Administrare structura organizatorica la nivel de DRU

Descriere detaliata proces

Pas 1.Decizie

Coordonatorul resurse umane - elaboreaza decizia de creare a structurilor din Organigrama

Pas 2.Creare Structuri Organigrama

1. Creare Structuri

• Se selecteaza luna de salarii

• Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

• Se selecteaza Organigrama sau meniu2 ,

Adaugare structura:

1. Adaugare Structura Manual

• Se apasa pe butonul Adauga

Se creaza nivelul 1 (Facultatea):

Completare campuri:

• Data: este setata implicit cu 01 ale perioadei salariale pe care am selectat-o. Daca se doreste modificarea datei in cursul lunii, se utilizeaza calendarul din dreapta sau se scrie in formatul specificat.

• Superior: se utilizeaza butonul

• Structura: Se completeaza cu valori (coduri si descriere).

• Ultimul: selectie din lista derulanta (de regula NU).

• Stare: Activ.

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

Se creaza nivel 2 din cadrul nivelului 1 adaugat (Catedrele/Departamentele(nivel 2) din cadrul Facultatii(nivelul 1) adaugate)

• Se cauta Facultatea si se utilizeaza acelasi buton Adauga

Completare campuri:

• Data: Daca se doreste modificarea datei in cursul lunii, se utilizeaza calendarul din dreapta sau se scrie in formatul specificat.

• Campul Superior: se selecteaza utilizand (nivelul 1 creat).

• Structura: se completeaza cu valori (coduri si descriere).

• Ultimul: selectie din lista derulanta (de regula NU).

• Stare: Activ.

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

Pentru urmatoarele inregistrari in cadrul nivelului 1 utilizatorul se va pozitiona pe inregistrarea creata anterior si se completeaza doar campul Structura (se va utiliza acelasi buton Modificare).

2. Adaugare Structura prin Copiere dupa o structura existenta

• Se selecteaza structura dupa care se va copia, dupa Cod sau Denumire structura (Exemplu: Se va copia dupa 1.6.14. si noua structura va avea codul 1.6.50.).

• Se apasa butonul Import/Export

• Se utilizeaza Export, in vederea realizarii fisierului model de incarcat.

• Se apasa butonul Exporta coloanele selectate in formatul ales

• Se salveaza fisierul si se actualizeaza datele in vederea incarcarii cu datele noii structuri.

• Se apasa butonul Import, se alege fisierul de incarcat (structura nou) si se apasa butonul Incarca

• Se trece la Etapa 2

• Se bifeaza Header si se trece la Etapa 3

Atenționare

Se utilizeaza daca in fisierul pe care l-am incarcat se doreste modificarea informatiilor la toate inregistrarile. Exemplu: Daca se doreste ca datele de pe o coloana sa fie aceleasi la toate inregistrarile.

• Se trece la Etapa 4 , se apasa Inserare

2. Definire Atribute

• Se selecteaza luna de salarii

• Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

• Se selecteaza Organigrama sau meniu2 ,

• Se cauta structura unde se adauga atributele si se apasa butonul Atribute.

Vizualizare Detaliere Inregistrare: se selecteaza inregistrarea

Revenire in ecranul principal: se apasa butonul

Butoane utilizate:

Completare campuri:

• Tip Relatie: se selecteaza din lista derulanta BU/Structura de Plata/Macheta/Facultate. In functie de tipul de relatie selectat se completeaza si celelalte campuri cu codurile aferente

  • Tip relatie = „Structura de plata”:

    • Unitate: Se selecteaza unitatea din lista utilizand sau se completeaza codul manual.

    • Subunitate: Se selecteaza subunitatea din cadrul unitatii selectate mai sus utilizand sau se completeaza codul manual.

  • Tip relatie = „BU”:

    • Cod BU: Se selecteaza Business Unit din lista utilizand sau se completeaza codul manual.

  • Tip relatie = „Macheta”:

    • Cod Macheta: Se selecteaza codul machetei din lista utilizand sau se completeaza codul manual.

  • Tip relatie = „Facultate”:

    • Cod Facultate: Se selecteaza codul machetei din lista utilizand sau se completeaza codul manual.

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

Import Export Atribute Organigrama

• Se utilizeaza Export, in vederea realizarii fisierului model de incarcat sau pentru verificare date.

• Se apasa butonul Exporta coloanele selectate in formatul ales

• Se salveaza fisierul si se actualizeaza datele in vederea incarcarii, daca se doreste inserare/corectie date.

• Se apasa butonul Import

• Se alege fisierul de incarcat si se apasa butonul Incarca

• Etapa 2

• Se bifeaza Header si se trece la Etapa 3

Atenționare

Se utilizeaza daca in fisierul pe care l-am incarcat se doreste modificarea informatiilor la toate inregistrarile. Exemplu: Daca se doreste ca datele de pe o coloana sa fie acelasi la toate inregistrarile.

• Etapa 4

Inserare: Importa date.

Actualizare: Corecteaza date.

Inserare sau Modificare: Importa date si/sau modifica date existente.

Atenționare

Daca inregistrarile nu exista se efectueaza inserare. Daca exista, se apasa butonul de Actualizare.

Inserarea se efectueaza cu bifa Fara erori

Se apasa butonul Inserare

Daca operatiunea nu s-a efectuat. Apare mesaj de eroare, erorile fiind scrise in fisierul de erori.

Dupa corectarea erorilor se reia procesul de Import.

Pentru iesire se apasa butonul Inchide

Atenționare

Se verifica datele importate prin Export (descris mai sus).

3. Dimensiuni

• Se selecteaza luna de salarii

• Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

• Se selecteaza Organigrama sau meniu2 ,

Se cauta structura unde se adauga si se apasa butonul Dimensiuni.

Vizualizare Detaliere Inregistrare: se selecteaza inregistrarea.

Revenire in ecranul principal: se apasa butonul

Butoane utilizate:

Completare campuri:

• Tip: se selecteaza din lista derulanta Tip Structura, Activitate, Categorie de Personal, Cod Pontaj. In functie de tipul selectat se completeaza si celelalte campuri cu codurile aferente.

• Atribut: Se selecteaza valoarea folosind butonul

• Stare: ACTIV/BLOCAT

• Din data: Se utilizeaza calendarul din dreapta sau se scrie in formatul specificat

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

Import Export Dimensiuni Organigrama:

• Se utilizeaza Export, in vederea realizarii fisierului model de incarcat sau pentru verificare date.

• Se apasa butonul Exporta coloanele selectate in formatul ales

• Se salveaza fisierul si se actualizeaza datele in vederea incarcarii, daca se doreste inserare/corectie date.

• Se apasa butonul Import

• Se alege fisierul de incarcat si se apasa butonul Incarca

• Etapa 2

Se bifeaza campul Header

• Etapa 3

Atenționare

Se utilizeaza daca in fisierul pe care l-am incarcat se doreste modificarea informatiilor la toate inregistrarile. Exemplu: Daca se doreste ca datele de pe o coloana sa fie acelasi la toate inregistrarile.

• Etapa 4

Inserare: Importa date.

Actualizare: Corecteaza date.

Inserare sau Modificare: Importa date si/sau modifica date existente.

Atenționare

Daca inregistrarile nu exista se efectueaza inserare. Daca exista, se apasa butonul de Actualizare.

Inserarea se efectueaza cu bifa Fara erori

Se apasa butonul Inserare

Daca operatiunea nu s-a efectuat. Apare mesaj de eroare, erorile fiind scrise in fisierul de erori.

Dupa corectarea erorilor se reia procesul de Import.

Pentru iesire se apasa butonul Inchide

Atenționare

Se verifica datele importate prin Export (descris mai sus).

4. Relatii indirecte

• Se selecteaza luna de salarii

• Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

• Se selecteaza Organigrama sau meniu2 ,

Se cauta structura unde se adauga relatiile si se apasa butonul Relatii Indirecte

Vizualizare Detaliere Inregistrare: se selecteaza inregistrarea

Revenire in ecranul principal: se apasa butonul

Butoane utilizate:

Completare campuri:

• Relatie de: se selecteaza din lista derulanta Colaborare/Coordonare.

In functie de tipul de relatie selectat se completeaza si celelalte campuri cu codurile aferente.

• Intre structura: Se completeaza automat structura curenta

• Si structura: Se completeaza structura

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

Import Export Relatii Organigrama

• Se utilizeaza Export, in vederea realizarii fisierului model de incarcat sau pentru verificare date.

• Se apasa butonul Exporta coloanele selectate in formatul ales

• Se salveaza fisierul si se actualizeaza datele in vederea incarcarii, daca se doreste inserare/corectie date.

• Se apasa butonul Import

• Se alege fisierul de incarcat si se apasa butonul Incarca

• Etapa 2

Se bifeaza campul Header

• Etapa 3

Atenționare

Se utilizeaza daca in fisierul pe care l-am incarcat se doreste modificarea informatiilor la toate inregistrarile. Exemplu: Daca se doreste ca datele de pe o coloana sa fie acelasi la toate inregistrarile.

• Etapa 4

Inserare: Importa date.

Actualizare: Corecteaza date.

Inserare sau Modificare: Importa date si/sau modifica date existente.

Atenționare

Daca inregistrarile nu exista se efectueaza inserare. Daca exista, se apasa butonul de Actualizare.

Inserarea se efectueaza cu bifa Fara erori

Se apasa butonul Inserare

Daca operatiunea nu s-a efectuat. Apare mesaj de eroare, erorile fiind scrise in fisierul de erori.

Dupa corectarea erorilor se reia procesul de Import.

Pentru iesire se apasa butonul Inchide

Atenționare

Se verifica datele importate prin Export (descris mai sus).

Pas 3.Creare Posturi Organigrama

• Se selecteaza luna de salarii

• Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

• Se selecteaza Organigrama sau meniu2 ,

• Se cauta structura unde se adauga posturile si se apasa butonul Stat Functii

Vizualizare Detaliere Inregistrare: se apasa butonul de pe inregistrare

Revenire in ecranul principal: se apasa butonul

Butoane utilizate:

1. Adaugare posturi:

• Se selecteaza dupa Cod sau Denumire structura, Structura unde se vor adauga posturile.

• Se utilizeaza butonul + Adauga

Completare campuri:

• Data inceput: se apeleaza sau se scriu valori in formatul solicitat.

• Pozitie, Norma, Numar posturi, Nr Ore, Din care bugetate: se completeaza valorile.

• Functia executie/conducere: se utilizeaza butonul ; valorile sunt aduse din Dictionarul de functii.

• COR: se selecteaza din lista de valori introdusa pe functie in Dictionarul de functii.

• Clasa, Treapta, Studii, Grad, Gradatie: se utilizeaza butonul ; valorile sunt aduse din Liste rezervate (Grade Profesionale, Gradatii Functii, Studii, Treapta de Salarizare, Clase Salarii).

• Stare: selectie din lista cu valori prestabilite: OCUPAT, VACANT, OC. PER DET

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

In cazul Copierii se modifica doar campurile necorespunzatoare.

Pentru Modificare se utilizeaza ; Pentru Stergere (in cazul in care inregistrarile nu au fost utilizate).

Import Export Stat Functii Organigrama

Export: Se utilizeaza pentru verificare, inserare, corectie date.

Import: Se utilizeaza pentru inserare, corectie date.

• Se selecteaza luna de salarii

• Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

• Se selecteaza Organigrama sau meniu2 ,

• Se selecteaza dupa Cod sau Denumire structura unde se vor adauga posturile.

• Se selecteaza STAT FUNCTII

• Se apasa butonul Import/Export

• Se utilizeaza Export, in vederea realizarii fisierului model de incarcat.

Atenționare

Fisierul xls se obtine utilizand acelasi buton (functia Export) de pe o alta structura unde exista posturi, daca pe structura respectiva nu este definit niciun post.

• Se apasa butonul Exporta coloanele selectate in formatul ales

• Se salveaza fisierul si se actualizeaza datele in vederea incarcarii cu datele noii structuri.

• Se apasa butonul Import

• Se alege fisierul de incarcat (structura nou) si se apasa butonul Incarca

• Etapa 2

Se bifeaza campul Header

• Etapa 3

Atenționare

Se utilizeaza daca in fisierul pe care l-am incarcat se doreste modificarea informatiilor la toate inregistrarile. Exemplu: Daca se doreste ca datele de pe o coloana sa fie acelasi la toate inregistrarile.

• Etapa 4

Inserare: Importa date.

Actualizare: Corecteaza date.

Inserare sau Modificare: Importa date si/sau modifica date existente.

Atenționare

Daca inregistrarile nu exista se efectueaza inserare. Daca exista, se apasa butonul de Actualizare.

Inserarea se efectueaza cu bifa Fara erori

Se apasa butonul Inserare

Daca operatiunea nu s-a efectuat. Apare mesaj de eroare, erorile fiind scrise in fisierul de erori.

Dupa corectarea erorilor se reia procesul de Import.

Pentru iesire se apasa butonul Inchide

Atenționare

Se verifica datele importate prin Export (descris mai sus).

Pas 4. Informare

Specialistul Administrare Personal informeaza Coordonatorul Resurse Umane despre crearea Structurilor si Posturilor

Pas 5. Decizie

Coordonatorul resurse umane verifica si decide daca structurile si posturile sunt elaborate corect.

1. Daca Structurile si posturile sunt introduse corect se va executa pasul 6.

2. Daca sunt neconcordante la elaborarea structurilor se va executa pasul 2.

3. Daca sunt neconcordante la elaborarea posturilor se va executa pasul 3.

Pas 6. Populare Stat Functii

• Se selecteaza luna de salarii

• Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

• Se selecteaza Organigrama sau meniu2 ,

Se selecteaza dupa Cod sau Denumire structura unde se va asocia persoana pe post.

Utilizatorul se va pozitiona pe Stat Functii

• Se selecteaza postul unde se va adauga persoana.

• Se va accesa Persoane :

Butoane utilizate:

Pentru Asociere persoana se utilizeaza butonul + Adauga

Completare campuri:

• Marca Contract: se utilizeaza butonul

• Din Data: se apeleaza sau se scriu valori in formatul solicitat.

• Organigrama, Structura superioara, Structura, Pozitie post: Se completeaza automat cu caracteristicile postului selectat anterior.

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

Pentru Modificare se utilizeaza ; Pentru Stergere:

In cazul Copierii se modifica campurile necorespunzatoare.

Adaugare Norma Didactica:

• Se selecteaza postul pe care dorim sa adaugam norma didactica

• Se apasa butonul

Butoane utilizate:

Pentru Adaugare se utilizeaza butonul + Adauga

Completare campuri:

• An: Se selecteaza anul universitar folosind sau se introduce manual codul.

• Semestru: Se selecteaza semestrul din cadrul anului universitar completat mai sus folosind sau se introduce manual codul.

• Ciclu studii: Se selecteaza ciclul de studii folosind sau se introduce manual codul.

• Limba: Se selecteaza limba in care se desfasoara studiile folosind sau se introduce manual codul.

• Facultate: Se selecteaza facultatea din nomenclator folosind sau se introduce manual denumirea daca facultarea nu se afla in nomenclator.

• Disciplina: Se selecteaza disciplina din nomenclator folosind sau se introduce manual denumirea daca disciplina nu se afla in nomenclator.

• An Studii: Se introduce anul de studii

• Seria: Se introduce seria

• Grupe: Se introduce numarul de grupe

• Subgrupe: Se introduce numarul de subgrupe

• Tip Norma: Se selecteaza din lista Norma de Baza, Plata cu Ora, Cumul Functii

• Data inceput: Se completeaza data intrarii in vigoare a informatiilor sau se selecteaza din calendar

• Marca: Se completeaza marca folosind sau se introduce manual.

• Tip ore: Se selecteaza tipul de ore folosind sau se introduce manual.

• Coeficient: Se completeaza in functie de tipul de ore

• Nr.ore fizice: Se completeaza numarul de ore fizice

• Ore Conv.: Se completeaza automat in functie de coeficient si numarul de ore fizice

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

In cazul Copierii se modifica campurile necorespunzatoare.

Adaugare Detaliere Norma Didactica

Pentru Adaugare se utilizeaza butonul + Adauga

Completare campuri:

• Grupe, Nr. Ore, Sala, Subgrupe, Grupa, Subgrupa: Se completeaza valorile.

• De la, Pana la: se apeleaza sau se scriu valori in formatul solicitat.

• Tip: selectie din valori prestabilite (zilele saptamanii)

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:

In cazul Copierii se modifica campurile necorespunzatoare.

Pentru Modificare se utilizeaza ; Pentru Stergere , (in cazul in care inregistrarile nu au fost utilizate).

Atenționare

Pe fiecare din itemuri se pot efectua operatiunile de: Setari (exceptie Persoana) si Import/Export Pe itemul Persoane se poate obtine istoricul pentru posturile ocupate de aceasta.

Import Export Persoana Post/Norma Didactica

• Se utilizeaza Export, in vederea realizarii fisierului model de incarcat sau pentru verificare date.

• Se apasa butonul Exporta coloanele selectate in formatul ales

• Se salveaza fisierul si se actualizeaza datele in vederea incarcarii, daca se doreste inserare/corectie date.

• Se apasa butonul Import

• Se alege fisierul de incarcat si se apasa butonul Incarca

• Etapa 2

Se bifeaza campul Header

• Etapa 3

Atenționare

Se utilizeaza daca in fisierul pe care l-am incarcat se doreste modificarea informatiilor la toate inregistrarile. Exemplu: Daca se doreste ca datele de pe o coloana sa fie acelasi la toate inregistrarile.

• Etapa 4

Inserare: Importa date.

Actualizare: Corecteaza date.

Inserare sau Modificare: Importa date si/sau modifica date existente.

Atenționare

Daca inregistrarile nu exista se efectueaza inserare. Daca exista, se apasa butonul de Actualizare.

Inserarea se efectueaza cu bifa Fara erori

Se apasa butonul Inserare

Daca operatiunea nu s-a efectuat. Apare mesaj de eroare, erorile fiind scrise in fisierul de erori.

Dupa corectarea erorilor se reia procesul de Import.

Pentru iesire se apasa butonul Inchide

Atenționare

Se verifica datele importate prin Export (descris mai sus).

Pas 7. Informare

Specialistul Administrare Personal informeaza Coordonatorul Resurse Umane despre asocierea angajatilor cu posturile pe care le ocupa

Pas 8. Decizie

Coordonatorul resurse umane verifica si decide daca angajatii sunt asociati corect cu posturile:

• Daca asocierea este corecta se va executa pasul 9.

• Daca sunt neconcordante la asociere se va executa pasul 6.

Pas 9. Raport

Specialistul Administrare Personal elaboreaza rapoartele necesare.