avans <Ident_DecontareAvans>`

    :ref:`Actiuni Factura <Ident_ActiuniFactura>`

.. _Ident_AdaugareFactura:

**2.** Selectati **Configurari** (dreapta-sus);

    - Pozitionati `**Zona Fact.** <../Organizare_Facturare.html#ident-zonefacturare>`_: zona de unde vor fi preluate seriile si numerele;

    - Pozitionati  `**Registru** <../Setari/contabvanzari.html#registre-contabilitate-vanzari>`_: registrul de contabilitate in care va fi adaugata inregistrarea contabila la validarea facturii;

    .. note::
        Cand sunteti pozitionati pe lista facturilor, butonul **Configurari** nu este disponibil. Dupa ce actionati **Adaug**, vor fi solicitate aceste informatii.

**3.** Actionati butonul **Adauga** ( sau **+** in coltul dreapta-jos) sau selectati o inregistrare si actionati **Copiaza** pentru a prelua informatiile generale;

**4.** Introduceti/Modificati datele generale despre factura in zona **Informatii**:

    *Informatii Clienti*

        - *Serie*: Alegeti `Seria facturii <../Organizare_Facturare.html#serii-si-numere-facturi-avize-de-expeditie>`_;

        - *Nr.:* Va fi completat cu urmatorul numar liber din serie. Se poate completa si alt numar liber din serie;

        - *Data*: Data facturii. Se initializeaza cu ziua curenta. Schimbati data daca facturati intr-o perioada fiscala anterioara. Data trebuie sa apartina perioadei fiscale pe care ati ales-o inainte de a factura;

        - *C.I.F., Banca, Cont Banca*: Codul fiscal, banca si IBAN-ul furnizorului (emitentului facturii). Se initializeaza din Business Unit-ul ( **Financial -> Definitii -> Business Unit -> Banci**) asociat zonei de facturare;

        - *Serie DRS, Nr DRS*: active numai cand aveti implementat procesul de evidenta al stocurilor pentru documente cu regim special;

    *Conditii Comerciale*

        - *Client*: codul clientului. Se valideaza in `Parteneri <../Structuri_Vanzari/parteneri.html>`_;

        - *Comanda*: numarul comenzii client. Se valideaza in  `Comenzi client <Comenzi_Clienti.html>`_;

            .. note::
                Numarul comenzii nu este obligatoriu, se completeaza atunci cand toate produsele si serviciile facturate apartin unei singure comenzi. 
                Informatiile din comanda vor fi preluate in factura cu posibilitatea de a fi modificate.

        - *Cine Plateste*: codul clientului, poate fi acelasi sau altul decat clientul. In numele acestuia va fi emisa factura. Se valideaza in `Parteneri <../Structuri_Vanzari/parteneri.html>`_;

        - *Cond. Plata*: zile scadenta, procent penalizari, termen de gratie etc. Se valideaza in `Conditii de Plata <../Politici_Comerciale/Conditii_Plata.html>`_;

        - *C.I.F., Banca, Cont Banca*: Codul fiscal, banca si IBAN-ul clientului. Se propun din **Financial -> Definitii -> Parteneri -> Coduri fiscale**;

        - *Agent*: codul agentului de vanzari care se ocupa de cererea curenta. Se valideaza in `Agenti <../Structuri_Vanzari/agenti.html>`_;

        - *Divizie*: codul diviziei prin care se efectueaza livrarea. Se valideaza in `Divizii <../Structuri_Vanzari/divizii.html>`_;

        - *Referinta*: o eticheta cu rol de filtrare in rapoarte. In raport vor participa inregistrarile, inclusiv cele contabile, care au aceasta eticheta;

        - *Scadenta*: data scadentei la plata;

        - *Penalizarea*: procentul de penalizare pentru fiecare zi de intarziere de la scadenta;

        - *Mod Plata*: informatie privind modalitatea de plata. Se valideaza in lista rezervata TIN-Incasari Vanzari;

        - *Mon. Tr.*: moneda in care este emisa factura;

        - *Disc%*: discountul in valoare procentuala aplicat la total valoare;

        - *TVA*: codul TVA. Se valideaza in `Taxe <../Politici_Comerciale/TVA.html>`_;

        - *Doc.insotitor, serie, nr, data*: Identificatorul Avizului de insotire marfa sau alt document care identifica livrarea marfurilor facturate;

    *Alte informatii*
        
    .. note::
        Urmatoarele informatii sunt obligatorii: *Data Livrarii* si *Cine Livreaza*

    - *Delegat si date personale de legitimare*:  se poate prelua dintr-o lista memorata din dispozitii de livrare, avize introduse anterior, facturi. Pentru un  Delegat care nu exista in lista memorata,  completati campurile Delegat, Serie BI/CI, Nr. BI/CI, CNP. Acesta se inregistreaza in document si va fi disponibil in viitor.

    - *Mijloc Transport, Nr. auto*: se completeaza cand este necesar pentru export in serviciul e-Transport;

    - *Data Livrarii*: data la care se face livrarea. Se initializeaza cu data curenta;

    - *Cine livreaza*: numele persoanei care face livrarea. Se valideaza in `Personal livrare <../Setari/utilizvanzari.html#personal-livrare>`_;

**5.** Actionati butonul **Salvare**. Dupa salvarea inregistrarii, se genereaza numarul unic de tranzactie al documentului. Numarul de tranzactie, afisat in zona *Conditii comerciale* - campul *Tranzactie*, recunoscut oriunde participa documentul, in factura, in inregistrarea contabila.

    Dupa salvare, nu mai pot fi modificate: serie, numar, data, client, numar comanda. Inregistrarea poate fi stearsa si reintrodus acelasi numar de factura;

    Starea inregistrarii are valoarea **Deschis**. Etapele de procesare (Listat, Validat, Contat, Anulat) au valoarea **NU**. 

    Consultati aceste informatii prin meniul **Actiuni -> Info**.

.. _Ident_SpecificatieFactura:

**6.** **Preluare pozitii din dispozitii de livrare sau avize de expeditie**

    **a.** Pozitionati-va in zona **Specificatie**;

    **b.** Actionati butonul **+** (Adauga). In browse-ul de selectie vor fi aduse dispozitiile de livrare si avizele de insotire validate si neincluse in alte documente aferente clientului sau comenzii client completate in zona *Informatii*;

    **c.** In cazul in care doriti sa includeti si dispozitiile de livrare de storno sau cele care au fost stornate: selectati *Inclusiv documente stornate* si/sau *Inclusiv documente stornare* si apasat bifa. In browse vor fi disponibile;

    **d.** Actionati **ok**.

    .. note::
       
        - Pozitiile generate in *Specificatie* pot fi sterse: buton **Sterge**. Prin aceasta actiune pe o pozitie, vor fi sterse toate pozitiile din aceeasi dispozitie de livrare / aviz cu pozitia curenta;

        - Actionati butonul **Info** pentru afisarea informatiilor despre pozitia din factura, inclusiv dispozitia de livrare/avizul de expeditie de care apartine;


.. _Ident_lansareFactura:

**7.** Actionati butonul **Lansare** (langa meniul Actiuni).

Starea facturii ia valoarea *Lansata*.
Pot fi modificate campuri numai din *Informatii*.
Factura poate fi adusa in starea *Deschisa*: Actionati butonul **Anulare Lansare**.

.. _Ident_MesajeFactura:

**8.** Actionati **Actiuni -> Mesaje**

    
        **a.** Selectati  **Mesaje** din meniul **Actiuni**

        **b.** Actionati butonul **Adauga** (+)

        **C.** Completati:

            - *Nr Ordine*: Ordinea de afisare a mesajelor in documentele selectate;

            - *Mesaj*: Un text care va fi imprimat pe documentul selectat sau memorat in document;

            - *Imprimabil*: Pozitia de imprimare in document:

                Subsol - va fi imprimat la subsolul documentului;

                Antet - va fi imprimat imediat dupa informatiile standard din antetul documentului;

                Nu - se va memora ca mesaj pe document, fara a fi imprimat pe document;

            - Alegeti DA pe fiecare din documentele unde va fi imprimat sau memorat mesajul;

    .. note::
        Mesajele din comanda client vor fi preluate in Factura si vor fi afisate la listarea facturii.

.. _Ident_ListareFactura:

**9.** Actionati butonul **Listare** (langa meniul Actiuni).

Pozitiile din raport pot fi afisate:

    - Detaliat: pozitiile sunt grupate pe dispozitiile de livrare incluse in aviz;
    - Consolidat: pozitiile sunt cumulate pe fiecare articol/serviciu dupa codul acestora;

Indicatorul *Listat* ia valoarea **DA** - consultati **Actiuni -> Info**.

Actiunea este reversibila: Actionati butonul **Anulare Listare**.

.. _Ident_validareFactura:

**10.** Actionati butonul **Validare** (langa meniul Actiuni).

    .. note::
        Setari contabile sunt necesare pentru generarea propunerii de contare.

        Pentru definirea monografiilor contabile accesati **Logistics -> Vanzari & Retail -> Setari** (buton din coltul stanga-jos) **-> Setari Contabile (din meniul afisat)**.

        Definiti `monografii contabile <../Setari/contabvanzari.html#factura>`_.


    Starea facturii ia valoarea *Validata*. 
    Se genereaza propunerea de contare in registrul de contabilitate selectat.
    Prin actionarea butonului **Validare** pentru o factura cu stare *Validata*, se reface inregistrarea contabila in registrul de contabilitate.
    Actiunea este reversibila prin actiunea butonului **Redeschidere**. Factura este adusa in stare *Listata*.
    Redeschiderea se poate executa, numai daca inregistrarea contabila nu este contata. Stornati inregistrarea contabila pentru redeschidere.

    .. note::
        Facturile pot fi validate pe o filtrare in lista de facturi - Actionati **Validare Toate** (bara superioara a Listei facturilor)

.. _Ident_AnulareFactura:

**11.** Selectati **Actiuni -> Anulare**

Anularea facturii nu este disponibila cand starea facturii este **Validata**.
Prin Anulare, se sterg documentele din specificatie, factura nu poate fi actualizata, numarul facturii nu mai poate fi alocat altei facturi.
Starea facturii devine **Anulat**.

.. _Ident_StergereGlobalaFactura:

**12. Stergere globala** - se sterge factura, avizele de insotire incluse, se storneaza dispozitiile de livrare incluse. Documentele incluse si stornarea acestora vor fi validate automat.

    Actiunea de stergere globala nu se poate executa cand a fost transmisa in **e-Factura** (indicator transmisa) sau cand starea Facturii este *Validata* si *Contata*.

    **a.** Idenficati **Actiuni -> Info** indicator *Contat*. Daca are valoarea **DA**, identificati tranzactia, dupa Registru si Nr. tranzactie in **Financial -> Tranzactii si Rapoarte - Registre de contabilitate** si stornati;

    **b.** Identificati in fiecare linie documentele incluse: actionati buton **Info** si retineti numarul de tranzactie.

    **C.** Alegeti functiunea **Dispozitii de livrare** si/sau **Avize de Insotire Marfa**, verificati daca documentele incluse in factura sunt contate: **Actiuni -> Info**, indicator *Contat*.

    **d.** Daca sunt contate, identificati tranzactia, dupa Registru si Nr. tranzactie in **Actiuni -> Info** si stornati tranzactiile in **Financial -> Tranzactii si Rapoarte - Registre de contabilitate**.

    **e.** In functia **Facturi** alegeti **Actiuni -> Stergere globala**.

.. _Ident_DecontareAvans:

**13. Decontare Avans**

    .. note::
        Decontarea unei facturi de avans se realizeaza in acelasi timp cu facturarea produselor si serviciilor pentru care s-a inregistrat o factura de avans printr-o dispozitie valorica.
        Factura de avans trebuie sa aiba asociata aceeasi comanda client ca si factura unde se deconteaza avansul.

    **a.** Selectati **Actiuni -> Dec. Avans**;

    **b.** Vor fi afisate facturile de avans si valorile ramase nedecontate;

    **c.** Completati valoarea avansului decontat pe factura de avans;

    **d.** Actionati butonul **ok**;

    **e.** In specificatia facturii va fi generata linia de decontare avans;

    **f.** In `Dispozitii valorice <Dispozitii_Valorice.html>`_ a fost generata o dispozitie valorica validata si inclusa in factura curenta cu valoarea avansului decontat cu semnul minus.

.. _Ident_ActiuniFactura:

**14. Alte actiuni in zona Informatii**

Alaturi de facilitatile rapide de stergere globala, informatii in Meniul **Actiuni** se gasesc optiunile:

**Doc. asociate** - permite adaugarea de documente externe in format pdf, excel, doc, etc., urmate de vizualizarea acestora:

        **a.** Selectati  **Doc. Asociate** din meniul **Actiuni**

        **b.** Actionati butonul **Incarcare** (sageata sus)

        **c.** Selectati butonul **Navigare** si alegeti documentul din folderul unde este salvat

        **d.** Completati informatiile solicitate pentru identificarea documentului la consultarea ulterioara. Informatiile vor fi afisate in lista documentelor.

        **e.** Actionati butonul **Salvare**

**Vizualizare** - factura se poate lista atat timp cat factura are starea *Lansata*, fara a actualiza indicatorul *Listat*;

**Listare** - listarea facturii dupa actiunea de *Lansare*;

**Ev.Actiuni** - prezinta actiunile fiecarui utilizator cu documentul, numarul de tranzactie, data si ora cand s-a realizat;

**Notes** - adaugarea de comentarii, observatii;

**Situatie comanda** - raport care prezinta pe fiecare pozitie din comanda asociata dispozitiei de livrare, stadiul acestora: cantitati livrate, facturate, retururi, renuntari, ramas de livrat;

**Comanda** - acceseaza comanda asociata dispozitiei de livrare;

**Listare Etichete produse** - listeaza etichete cu coduri de bare asociate produselor livrate (daca a fost implementata procedura);

**Chitanta** - listare chitanta daca au fost implementate functiunile de incasari facturi in numerar prin agenti.