================================================== Integrare sistem EMSYS cu platforma Microsoft 365 ================================================== Integrare sistem EMSYS cu platforma Microsoft 365 in vederea generarii conturilor instutionale si a intretinerii informatiilor conexe acestora odata cu evolutia datelor gestionate in modulul *Administrare Personal*. .. note:: Functionalitatea de integrare cu Microsoft 365 nu face parte din functionalitatile standard ale aplicatiei si este disponibila doar pentru clientii care au implementat acest tip de integrare in mod explicit. Documentatia aferenta se aplica strict acestor cazuri si nu este relevanta pentru instantele standard ale sistemului EMSYS. **1. Creare cont instututional** ******************************** .. note:: Este indicat sa fiti pozitionat pe tab-ul *E-mail* cand efectuati actiunea de generare, pentru a putea confirma si efectul acesteia. Se realizeaza prin intermediul **Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Date Generale -> Telefoane & Email -> Alte Actiuni** alegand din lista actiunea: *Creare cont institutional si actionand butonul de Start* (|image0|) La executia acestei actiuni sistemul va efectua pasii urmatori: - Generare cont institutional in baza regulilor de formare prestabilite. - Alocare licentei corespunzatoare in MS365 pentru contul creat la pasul anterior. - Alocare adresa personala in MS365 ca mijloc de recuperare a accesului la contul institutional. - Completarea campuri conexe stabilite impreuna cu Beneficiarul (daca este cazul). - Transmitere notificari catre angajat, sef ierarhic, si o lista configurabila de persoane cu rezultatele actiunilor efectuate. **2. Actualizare cont institutional la solicitarea angajatului** **************************************************************** Se poate realiza prin intermediul **Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Date Generale -> Telefoane & Email -> E-mail**, prin modificarea valorii existente. La actionarea butonului *Salveaza* sistemul va identifica valoarea anterioara pentru campul e-mail si va realiza urmatoarele actiuni: - Verificare coliziuni ale adresei nou introduse in baza de date EMSYS si MS365 (din acest punct de vedere se va aplica acelasi algoritm ca si la crearea unui cont nou). - Actualizare cont anterior cu valoarea noua in MS365 (se va actualiza doar contul, fara a se pierde istoricul acestuia). - Sincronizarea contului de utilizator in portalul de acces Self, respectiv in serverul de SSO (daca aceste integrari exista). - Transmitere notificari catre o lista configurabila de persoane cu rezultatele actiunilor efectuate. **3. Actiuni derivate din operatii HR specifice** ************************************************* Actiuni ce sunt declansate de actualizarea informatiilor specifice angajatului (nume si prenume), respectiv ale contractelor acestuia (incetare / suspendare / activare etc.), fara a exista o intentie explicita a utilizatorului. **3.1.** **Actualizare cont institutional in urma modificarii numelui sau a prenumelui** Se realizeaza automat daca numele sau prenumele angajatului sunt modificate in sectiunea **Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Date Personale** La actionarea butonului *Salveaza* sistemul va verifica daca se impune actualizarea contului institutional si, in caz ca da, va efectua urmatoarele actiuni: - Generare nume nou pentru contul institutional (cu aceleasi reguli implementate pentru creare). - Actualizare cont anterior si informatii conexe (nume, prenume) in MS365 (se va actualiza doar contul, fara a se pierde istoricul acestuia). - Sincronizarea contului de utilizator in portalul de acces Self, respectiv in serverul de SSO (daca aceste integrari exista). - Transmitere notificari catre angajat si o lista configurabila de persoane cu rezultatele actiunilor efectuate. **3.2.** **Actualizare post de lucru (Job Title) asignat contului institutional** Se realizeaza automat in urma modificarilor survenite in zona de contracte ale angajatului, respectiv in sectiunea **Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Detalii Contracte** Sistemul va verifica daca se impune actualizarea informatiilor privind departamentele in care angajatul isi desfasoara activitatea si, in caz afirmativ, va efectua urmatoarele actiuni: - Actualizare camp rezervat in MS365 (JobTitle) cu situatia curenta din sistemul EMSYS (va presupune fie concatenarea unui departament/contract nou in campul "Job Title" (in cazul in care se introduce un contract nou), fie eliminarea unui departament/contract existent (in cazul in care un contract expira/inceteaza). - Transmitere notificari catre o lista configurabila de persoane cu rezultatele actiunilor efectuate. **3.3.** **Suspendare cont institutional** Se realizeaza automat in urma modificarilor survenite in zona de contracte ale angajatului, respectiv in sectiunea **Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Detalii Contracte** Sistemul va verifica daca se impune suspendarea contului si, in caz afirmativ, va realiza urmatoarele actiuni: - Tratare cazuri diferite de suspendare (pe perioada determinata sau in vederea stergerii), respectiv exceptiile stabilite impreuna cu beneficiarul in etapa de analiza. - Efectuare actiuni necesare in MS365: fie suspendarea contului (in general), fie repunerea licentei A1 in locul A3/A5 (in cazul exceptiilor stabilite in etapa de analiza). - Transmitere notificari catre titularul contului MS365 si catre o lista configurabila de persoane cu privire la rezultatele actiunilor efectuate. **3.4.** **Activare cont institutional** Se realizeaza automat in urma modificarilor survenite in zona de contracte ale angajatului, respectiv in sectiunea **Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Detalii Contracte** In urma unui eveniment ce duce la revenirea dintr-o perioada de suspendare (finalizare perioada de suspendare, reangajare) sistemul va realiza actiunile: - Reactivare cont in MS365. - Transmitere notificari catre angajat si catre o lista configurabila de persoane cu privind rezultatele actiunilor efectuate. **4. Stergere cont institutional** ********************************** Sistemul realizeaza stergerea conturilor doar daca acestea au fost marcate anterior in vederea stergerii (la incetarea contractelor angajatului) si daca starea curenta a contului este in continuare suspendat. Stergerea efectiva se realizeaza printr-un proces de fundal, ce consta in: - Stergerea contului institutional in MS365. - Transmitere notificari catre o lista configurabila de persoane cu rezultatele actiunilor efectuate. **5. Depanare sincronizare EMSYS - MS365** ****************************************** Procesele automate pentru sincronizare se regasesc in sectiunea **Consola de Administrare -> Task-uri auxiliare** (cele ale caror cod incepe cu MS365). Output-ul fiecari executii poate fi consultat in sectiunea din dreapta ecranului. .. |image0| image:: ../../8x_pozealtefunctii/8x_butonimport.png