Inregistrarea in sistem a documentului de receptie

1. Selectati in ecranul principal al aplicatiei EMSYS perioada fiscala in care documentul de receptie se va inregistra in contabilitatea financiara.

2. Alegeti EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Receptii → Receptii Servicii

Alegeti registrul de contabilitate in care se va propune tranzactia contabila corespunzatoare documentului de receptie. Daca exista drepturi de acces pe un singur registru nu se mai afiseaza browse-ul de selectie registru.

3. Selectati o inregistrare de document de receptie din lista de inregistrari (browse);

Actionati butonul image876 (Adaug) pentru crearea antetului de document sau butonul image877 pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat;

Actionati butonul image878 (Modific) pentru modificarea inregistrarii pe care sunteti pozitionat;

Actionati butonul image879 (Sterg) pentru stergerea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

4. Actualizati campurile din antetul de document:

  • Cod doc - codul documentului (codul implicit este NIR). Se valideaza in nomenclatorul Documente. Este un document intern companiei si nu trebuie confundat cu documentul furnizorului;

  • Nr. - numarul notei de receptie si constatare diferente. Codul si numarul documentului reprezinta cheia de identificare a documentului in multimea documentelor introduse pe functiunea respectiva. Numarul este propus automat de sistem prin incrementarea cu 1 a celui mai mare numar existent in cadrul perioadei fiscale curente avand codul de document egal cu valoarea din Cod doc. Primul document din cadrul perioadei fiscale primeste numarul 1. Utilizatorul are posibilitatea tinerii unei evidente externe de numere si introducerea in sistem a numarului dorit prin actionarea butonului image881;

  • Data Doc. - data documentului de receptie. Este permisa si introducerea de documente omise in lunile fiscale precedente sau ulterioare lunii fiscale curente;

Important:

La modificarea campului Data Doc. se modifica si cursul valutar pentru moneda tranzactiei fata de moneda de baza prin preluarea din nomenclatorul Valute, tab-ul Curs Valutar a cursului valabil pentru noua data. Daca exista pozitii in detalierea documentului de receptie,valorile in moneda de baza, moneda de referinta si moneda de consolidare de pe fiecare pozitie se vor modifica in functie de noul curs.

  • Data Ef. - data efectiva a documentului de receptie, data inregistrarii in sistem. Se completeaza automat de catre sistem si apartine obligatoriu perioadei fiscale curente. Valoarea completata depinde de anumite conditii dupa cum urmeaza:

    • data document (daca data document este in perioada fiscala curenta);

    • prima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr-o perioada fiscala precedenta perioadei fiscale curente);

    • ultima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr-o perioada fiscala ulterioara perioadei fiscale curente).

  • Furnizor - codul partenerului care a prestat serviciile sau a executat lucrarile. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor.

  • Nr. Cmd - numarul comenzii de cumparare servicii sau lucrari;

  • Cont Furnizor - contul de furnizori folosit in tranzactia contabila asociata documentului de receptie si in tranzactia generata in Gestiune Furnizori; nu este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie. Acest camp apare pe interfata daca valoarea variabilei de setare CTPARTFUNIRSRV este XX. Daca valoarea variabilei de setare este DA contul de furnizor se preia din nomenclatorul de parteneri, iar daca este NU contul de furnizor se specifica in setarea contabila CTFUFACT;

  • Doc Furn - cod document furnizor servicii sau lucrari;

  • Serie - serie document furnizor;

  • Nr. - numar document furnizor;

  • Data - data document furnizor;

  • Tip - de regula pentru servicii si lucrari ia valoarea FACTURA.

Observatie:Daca tip are valoarea FACTURA pe fiecare pozitie din detaliere se va introduce si valoarea TVA.

  • BU doc - se propune Business Unit-ul atasat comenzii de cumparare;

  • Delegat reprezentantul furnizorului;

  • Zona – zona de cheltuiala in care se va inregistra cheluiala cu serviciile prestate sau lucrarile executate;

  • Comisie Rec - comisia de receptie a serviciului sau lucrarii;

  • Mon. Tr. - moneda tranzactiei - sunt afisate doua campuri:

    • moneda in care sunt exprimate valorile din documentul de receptie; campul nu este actualizabil de catre utilizator,valoarea se preia din campul Moneda de plata din antetul comenzii de cumparare in baza careia s-au prestat serviciile sau s-au executat lucrarile pentru care se face receptia;

    • cursul valutar pentru moneda tranzactiei in functie de moneda de baza; valoarea campului poate fi modificata prin actionarea butonului image882; daca exista pozitii in detalierea documentului de receptie, valorile in moneda de baza, moneda de referinta si moneda de consolidare de pe fiecare pozitie se vor modifica in functie de noul curs;

  • Tr. - numarul tranzactiei contabile asociata documentului de receptie;este generat automat de sistem si nu poate fi modificat;

  • Referinta - se completeaza in cazul in care Referinta este obligatoriu de completat. Obligativitatea este data de valoarea variabilei de setare BI_REFERINTA:

    • TRUE: completarea campului este obligatorie si continutul se valideaza in nomenclatorul Referinte;

    • FALSE: completarea campului nu este obligatorie, se poate completa optional cu observatii referitoare la documentul curent;

  • Receptie Fiscala – data pana la care furnizorul trebuie sa emita factura catre cumparator,cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care s-a facut livrarea,cu exceptia cazului în care factura a fost deja emisa. In cazul in care factura a fost deja emisa se completeaza data facturii. Data scadentei se va calcula in functie de conditia de plata completata pe comanda de cumparare si data completata in acest camp;

  • Include TVA in Cost Achizitie - poate lua una din valorile DA sau NU, in functie de includerea sau nu a TVA-ului in costul de achizitie. Acest camp se afiseaza pe interfata daca valoarea variabilei de setare INCLTVAVALST este DA;

  • % TVA Furnizor - cota TVA din factura furnizor. Acest camp se afiseaza pe interfata daca valoarea variabilei de setare INCLTVAVALST este DA;

Nota: Exista posibilitatea de propunere pe antetul documentelor de receptie a codulului de document pentru documentul de la furnizor si procentul de TVA furnizor, prin configurarea urmatoarelor variabile de setare:

  • CODDOCNIRSRV:

    • Tip: Variabila de setare / String;

    • Valori posibile: FACT, AIM;

    • Explicatie: Cod document furnizor propus implicit la adaugare.

  • TVAFURNNIRSRV:

    • Tip: Variabila de setare / Numeric;

    • Valori posibile: 0, 24;

    • Explicatie: Procent TVA furnizor propus implicit la adaugare.

5. Actionati butonul image883 pentru a adauga antetul in baza de date sau pentru a inregistra modificarile facute;

6. Actionati butonul image876 (Adaug) pentru crearea liniilor din detalierea documentului sau butonul image877 pentru a crea o pozitie prin copierea pozitiei curente.

Actualizati campurile din ecranul din detalierea pozitiei documentului de receptie:

  • Pozitie - pozitia in detalierea NIR-ului. Sistemul completeaza automat pozitia in ordine crescatoare incepand cu cifra 1;

  • Tip Planificare - poate lua una din valorile:

    • PLANIFICAT - receptia pozitiei se face in baza unei linii a comenzii de pe antet;

    • NEPLANIFICAT - receptia pozitiei nu se face in baza unei comenzi de cumparare;

  • Linie Cmd - linia din comanda de cumparare. Se alege cu F1 pentru pozitiile in care s-a completat campul Tip Planificare cu valoarea PLANIFICAT;

  • Serviciu - codul serviciului sau lucrarii. Se valideaza in nomenclatorul de servicii;

  • UM Doc - unitatea de masura din documentul furnizorului;

  • UM Stoc - unitatea de masura din nomenclatorul de servicii. In cazul in care UM Doc. de UM Stoc in nomenclatorul Unitati de masura, tab-ul Transformari trebuie sa existe o transformare intre cele doua unitati de masura;

  • Q. Doc - cantitatea din documentul furnizorului in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

  • Q. Recept - Cantitatea receptionata (considerata corespunzatoare cantitativ si calitativ) in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

  • Q. Refuzata - campul nu se foloseste in versiunea actuala de program;

  • Q. Lipsa - cantitatea constatata lipsa (care nu corespunde cu documentul furnizorului si care urmeaza a fi solutionata ulterior.) in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul; Programul verifica corelatia:

    1. Lipsa = Q. Doc – Q. Recept

  • Motiv refuz - nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Pret - pretul de achizitie fara TVA al serviciului sau lucrarii de pe documentul furnizorului;

Important

Programul verifica daca pretul de pe documentul de receptie este mai mare decat pretul din linia de comanda de cumparare (verificarea se face in moneda de plata (moneda receptiei), daca moneda cotatiei de pe comanda este diferita de moneda de plata atunci pretul de pe comanda se calculeaza in moneda de plata la data comenzii de cumparare).

Este posibil ca din cauza rotunjirilor, a programelor informatice diferite folosite de cumparator si furnizor sa apara diferente de cativa banuti. De aceea programul permite depasiri ale pretului din comanda cu cel mult

valoarea data de variabila de setare MARJAPRETCMDNIR.

  • % TVA Furnizor - procentul TVA de pe documentul furnizorului;

  • Valoare Doc. Furnizor - valoare fara tva de pe documentul furnizorului;

  • TVA Doc. Furnizor - valoare TVA de pe documentul furnizorului;

  • Total Doc. Furnizor - total valoare (cu tva) de pe documentul furnizorului;

  • Valoare Receptie - valoare fara tva aferenta serviciului receptionat;

  • TVA Receptie - valoare TVA aferenta serviciului receptionat;

  • Total Receptie - total valoare (cu tva) aferenta serviciului receptionat;

  • Valoare Refuz - nu se foloseste in versiunea actuala;

  • TVA Refuz - nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Total Refuz - nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Valoare Lipsa - valoare fara tva pentru cantitate lipsa;

  • TVA Lipsa - valoare TVA pentru cantitatea lipsa;

  • Total Lipsa - total valoare (cu tva) pentru cantitatea lipsa;

  • Cont Cheltuiala - contul de cheltuiala in care se vor inregistra cheltuielile cu serviciile prestate si /sau lucrarile executate, receptionate pe document; se valideaza in nomenclatorul Planul de conturi; este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie;

Observatie: Valoarea campului Cont Cheltuiala se propune din nomenclatorul Servicii;

  • Zona – se propune zona existenta pe linia din comanda de cumparare; se valideaza in nomenclatorul Zone din functiunea Obiecte de Cost / Profit.

  • Purtator – se propune purtatorul existent pe linia din comanda de cumparare; se valideaza in nomenclatorul Purtatori asociat fiecarei zone definite in functiunea Obiecte de Cost / Profit.

  • Comanda – comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi. Se propune informatia existenta pe linia de comanda. Se valideaza in nomenclatoarele definite in EMSYS Financial → Contabilitatea Costurilor → Comenzi de lucru.

  • BU – se seteaza automat de sistem in functie de informatiile atasate purtatorului selectat;

  • Fond – se seteaza automat de sistem in functie de informatiile atasate purtatorului selectat;

  • Obiectiv – se solicita obiectivul de investitii numai daca fondul atasat purtatorului este de tip Investitional si este bifata casuta Receptii pe functiunea EMSYS Financial → Investitii → Setari.

7. Actionati butonul image883 pentru inregistrarea adaugarii sau modificarilor in baza de date.

Pentru verificarea pozitiilor din documentul de receptie actionati butonul image889. Verificarea se poate face documentul insotitor (de regula factura de la furnizor).